19.Принципи формування справ,с кладання заголовків справ. Порядок формування особової справи.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

o документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

o статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

o контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;

o накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

o особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

o документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. "Справа: Сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених у окрему обкладинку"

Робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.

"Формування справи: Групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи".

Після того як документи виконані, вони розміщуються у відповідні справи і систематизуються усередині них. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа.

У справи підшиваються тільки виконані документи, в яких заповнений реквізит "Відмітка про виконання та направлення документів до справи", з одного питання, що мають один термін зберігання. Документ має бути підшитий у справу протягом 10 днів після здачі його виконавцем.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).

Документи систематизуються у справах відповідно до визначених принципів. Найбільш суттєвими і практично найбільш зручними є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.

Частіше за інших використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів.

При алфавітної систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення ".

У нумераційним порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).

Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. до особової справи не підшивають, так ти, як ці відомості записуються на додаток до особового листка по обліку кадрів.

Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справ слід дотримуватись основних правил, загальних для всіх категорій документів:

у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати до справи забороняється;

кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. Тому до підшивки документа у справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т.д.;

у справу включаються документи в одному примірнику. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами не підшиваються. Виняток можуть становити лише чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є позначки, візи тощо, що доповнюють зміст перших примірників;

документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;

Ксерокопії факсограм, телефонограм та електронних документів вкладаються у справи на загальних підставах;

у справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи особи в організації; справи виборних органів і їх постійних комісій формують за період скликання; документація навчальних закладів формується в справи за навчальним років;

документи вкладаються у справу з усіма належать до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий обсяг, з них формують самостійну справу.

Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить приблизно 250 листів. Якщо документів більше, справа поділяється на томи. Кількість томів кожної справи вказується в номенклатурі справ наприкінці року.

У залежності від термінів зберігання завершені справи підлягають повному або частковому оформленню. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу.

Повне оформлення справ передбачає:

оформлення реквізитів обкладинки за встановленою формою (ГОСТ 17914-72);

нумерацію сторінок;

складання заверительной написи;

складання в необхідних випадках внутрішнього опису справи;

підшивку чи палітурку;

внесення необхідних змін в обкладинку.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім листа завірителя і внутрішнього опису, нумеруються. Листи нумеруються простим олівцем зверху вниз, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша.

Лист великого формату, підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому кутку.

Документи з власною нумерацією аркушів, у тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку.

Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні та специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті /

Додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійний тому і нумеруються окремо.

Засвідчувальний напис складається у справі на окремому аркуші-завірителя справи .У заверительной написи цифрами і прописом указується кількість аркушів у даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і так далі).

Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша забороняється.

Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ньому вказуються дата складання, посада і прізвище упорядника, який потім ставить свій підпис. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи.

Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішній опис документів справи.

"Внутрішній опис документів справи: Обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів" 24

Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису. Завірена упорядником внутрішній опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Всі документи підшиваються або переплітаються у тверді обкладинку.

При підшивці потрібно стежити що б весь текст документів міг бути прочитаний. Документи зі строком зберігання менше 10 років можуть не підшиті, а залишатися на швидкозшивачі.

Після підшивки документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи вказуються реквізити:

найменування федерального органу виконавчої влади (організації);

найменування структурного підрозділу;

номер (індекс) справи;

заголовок справи;

дата справи (тому, частини);

кількість аркушів у справі;

термін зберігання справи;

архівний шифр справи

Реквізити на обкладинці справи оформляються таким чином:

найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;

найменування структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структурою;

індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ організації;

заголовок справи - переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК архіву;

дата справи - зазначається рік (и) заведення і закінчення справи в діловодстві.

На справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно".