Засвідчення документів

Засвідчення документів є формою виразу відповідальності за їх зміст і законність. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та в окремих випадках про­ставлянням печатки.

Підпис. Документи підписуються посадовими особами організації згідно з їх компетенцією, встановленою чинними нормативними актами.

Документи, що надсилаються у вищі органи, підписуються першим керівником або під час його відсутності заступником, який виконує його обов´язки.

Службові документи, що надсилаються сторонніми устано­вам від імені організації, підписуються керівником або заступ­ником згідно з розподілом обов´язків.

На листи, що надходять на адресу організації, а також адре­совані керівництву за підписом керівників міністерств, відомств підприємств, організацій, відповіді надсилаються за підписом відповідного заступника згідно з розподілом обов´язків.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підпи­суються керівником, заступником, а також керівниками струк­турних підрозділів організації згідно з їх компетенцією. При цьо­му керівники структурних підрозділів, як правило, готують до­кументи на бланках з найменуванням відповідного підрозділу, або на чистих аркушах стандартного формату з використанням кутового штампу.

Підписання керівниками структурних підрозділів норматив­них актів не допускається.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), осо­бистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

Начальник управління

маркетингової політики         підпис, ініціали, прізвище

або:

Заступник Голови правління підпис, ініціали, прізви­ще

При надсиланні службового документа одночасно кільком адресатам керівник підписує всі примірники.

При надсиланні службового документа підвідомчим органам (групова розсилка) підписується тільки оригінал, який зали­шається у справах, а на місця розсилаються засвідчені канцеля­рією примірники.

Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:

Голова правління                  підпис, ініціали, прізвище

Головний бухгалтер              підпис, ініціали, прізвище

При підписанні документа кількома особами однакових по­сад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

 

Заступник Голови правління                  Заступник Голови правління

ВАТ "Дитячий світ"                                ВАТ "Центральний універмаг"

підпис, ініціали, прізвище                     підпис, ініціали, прізвище

 

При підписанні документів, складених комісією, вказують­ся не посади осіб, які підписують документ, а розподіл їх обов´яз­ків у складі комісії. Наприклад:

 

Голова комісії                    підпис, ініціали, прізвище

Члени комісії:         підпис, ініціали, прізвище

                                       підпис, ініціали, прізвище

Підписи членів комісії розміщують один під одним в порядку, зазначеному в розпорядчому документі, яким створена комісія.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов´язки, або її заступник. При ньому обов´язково вказується посада особи ("В.о.", "Заступник"), яка підписала документ і її прізвище. Зміни вносяться машинописним способом. Не допус­кається підписувати документи з прийменником "за" або про­ставлянням косої риски перед найменуванням посади.

Забороняється вносити будь-які зміни і доповнення в підпи­сані (затверджені) документи без дозволу особи, яка їх підписала.

Особистий підпис в реквізитах "підпис", "гриф погоджен­ня", "гриф затвердження" документів, визначених для розмно­ження (тиражування) засобами копіювальної техніки, простав­ляється чорнилами (пастою) чорного кольору.

Гриф затвердження. Окремі види організаційно-розпорядчих документів набувають юридичної сили з моменту їх затвердження (додаток 3), що санкціонує поширення дії документа на пев­не коло структурних підрозділів і посадових осіб. Документи зат­верджуються відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється шляхом проставлян­ня грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого до­кумента (при затвердженні положень, інструкцій, правил та інших нормативних документів). Обидва способи затверджен­ня мають однакову юридичну силу. Розпорядчий документ скла­дається, як правило, у випадках, коли необхідні додаткові вка­зівки та роз´яснення.

Якщо документ затверджується конкретною службовою осо­бою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

ВиконанняРеєстрації документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

терміни підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

Види і призначення печаток.

Печаткою (штампом) називається спеціальна форма (клі-ше), що застосовується для оформлення документів або опечату-вання приміщень, сейфів, сховищ, упаковок тощо.

Відбитки печаток і штампів є одним з важливих реквізитів справжніх документів і служать, поряд із підписами та іншими захисними елементами, для посвідчення, засвідчення фактів і ві-домостей, що містяться у цих документах.

Печатки, залежно від призначення, поділяються на прості (звичайні) і гербові, а за матеріалом, з якого вони виготовлені, на гумові (каучукові), пластмасові іметалеві.

Для печаток і штампів, що виготовляються у державних майстернях, характерні особливості, які мають значення для їх криміналістичного дослідження: для визначення їх автентичності (справжності), встановлення чи виготовлені вони в державних майстернях або кустарним способом тощо. До цих особливостей належать:

-          порядок виготовлення печаток (штампів) і користування ними;

-          спосіб виготовлення;

- форма, розміри і призначення;

-          зміст і розміщення тексту;

-          шрифти, герби, емблеми та інші зображення.

Особливості датування документа

Дата – один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.

 Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 2001 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.01. Починаючи ж з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.

Складний індекс, крім порядкового номера, включає  індекс за номенклатурою справ. В системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 – номер відділу  у складі управління, 31 – номер справи зазначеного відділу.

Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.

Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.

Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: №139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 – номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 – номер справи за номенклатурою.

Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази по кадрах, з питань матеріального стимулювання тощо).

Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням.