1. Поняття «документообіг». Документообіг в управлінській діяльності.

Тимчасом документообіг - це рух службових документів в установі від часу їх створення чи одержання до часу завершення виконання або надсилання. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки. Поняття "документообіг" є вужчим за поняття "діловодство". Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

Документообіг і організація управлінського процесу тісно пов'язані між собою і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, опрацювання документів та їх передавання на виконання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг спричинює в установі зволікання з виконанням: на передавання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Таким чином, документообіг безпосередньо пов'язаний з організацією управлінського процесу в установі, водночас він відбиває притаманну їй систему управління.

Раціоналізація документообігу установи сприяє підвищенню ефективності роботи управлінського апарату, разом з тим форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу.

Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці. Раціональна організація документообігу передбачає:

- прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

- скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи;

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);

- раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Виконання зазначених вимог можливе лише за умови ретельно продуманої технології опрацювання документів, послідовності виконуваних операцій. Мають бути розроблені схеми документообігу, маршрутні й технологічні карти на службову документацію. Комплекс операцій, виконуваних з документами, можна представити також у вигляді оперограми. Оперограма - організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій з обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців.

3. Аналіз документопотоків.

У документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:

- вхідні документи;

- документи, створені в установі.

Під час вивчення документообігу кожну з груп розглядають окремо. Вхідні документи аналізують за кореспондентами - авторами документів:

- документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зведення;

- документи підвідомчих установ - первинна планова, звітно-облікова документація та різноманітні запити;

- документи сторонніх установ з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття спільних дій;

- звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Аналіз вхідних документів за кореспондентами-авторами використовується для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими ведеться листування .Документи можна кваліфікувати за видами:

- розпорядчі;

- інформаційно-аналітичні; обліково-звітні.

Отже, весь потік вхідних документів розподіляють на кілька груп, кожна з яких має різні шляхи руху й потребує різної послідовності роботи з ними.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

- внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в її межах;

- вихідні, які після створення надсилають до інших установ.

Внутрішні документи, як правило, не розсилаються. Однак за умови територіальної роз'єднаності структурних підрозділів або існування філії установи, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, для внутрішніх документів також має бути передбачено етап відправлення.

Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками. І кожному потокові притаманні певні особливості проходження й опрацювання.