13. Встановіть відповідність між документами та їх визначеннями.

1. Заява	А. Розпорядчий документ, який регламентує призначення, переміщення, звільнення працівника, відрядження, відпустки, заохочення, нагороди, стягнення.
2. Характеристика	Б. Документ, у якому в офіційній формі викладено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.
3.Автобіографія	В. Обов’язковий документ особової справи, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
4. Трудова книжка	Г. Документ, адресований установі чи уповноваженій особі, у якому викладається певне прохання з його коротким обґрунтуванням.
5. Наказ	Ґ. Документ, у якому зафіксовано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення.

14. Відновіть пропущений компонент у реченнях.

Одним із принципів написання автобіографії є .. послідовність викладу фактів.

За місцем виникнення заяви бувають внутрішні і ... .

Один примірник …. віддають працівникові, а другий примірник зберігається в особовій справі працівника.

Практичне заняття № 11. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

План

1. Службові листи, їх різновиди.

2. Вимоги до ділового листування.

3. Етикет ділового листування.

4. Оголошення. Запрошення.

5. Службові записки.

6. Виробничі звіти.

7. Протоколи, витяги з протоколів.

Запитання для самоперевірки

1. Що називаємо службовим листом?

2. Якподіляють листи за функціональними ознаками?

3. Які листи розрізняють за кількістю адресатів?

4. Які реквізити характерні для листів?

5. Які особливості укладання листа-запита?

6. З якою метою укладають супровідний лист?

7. Що є причиною видання рекламаційних листів?

8. На які особливості мовного етикету треба звернути увагу, щоб лист був складений коректно і грамотно?

9. Як фрази привітання можна використати при укладанні службових листів?

10. Як варто завершувати листи?

11. Яка структура оголошення?

12. Які мовні особливості запрошення?

13. Що називаємо пояснювальною запискою?

14. З якою метою укладають пояснювальні записки?

15. Як поділяють доповідні записки залежно від їх змісту?

16. Що таке звіт?

17. Які бувають звіти?

18. З якою метою пишеться звіт?

19. Що таке протокол?

20. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них даних?

21. Назвіть реквізити протоколу?

22. Як у протоколі зазначають кількість присутніх на зібранні?

23. Які особливості оформлення витягу з протоколу?

Практичні завдання

Вправа 1. Підготуйте усне повідомлення на тему "Етикет ділового листування".

Вправа 2. Назвіть вживані в ділових листах стандартизовані формулювання, які передають: а) подяку; б) сподівання на дальшу співпрацю; в) прохання.

Вправа 3. Складіть лист-повідомлення торговельної фірми про реалізацію підприємствам офісних меблів.

Вправа 4. Складіть лист-повідомлення діловим партнерам про початок рекламування по телебаченню вашої нової продукції.

Вправа 5. Складіть лист-повідомлення про послуги, що надаються вашим відділенням банку.

Вправа 6. Складіть лист на ім'я директора друкарні "Райдуга" з проханням виготовити для бухгалтерії вашого підприємства друковану продукцію (визначте самостійно, яку саме й у якому обсязі).

Вправа 7. Складіть лист-прохання ВАТ «Контік» директорові Чернігівського хлібокомбінату №1 про постачання борошна.

Вправа 8. Складіть лист-прохання ВАТ «Київський завод художнього скла» торговельній фірмі «Сувенір» про організацію зустрічі з метою започаткування співпраці.

Вправа 9. Складіть лист-прохання директора Палацу урочистих подій до обласної адміністрації про виділення коштів з обласного бюджету на придбання комп’ютерної техніки.

Вправа 10. Складіть лист на ім'я начальника районного телефонного вузла з проханням обладнати телефоном кабінет головного бухгалтера підприємства. Обґрунтуйте своє прохання.

Вправа 11. Складіть лист директора коледжу до центру зайнятості з проханням допомогти організувати ярмарок вакансій для студентів і випускників коледжу.

Вправа 12. Складіть лист на ім'я голови райвиконкому з проханням відкрити на території району медпункт для обслуговування працівників вашого підприємства.

Вправа 13. Складіть лист-відповідь видавництва «ЕКСПО» навчальному центрові «Ерудит» про неможливість постачання центрові словників (уточніть, яких саме) через відсутність їх на складі видавництва.

Вправа 14. Складіть супровідний лист, яким керівник парфумерної фабрики «Росава» повідомляє торговельне підприємство про факт надіслання каталогів парфумерної продукції на адресу цього підприємства.

Вправа 15. Від імені керівника підприємства складіть лист, адресований директорові навчального центру, з проханням прийняти на бухгалтерські курси двох (2) працівників підприємства (оплата послуг гарантується).

Вправа 16. Складіть лист-подяку від імені директора школи-інтернату за благодійний внесок у фонд школи, зроблений громадською організацією (визначте самостійно, якою саме).

Вправа 17. Складіть лист директорові туристичної фірми, у якому висловіть подяку за відпочинок співробітників вашої фірми.

Вправа 18. Складіть лист на ім'я головного лікаря поліклініки (подякуйте за належне медичне обслуговування працівників вашої організації).

Вправа 19. Складіть лист на ім'я директора підприємства на знак вдячності за відкриття поточного рахунка підприємства у вашому банку.

Вправа 20. Складіть лист, що містить привітання на адресу директора партнерської фірми з нагоди його особистого ювілею.

Вправа 21. Складіть лист, яким ви вітаєте партнера з призначенням його директором підприємства.

Вправа 22. Складіть лист, яким ви поздоровляєте журнал «Все про бухгалтерський облік» з ювілейним виданням.

Вправа 23. Складіть лист, яким ви вітаєте ділових партнерів з відкриттям у різних містах України належних підприємству філій.

Вправа 24. Складіть лист-запрошення на презентацію журналу для жінок «Мрія».

Вправа 25. Складіть лист-запрошення на урочистості з нагоди ювілею вашої організації.

Вправа 26. З'ясуйте, які вади характерні для наведених листів-подяк.

А. Шановний Володимир Володимирович!

Щиро Вам дякую за надану допомогу під час змагань серед юна­ків по легкій атлетиці. Наші вихованці зичать Вам безперешкодного процвітання в бізнесі та в особистому житті.

Іще раз висловлюю нашу подяку!

Гречаник Євген

Директор дитячо-юнацької спортивної школи №10

Б. Шановні панове!

Дозвольте висловити щиру вдячність за дружний прийом, який Ви організували представникам нашої фірми на конференції по проблемі забруднення довкілля, яка проходила в Вашому місті.

Цим листом підтверджуємо попередню усну домовленість про співробіття.

З повагою Самохін Артем Сергійович

В. Шановні панове!

Дозвольте висловити подяку за чудовий вечір на свято 8 Березня. Я сподіваюсь, що всі договори, які були досягнені на святі, матимуть позитивні результати.

З повагою Жуковський В.

Вправа 27. Прочитайте фрагменти листів. Виправте помилки.

1. Посприяйте тому, щоб мені виділили комунальну квартиру з дитиною.

2. Направляється тов. Товнір для проходження медичної комісії, яка буде працювати економістом.

3. А от наші меблярі представлені лише двох'ярусним ліжком.

4. Товаришу Стрєльцов! Висилаю Вам протокол загальних зборів. Доповідачі прикладаються.

5. Всі ці бухгалтери незабаром будуть повішені на Дошці пошани

6. За неправильні дії касира автостанції просимо вибачення, які надалі повторюватися не будуть (з відповіді на скаргу).

7. Групою комісії по контролю відкрито чимало недоліків у роботі вузла зв'язку, чим самим нанесено матеріальних збитків державі майже на 5 тис. гривень.

Вправа 28. Ви є комендантом студентського гуртожитку. Складіть доповідну записку на ім'я керівника навчального закладу про недотримання студентами правил внутрішнього розпорядку в гуртожитку.

Вправа 29. Оберіть словосполучення, які можна використати, складаючи пояснювальну записку.

1. Заняття з української мови — заняття української мови — пара з української мови — пара української мови.

2. Залік з психології — залік з дисципліни "Психологія" — залік з "Психологія".

3. Студента групи №1 4-го курсу — студента 4-го курсу групи №1.

4. Не з'явився в коледж— не з'явився на заняття — не прийшов до коледжу.

5. Не була присутня на заняттях — не була на заняттях — була відсутньою на заняттях.

6. Погано вести себе на факультативі — погано вести себе на факультативному занятті — погано поводитися на факультативному занятті.

7. По дорозі до коледжу сталася дорожньо-транспортна аварія – коли я їхав у коледж, сталася дорожньо-транспортна пригода.

8. Запізнитися по сімейним обставинам — спізнитися за сімейними обставинами — запізнитися через сімейні обставини — запізнитися за сімейними обставинами.

Вправа 30. Складіть пояснювальну записку на ім'я директора коледжу з приводу вашої відсутності на заліковому занятті (дисципліну визначте самостійно).

Вправа 31. Складіть пояснювальну записку вашому начальникові з приводу скарги, поданої на вас клієнтом.

Вправа 32. Знайдіть правильні варіанти уривків текстів оголошень.

1. Інформацію надсилати за факсом: (044) 290-34-70 — інформацію надсилати на факс: (044) 290-34-70.

2. Документи подавати за адресою ... — документи подавати наадресу ....

3. Звертатися за адресою ... — звертатися на адресу ....

4. За додатковою інформацією дзвоніть по телефону ... — додаткова інформація — телефоном ... — за додатковою інформацією телефонуйте за номером ... — по додаткову інформацію звертайтеся на номер ….

5. Вартість навчання — 450 грн. за місяць — вартість навчання становить 450 грн. на місяць.

6. Магазин працює від 10.00 до 17.00 — магазин працює з 10.00 до 17.00 — магазин працює від 10.00 по 17.00.

7. День відкритих дверей — День відчинених дверей.

8. Шоу за участю зірок — шоу з участю зірок — шоу при участі зірок.

9. Курси по підготовці офіс-менеджерів — курси для підготовки офіс-менеджерів.

10. Відбудеться виставка-ярмарка — працюватиме виставка-ярмарок — проходитиме виставка-ярмарок.

11. З доставкою на дім — з доставкою додому.

Вправа 33. Відредагуйте фрагменти оголошень. Проаналізуйте виправлені помилки.

1. 22 травня 2010 року о 18 годині в актовій залі коледжу відбудеться урочисте свято на честь закінчення учбового року. 2. 15 жовтня 2009 року, в 18 годин, відбудеться знайомство зі старшокурсниками. 3. Почесне відкриття клубу відбудеться 14 червня сього року. 4. 16 травня 2010 року відбудеться зустріч випускників, що випустилися у 2000 році. 5. Фірма потребує менеджера по персоналу. 6. Фірма надає послуги з одержання кредиту.. 7. Засідання гуртка проходять кожної суботи в 17 годин. 8. За довідками звертатися по тел.: 444-12-87 (лінія безплатна).9. Оплата по перерахунку.10. Документи подавати за адресою: вул. Метробудівська, 6. 11. Вхід по запрошеннях. 12. Меблі від нашого підприємства створять почуття комфорта в Вашій квартирі. 13.Пропонуємо переказ валютних коштів закордон. 14. Банк оголошує конкурс на заступання посад замісника директора департамента права та головного юрисконсульта. 15. Прогулювати собак на території парку громадянам без намордників суворо забороняється. 16. Продається коляска для дитини харківського виробництва. 17. Перелік продуктів, які дозволяється передавати хворим: молоко, сир, мило, зубний порошок. 18. Міняю кімнату в двокімнатній квартирі з сусідкою на четвертому поверсі. 19. Зніму квартиру на два ліца з добрим хорошим господарем на два ходи. 20. Срочно продається автомобіль «Запорожець» нової марки з великим кузовом у зв'язку з виїздом. 21. Продається коляска для дитини синього кольору.

Вправа 34. Відредагуйте фрагменти оголошень. Зазначте випадки мовної надмірності й мовної недостатності.

1. Прем'єра нової вистави відбудеться 14 липня 2010 року. 2. Зустріч випускників 1998 року випуску проходитиме в актовому залі коледжу. 3. Вхід 10 гривень. 4. Підприємство проводить геодезичні роботи для отримання державних актів на право володіння землею. 5. Тільки у нас! Самий широкий вибір найяскравіших, найякісніших шкільних канцелярських товарів за самими низькими цінами! З надією на спільне співробітництво! 6. Спеціалізоване ремонтно-будівельне управління «Ліфт-3» попереджає: при пошкодженні ліфтового обладнання можливі затримки ремонтно-відновлювальних робіт у зв'язку із підвищенням вартості матеріалів та несвоєчасними платежами замовників. 7. 25 червня в Палаці «Україна» відбудеться святковий вечір, присвячений професіональному святу працівників митної служби України. 8. Виставка працюватиме у палаці Спорту з 9 години ранку до 16 години вечора. 9. Початок конференції розпочнеться об 10 годині.

Вправа 35. Складіть два оголошення про новорічний вечір: текст першого — офіційно-діловий, текст другого — з використанням образно-емоційних засобів.

Вправа 36. Складіть оголошення про послуги, що надаються вашою фірмою або підприємством.

Вправа 37. Від імені начальника ЖЕКу складіть оголошення з попередженням про потребу тимчасового вимкнення водопостачан­ня у вашому будинку. Визначте самостійно, коли це має статися і з якої причини.

Вправа 38. Складіть оголошення про День відчинених дверей у вашому навчальному закладі.

Вправа 39. Складіть оголошення про відкриття власного магазину.

Вправа 40. Проаналізуйте фрагменти оголошень. Зазначте, які порушення лексичних норм містяться в цих прикладах.

1. Продається жива риба нежива. 2. В кінці базару, біля господарського магазину продаються соснові ялинки. 3. Шановні покупці! Доставка овочів додому — скоротить Ваш час. 4. Годинники на ремонт приймаються щодня, крім неділі, понеділка, п'ятниці та суботи. 5. Продається сепаратор, яким можна фальсифікувати молоко.

Вправа 41. Складіть запрошення на культурний захід у вашому навчальному закладі.

Вправа 42. Складіть запрошення на виставку-ярмарок товарів для садівників, городників та фермерів.

Вправа 43. Складіть запрошення на ювілейний концерт відомого артиста (співака).

Вправа 44. Складіть запрошення на зустріч випускників вашого навчального закладу (уточніть, випуск якого року мається на увазі).

Вправа 45. Відредагуйте тексти запрошень. Обґрунтуйте зроблені виправлення.

А. Запрошення

Шановний пан Зосименко Т.П.!

Організаційний комітет просить вас прийняти участь в роботі конференції на тему «Мода: традиції і сучасність», яка буде проходити 17 червня 2002 року в Київському будинкові моделів одягу. Початок конференції розпочнеться в 10.00. Будемо дуже раді бачити вас в лавах виступаючих на нашому заході.

Організаційний комітет конференції

Б. Запрошення

Вельмишановний добродій!

Колектив редакції журналу «Аудитор» з величезною радістю запрошує Вас на презентацію нашого журнала, яка здійснюватиметься 12.03.2010 р. по адресу: Київ, вул. Паркова, 8. На вас будуть чекати багато приємних несподіванок, а також фуршет.

Головний редактор Автограф

Дата

Вправа 46. Складіть протокол засідання студентської ради, на якому розглядалися такі питання: а) проведення в коледжі конкурсу авторської пісні; б) студентське самоврядування: стан і перспективи розвитку; в) робота редколегій стінних газет у І семестрі поточного навчального року.

Вправа 47. Складіть протокол зборів студентської групи, на якому розглядалися такі питання: а) проведення в коледжі конкурсу «Красуня коледжу», участь у ньому студентів групи; б) складання графіку чергування в навчальній аудиторії; в) аналіз успішності студентів групи у поточному місяці.

Вправа 48. Складіть протокол загальних зборів виробничого підрозділу підприємства (уточніть, якого саме). Порядок денний зборів: 1) затвердження графіка літніх відпусток; 2) надання матеріальної допомоги працівникам (визначте самостійно, яким саме категоріям працівників надається матеріальна допомога).

Вправа 49. Проаналізуйте фрагменти протоколів. Виправте речення, пояснивши характер помилок.

1. Слухали: Підгурного С.М. в присутності голови правління Тернюка В.Г., який запевнив присутніх, що більше не буде зловживати спиртними напоями. 2. На зборах присутні 26 чоловік і 3 бухгалтери. 3. Результати нашої роботи стоять під загрозою виконання. 4. Слухали: Про виконання плану ремонта оргтехніки, так як звіт на носу, а графік ремонту зірваний. Ухвалили: Для посилення підготовки до звіту перевести лаборанта Кузьмич О.В. до бухгалтерії для ремонту.

Вправа 50.Визначте характер помилок у фрагментах протоколів.

1. Нам треба навести суворий розпорядок з дрібними крадіжками канцтоварів. 2. Товариський суд виніс догану з опублікуванням у пресі громадянину К. за кражу з погреба громадянина Н. 3. Товариші! Ми підвели підсумки роботи у тваринництві. Це сама головна, сама відповідальна і почесна робота.

Вправа 51. Складіть витяг із протоколу засідання ради трудового колективу. Зміст витягу: розгляд питання про надання матеріальної допомоги (визначте, кому саме) виявився неконструктивним.

Вправа 52. Складіть витяг із протоколу засідання профкому (уточніть, якого саме підприємства або установи). Зміст витягу: питання про взяття кількох працівників підприємства (установи) на квартирний облік розв'язали позитивно.