Процесс контроля деятельности подчинённых
В процессе контроля выделяют три чётко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реального положения и принятие необходимых корректирующих действий. Каждый этап характеризуется реализаций различных мероприятий.
Первый этап демонстрирует, насколько связаны между собой функции управления, в частности, контроль и планирование. Стандарты деятельности вытекают из процессов планирования и организации. Они различны для различных групп работников в организации. Вместе с тем они должны отвечать определённым требованиям: поддаваться количественному или качественному измерению; иметь временные рамки; конкретный критерий, по которому можно оценить степень выполнения работы.
Для работников, занятых в сфере управления, с преобладанием умственного труда, определяются рациональные должностные обязанности, права и ответственность, процедуры и правила реализации отдельных процессов и функций. Стандарты деятельности работников управления закрепляются, прежде всего, в таких документах, как трудовой договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение о планировании, положение об оплате труда, положения о внутрихозяйственных подразделениях, коллективный договор, положение о корпоративной этике, перспективных и текущих планах, устанавливающих натуральные и стоимостные ориентиры деятельности, и других. Основными критериями деятельности работника управления являются эффективность и результативность возглавляемого им подразделения организации или организации в целом, а также своевременность и качество принимаемых управленческих решений.
Для исполнителей, осуществляющих свою деятельность с преобладанием физического труда, определяются рациональные трудовые операции, условия труда, нормы труда. Стандарты деятельности рабочих закрепляются, прежде всего, в карте исследования и проектирования трудового процесса. Основным контролируемым показателем рабочего является норма труда.
В организации используется система норм труда, отражающих различные стороны трудовой деятельности. Наиболее широкое применение получили нормы времени, выработки, обслуживания, численности, управляемости, нормированные задания.79
Норма времени – это величина затрат рабочего времени на выполнение единицы работы, устанавливаемая работнику или группе работников (бригаде) соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.
Норма выработки – это установленный объем работы, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить за единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Она устанавливается, как правило, в массовом и крупносерийном производстве, где на каждом рабочем месте выполняется одна или несколько операций.
Норма обслуживания – это количество производственных объектов (единиц оборудования, станков, рабочих мест и т.д.), которые работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.
Норма времени обслуживания – это количество времени, необходимое в определенных организационно-технических условиях на обслуживание в течение смены единицы оборудования, квадратного метра производственной площади и т.д.
Норма численности – это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных функций или объема работ в определенных организационно-технических условиях.
Норма управляемости определяет количество работников, которое должно быть непосредственно подчинено одному руководителю.
По своему содержанию к норме выработки близка другая форма затрат труда – нормированное задание. Под нормированным заданием понимают установленный состав и объем работ, который должен быть выполнен одним или группой работников за определенный период времени (смену, месяц).
В зависимости от методов обоснования и установления норм их принято подразделять на опытно-статистические и технически обоснованные.
Нормы, определенные на основании опыта нормировщика или мастера, а также на основе аналогичных работ, без изучения и анализа производственных возможностей, технических и экономических расчетов, относятся к опытно-статистическим.
Под технически обоснованной нормой понимается норма, установленная инженерно-экономическим расчетом на основе проектирования рационального технологического процесса и организации труда и предусматривающая эффективное использование средств производства и самого труда. Технически обоснованная норма, определяя затраты времени на выполнение конкретных работ при оптимальных условиях, является эталоном высокоорганизованного производства. При технически обоснованных нормах трудовой процесс организуется и планируется в единстве с техникой и технологией. Однако, несмотря на свое название, такие нормы обосновываются не только с технической, но и экономической, психофизиологической, социальной стороны.
Свою организующую и мобилизующую роль нормы могут выполнять лишь тогда, когда они всесторонне и комплексно обоснованы и учитывают действительные возможности техники, передовой опыт производства, психофизиологические и социальные факторы.
Второй этап процесса контроля предполагает сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер также должен установить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов и принять решение по поводу корректирующих мероприятий. Определение результатов осуществляется путём посещения менеджером подразделений, наблюдения за ходом выполнения трудовых операций, получения информации от подчинённых, аттестации руководителей и специалистов, аттестации рабочих мест, анализа учёта выполненных работ, данных управленческого учёта, аудита, ежемесячных и ежеквартальных совещаний, данных оперативного учёта на основе применения специальных методов изучения затрат рабочего времени, таких как фотография рабочего времени, самофотография, хронометраж, метод моментных наблюдений, анкетный и устный опросы.
При определении масштаба допустимых отклонений деятельности от стандарта используют метод управления по принципу исключения. Сущность метода состоит в том, что система контроля срабатывает только при наличии заметных отклонений от стандартов. При этом действия, которые изначально имеют тривиальный характер, не следует даже измерять.80
На третьем этапе, после оценки информации о результатах, менеджер должен выбрать одну из трёх альтернатив поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонение; пересмотреть стандарт.
Альтернатива «ничего не предпринимать» допустима в том случае, если сопоставление фактических результатов со стандартами свидетельствует, что установленные цели достигаются.
Альтернатива «устранить отклонение» применяется для того, чтобы не допустить крупных проблем в организации. Корректировка должна концентрироваться на устранении причины отклонения путём возвращения к правильному образу действий.
Пересмотр стандартов осуществляется в том случае, когда выявлено, что стандарты оказываются нереальными, как правило, в силу неточности планов. При пересмотре планов пересматриваются и стандарты.
Полная модель процесса контроля разработана М.Х. Месконом, М. Альбертом и Ф. Хедоури81 (рис. 11.1) и может быть использована при организации контроля деятельности подчинённых.
Рис. 11.1. Модель процесса контроля