28.Кадрова служба як накопичувач документованих пресональних даних. Функції кадрової служби. Комплекс кадрової документації.

Кадрова служба (служба персоналу) є самостійним структурним підрозділом організації, підлеглим безпосередньо першому керівнику або його заступнику по кадрах. Структура кадрової служби залежить від багатьох факторів: державна це організація або недержавна, типу організації (підприємство, банк тощо), чисельності працюючих і т.д. У дрібних підприємницьких структурах функції цієї служби зазвичай виконує одна людина - менеджер з персоналу або іноді дані функції делегуються секретарю-референту (керуючому справами). У державних організаціях і великих фірмах служба (управління, відділ) кадрів (персоналу) ділиться на підвідділи, сектори, групи. Основне завдання кадрової служби - організація та здійснення ефективної кадрової політики, прийнятої керівними органами даної організації та спрямованої на укомплектування трудового колективу фахівцями високої кваліфікації і високих моральних якостей, створення умов для підвищення їх працездатності, відповідальності за доручену справу, виховання почуття фірмової гордості. Інший не менш важливим завданням можна назвати підбір співробітників, здатних глибоко усвідомити необхідність виконання вимог інформаційної безпеки на фірмі і неухильно дотримуватися встановлених правил захисту інформації.

Функції служби персоналу: перспективне прогнозування і планування потреби організації в кадрах  різних професій, спеціальностей і т.п.; обгрунтування та розрахунок поточної раціональної чисельності персоналу в розрізі професійних груп; комплектування колективу організації відповідною кількістю керівників, фахівців та технічних працівників; систематичний аналіз професійного, вікового складу кадрів і вироблення відповідних практичних рекомендацій; індивідуальний аналіз ділових і моральних якостей керівників і спеціалістів,  вироблення рекомендацій з підбору кандидатур на підвищення або пониження в  посади; документування трудових правовідносин організації зі штатним і тимчасовим  персоналом, зберігання та ведення трудових книжок та особистих справ; організація системи обліку кадрів, їх руху, аналіз плинності; організація навчання персоналу, його інструктування, підвищення кваліфікації  керівників і фахівців, підбір кандидатур для направлення на навчання ; проведення регулярної атестації кадрів, анкетування та тестування співробітників, контроль дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку та вимог щодо забезпечення безпеки інформації; впровадження в практику роботи служби персоналу сучасних досягнень в області  автоматизації інформаційного забезпечення роботи служби, а також психологічних основ аналізу діяльності персоналу, його ділових і особистих якостей. Кадрова служба незалежно від її структури і чисельності покликана виконувати досить обширний і трудомісткий комплекс функцій, який не обмежується технічними операціями з документування трудових правовідносин і включає в себе організацію творчих операцій з підбору та відбору кадрів для роботи в даній організації або фірмі.

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу. Це положення включає такі розділи:

Загальні положення: повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства.

Задачі відділу: вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни. 

Функції відділу: визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач.

4.      Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства.

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

особисті документи працівників;

організаційно-розпорядча документація;

первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів належать такі: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові , правовідносини громадян з установами. До організаційних належать статути, положення, інструкції, правила внутрішнього тру-дового розпорядку; до розпорядчих — накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних — доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функціюобліку працівників. Згідно з технологією реєстрації та накопичення інформації з кадрів первинну облікову кадрову документацію поділяють на дві взаємозв'язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).