7. Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності.

Правильність доставки кореспонденції та цілісність упакування мають перевірятися до розкриття конвертів. Потім конверти розкривають, за винятком листів на адресу громадських організацій і листів з позначкою "Особисто", та перевіряють цілісність вкладення.

У разі пошкодження конверта, упакування, що спричинює неможливість прочитання тексту документа, відсутності вкладень складається акт у двох примірниках.

Отримані документи й додатки до них або конверти доцільно скріпити разом і в такий спосіб опрацьовувати далі. Для скріплення використовують скріпки, степлери. Документи з електронними носіями передаються без розкриття упакування, опрацьовується тільки супровідний лист.

У документах, надісланих по факсу, перевіряють загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість тексту інформують відправника. Якщо факс було виведено на світлочутливий папір, текст якого швидко вицвітає, то з документів знімають ксерокопію.

8. Штемпелювання та сортування документів, що надходять до установи.

Для штемпелювання, датування й нумерації документів доцільно використовувати автоматичний нумератор, що дає змогу одночасно зазначати назву установи, дату надходження документа і його порядковий номер. Штамп, як правило, має розміри 41,6 х 16 мм.

Типовою помилкою, якої припускаються під час опрацювання вхідних документів, є облік лише тих документів, що підлягають подальшій реєстрації. Інші документи не обліковуються, хоча на їх отримання, розкриття, ознайомлення з ними, передавання виконавцю витрачається час. В наслідок цього вхідний документопотік установи виявляється заниженим. З огляду на зазначене доцільно вести реєстри всієї отриманої кореспонденції.

Опрацювання документів завершується їх сортуванням - на ті, що реєструються, і ті, що не реєструються. В установі обов'язково має застосовуватися перелік документів, які не підлягають реєстрації. Як правило, він є додатком до інструкції з діловодства або діє як самостійний документ, розроблений службою діловодства та затверджений керівником установи.

Зазвичай до переліку документів, що не підлягають реєстрації, включають: повідомлення, запрошення, рекламні листи, прайс-листи, каталоги, вітальні листи, повідомлення про зустрічі І переговори, друковані видання, листи з відміткою "Особисто", програми конференцій, нарад тощо. Служба діловодства проставляє на цих документах тільки дату надходження.

9. Попередній розгляд і розподіл документів.

Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до установи, здійснюють працівники служби діловодства, причому розгляд -обов'язково в день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми і телефонограми розглядаються негайно. Служба діловодства попередньо розглядає лише документи, адресовані керівництву установи, та без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу. Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам, передаються за призначенням без попереднього розгляду.

Основна мета попереднього розгляду - відібрати документи, які має розглядати керівництво. Щодо решти документів слід визначити, до якого структурного підрозділу або кому з виконавців їх слід направити. Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, - вивільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

Керівникові установи мають передаватися найважливіші за змістом документи, насамперед: органів державної влади, органів місцевого самоврядування, вищих органів, повторні й колективні звернення громадян, телеграми і телефонограми з екстрених питань, що потребують невідкладного прийняття рішення на рівні керівника, а також інші документи, що містять важливу інформацію і потребують розв'язання керівником. У середньому документи, які безпосередньо розглядає керівник, становлять близько 20 % від усієї документації.

Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці проставляє умовну позначку структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця.