19.3. Основні прийоми роботи з таблицями

Виділення елементів таблиці.

Один з елементів таблиці завжди є активним. Активна комірка виділяється рамкою. Щоб зробити комірку активною, необхідно клавішами управління курсором підвести рамку до цієї комірки або клацнути в ній мишею. Для виділення декількох суміжних комірок необхідно встановити покажчик миші в одну з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю область. Для виділення декількох несуміжних груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші групи.

Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно клацнути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід клацнути на імені першого стовпця або рядка і розтягнути виділення на всю область.

Для виділення декількох листів необхідно натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, клацати на ярликах листів.

Заповнення комірок.

Для введення даних в комірку необхідно зробити її активною, ввести дані з клавіатури та натиснути Enter або одну з клавіш управління курсором.

Щоб відредагувати дані в комірці, необхідно зробити комірку активною і натиснути клавішу F2 або двічі клацнути в комірці мишею, після чого в ній з’явиться текстовий курсор. Потім відредагувати дані та натиснути клавішу Enter.

Перед виконанням будь-якої команди Microsoft Excel слід вийти з режиму введення або редагування.

Відміна операцій.

Для відміни останньої операції над даними необхідно в меню Правка вибрати команду Відмінити або клацнути відповідну кнопку на панелі інструментів. Якщо клацнути на стрілці  поряд з цією кнопкою, то відкриється список операцій, що виконувались в поточному сеансі. Клацнувши на імені однієї операції, можна відмінити її і усі операції, що виконувались після неї.

Щоб повернути останню скасовану операцію, потрібно в меню Правка вибрати команду Повторити або клацнути відповідну кнопку панелі інструментів.

Створення робочої книги

Для створення нової робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Створити. У діалоговому вікні (рис.9), що відкрилося, вибрати відповідний вкладиш та потрібний шаблон.

Відкриття робочої книги

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Відкрити або клацнути відповідну кнопку панелі інструментів, після чого відкриється діалогове вікно Відкриття документа.

Збереження робочої книги

Збереження робочої книги здійснюється командою Зберегти меню Файл або відповідною кнопку.

Закриття робочої книги здійснюється командою Закрити меню Файл або кнопкою . Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми.

19.3. Робота з формулами

Обчислення в таблицях виконуються за допомогою формул. Формула може складатися з математичних операторів, значень, посилань на комірки та імен функцій. Результатом виконання формул є деяке нове значення, що міститься в комірці, де знаходиться формула. Порядок обчислень визначається звичайними математичними законами. При введені формул необхідно розрізняти: константи– текстові або числові значення, які вводяться в комірки і не можуть змінюватися під час обчислень; посилання на комірки або групу комірок – спосіб, яким указується конкретна комірка або декілька комірок. Посиланням на окрему комірку є її координати. Значення порожньої комірки рівне нулю.

Посилання на комірки бувають двох типів:

• відносні - позначаються відносним зсувом від комірки з формулою (наприклад: F7).

• абсолютні - позначаються координатами комірок в поєднанні із знаком $ (наприклад: $F$7).

Допускається і комбінація попередніх типів (наприклад: F$7).

При копіюванні формул відносні посилання змінюються на розмір переміщення.

Для звернення до групи комірок використовуються спеціальні символи:

: (двокрапка) - формує звернення до блоку комірок. Через двокрапку указується ліва верхня і права нижня комірка блоку. Наприклад: С4:D6 - звернення до комірок С4, С5, С6 D4, D5, D6.

; (крапка з комою) - позначає об'єднання комірок. Наприклад D2:D4;D6:D8.

Для введення формул в комірку слід ввести знак '=' і формулу для обчислення. Після натиснення клавіші Enter в комірка з'явиться результат обчислення. При виділенні такої комірки формула з'являється в рядку редагування.

Функціями в Microsoft Excel називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для вирішення певного завдання. Функції в Microsoft Excel є формулами, які мають один або декілька аргументів. Як аргументи указуються числові значення або адреси комірок.

Наприклад:

=СУММ(А5:А9) - сума комірок А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) - середнє значення комірок G4, G5, G6.

Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛИЙ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для введення функції в комірка необхідно:

• виділити комірку;

• викликати Майстер функцій за допомогою команди Функція меню Вставка або відповідної кнопки;

• у діалоговому вікні Майстер функцій, вибрати тип функції в полі Категорія, потім функцію в списку Функція та клацнути кнопку ОК;

• у полях Число1, Число2 і ін. наступного вікна ввести аргументи функції (числові значення або посилання на комірки) клацнути ОК. Щоб вказати аргументи, можна клацнути кнопку, що знаходиться праворуч від поля, і виділити мишею комірки, що містять аргументи функції; для виходу з цього режиму слід клацнути кнопку, яка знаходиться під рядком формул;

Microsoft Excel дозволяє використовувати масиви формул для зручного введення однотипних формул і обробки даних у вигляді таблиць. Для створення масиву формул необхідно:

• виділити комірки, в яких повинен знаходитися масив формул;

• ввести формулу звичайним способом, вказавши як аргументи групу комірок-аргументів;

• у останньому вікні замість кнопки ОК натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.

Для редагування масиву формул необхідно:

• виділити комірки, в яких знаходиться масив;

• клацнути мишею усередині рядка редагування і відредагувати формулу;

• натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.

Якщо формула в комірці не може бути правильно обчислена, Microsoft Excel виводить в комірку повідомлення про помилку. Якщо формула містить посилання на комірку, яка містить значення помилки, то замість цієї формули також виводитиметься повідомлення про помилку. Значення повідомлень про помилки наступне:

#### – ширина комірка не дозволяє відобразити число в заданому форматі;

#ІМ'Я? – Microsoft Excel не зміг розпізнати ім'я, що використовється у формулі;

#ДЕЛ/0! – у формулі робиться спроба ділення на нуль;

#ЧИСЛО! – порушені правила задання операторів, прийняті в математиці;

#Н/Д – таке повідомлення може з'явитися, якщо як аргумент задане посилання на порожню комірку;

#ПОРОЖНЬО! – невірно вказано перетин двох областей, які не мають загальних комірок;

#ПОСИЛАННЯ! – у формулі задане посилання на неіснуючу комірку;

#ЗНАЧ! – використано неприпустимий тип аргументу.