20.Порядок проходження документів. Контроль за виконанням документів.

Порядок передавання документів виконавцям

Служба діловодства повинна передавати зареєстровані документи з резолюцією керівництва на виконання в день їх надходження або в наступний робочий день (при надходженні документів у позаробочий час). Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються невідкладно. Факсограми, складені іноземними мовами, доставляються адресатові без перекладу.

Документи до структурних підрозділів передаються переважно для виконання, рідше - для ознайомлення. При цьому документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передаються виконавцям по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмножування документів і кількість копій визначає посадова особа, яка організовує виконання. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства за погодженням з керівником установи і структурними підрозділами розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

В установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та великих установах організовують доставку документів кур'єрським зв'язком.

Розробляти маршрути кур'єрського зв'язку необхідно з урахуванням принципу прямоточності руху документів. Порядок доставки документів фіксується у спеціальному графіку, що визначає час і маршрути кур'єрського зв'язку. Такі графіки розробляють, як правило, на рік.

У невеликих установах з метою оптимізації документопотоків доцільно також встановити єдиний порядок передавання документів, наприклад через секретарів або осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах.

Передавання службових документів у межах структурного підрозділу здійснюється також через секретаря.

Документи передають виконавцям до структурних підрозділів з від повідною відміткою в реєстраційній формі, в якій має міститись інформація про місцезнаходження оригіналу документа та його копій. Ведення різного роду розносних книг, журналів для передавання під розписку документів структурним підрозділам або виконавцям, як правило, не є виправданим, оскільки призводить до витрачання зайвого часу на їх заповнення.

Облік документів, що передаються з однієї інстанції до іншої, забезпечується відповідними відмітками у реєстраційних формах (картках, журналах).

Передавати під розписку доцільно лише документи, що підлягають контролю, документи, пов'язані з грошовою звітністю, конфліктними ситуаціями, персональною відповідальністю, а також документи обмеженого доступу.

Про передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку інформують службу діловодства, де був зареєстрований документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки за умови повідомлення про це служби контролю.

Виконавці одержують документи не лише відповідно до резолюцій керівництва установи, а й вказівок керівників структурних підрозділів з урахуванням функціональних обов'язків, кваліфікації та завантаженості працівників. Тому не рекомендується передавати документи виконавцям, не повідомивши про це керівників структурних підрозділів.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

терміни підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

Контроль за виконанням документів включає:

o постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

o перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

o попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

o облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

o інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

o зняття документів з контролю;

o формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку.

В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою комп' ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи терміном виконання не менше п' яти днів.

Нагадування виконавцям про терміни виконання відомості про перенесення строків його завершення тощо виводяться на друкарський пристрій (принтер).

Документ вважається виконаним лише тоді, якщо поставлені в ньому питання вирішені і кореспондент отримав повну відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Це може зробити тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

21. Треба шукати…Документний фонд.

ДФ (документ ний фонд)- це сукупність документів, які в силу суспільної значимості охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі тощо.

В залежності від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організації користування ними, розрізняють ДФ бібліотеки, архіва, музея, органа НТІ та ін.[Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н.Кушнаренко.- К., 2000.- 460 с.31, 138].

Вони і прирівнені до них установи мають багато спільного. В них містяться одні і ті ж документи. Але кожен із фондів спеціалізується на придбанні переважно якогось одного виду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви - текстовим документам, що несуть ретроспективну інформацію, і існують в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї - найбільш цінними у речовому відношенні документами-пам'ятками історії і культури. Лише БФ відрізняється універсальністю.

Основними принципами формування і використовування ДФ повинні стати: повнота і достовірність інформації; регулярність і оперативність її надходження не тільки з центральних, але і з регіональних джерел комплектування; загальнодоступність і відкритість для користувачів (виняток становлять офіційні документи, віднесені відповідно до законодавства до категорії обмеженого доступу) [Стародубова Н.З.Официальныедокументы в библиотекахРоссии:состав фондов, организацияработы и перспективыиспользования // НТБ.- 2000.- №7. – С.38-4848, 46].

Сьогодні ми розуміємо, що актуальність фонду — наявність у ньому документів, що містять інформацію, яка необхідна користувачам для рішення поточних актуальних соціальних, економічних, господарських, наукових та інших завдань. Актуальність фондів потребує від нього високої інформативної ємності. Якщо яка-небудь частина фонду стоїть в бібліотеці без руху, то можна сказати, що інформаційна цінність її дорівнює нулю, і, отже, цю частину фонду треба перевести на інші рівні зберігання.

Повнота ДФ - це наявність в ньому всіх існуючих документів в рамках заданих меж фонду. Відповідність між потребами користувачів в отриманні повної інформації з питань, що цікавлять їх, і можливостями бібліотек у забезпеченні цієї повноти — актуальна проблема фондознавства. Тому поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі.

Процес досягнення повноти, тобто наповнення фонду можна виразити формулою:

Р=m/M;

де Р — показник ступеня наповнення фонду, m — масив елементів-наповнювачів, М — потреба фонду в певній кількості цих елементів