26.Основні принципи автоматизації у сфері дзу.

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.

Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо.

Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів – довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління.

АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії.

Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-який зручний для нього час.

Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.

В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів.

Часто до першого блоку належать також контури (підсистеми): обліку, контролю та пошуку листів громадян; формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів; автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту.

Часто автоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку і утворюють "електронну канцелярію" суб'єкта.

На першому етапі експлуатації "електронна канцелярія" автоматизує інформаційне забезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачає підключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника, керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітників документаційної служби. Важливим завданням "електронної канцелярії" стає вибірковий розподіл інформації та застосування безпаперового документообігу – так званої електронної пошти – в суб'єкті шляхом передачі інформації каналами зв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів.