24.2. Створення форм

Розглянемо напочатку основні три способи створення форм: автоформа, майстер форм і діаграма. Для створення форми будь - яким способом початково необхідно клацнути на клавіші ,,Создать“.

Для створення форми способом автоформа необхідно вибрати вигляд форми та таблицю або запит на основі якого створюється форма. Далі Access автоматично створить форму.

При створенні форми як майстром форм так і способом діаграма відбувається покрокове створення форми, де пропонується вибрати наступне на 1,2 і 5 кроках: 1) таблицю або запит на основі яких буде створена форма; поля із таблиці чи запиту для форми; 4)заголовок форми.

При створенні форми майстром на 2,3 кроці потрібно вибрати 2)вигляд представлення форми; 3)стиль оформлення форми. При створенні форми - діаграми  2)тип діаграми; 3)спосіб представлення даних на екрані (при необхідності з допомогою миші можна змінити положення полів, за якими будується діаграма).

24.3. Складені форми.

Майстер діаграм дозволяє створювати форми із декількох зв’язаних таблиць. Такі форми називаються складеними.

Аналогічно до таблиць форми зв’язані між собою. Головна форма містить дані головної таблиці. Підкорена форма - дані таблиці, яка зв’зана із головною. Для створення складеної форми необхідно запустити майстер форм, який пропонує, як відомо, наступні кроки: 1)вибрати таблицю або запит для створення форми. У цьому пункті необхідно вибрати першу таблицю і скопіювати поля, які будуть використовуватися у формі. Далі вибрати зв’язану із даною таблицею таблицю і вибрати поля для форми. У наступному діалоговому вікні потрібно вибрати із трьох варіантів тип представлення даних підкореної форми: 1)одиночна форма - звичайна форма; 2)підкорена форма - дані обох таблиць представляються одночасно на екрані; 3)зв’язана форма - дані підкореної таблиці можна переглядати паралельно із головною. Далі процес створення складеної форми подібний до звичайного.

24.4. Фільтрація даних.

Фільтри використовуються для тієї ж мети, що і запити на вибірку даних. Однак функції фільтрів дещо обмежені. Основне застосування фільтрів - відбір і сортування даних у формі, однак фільтри можна використовувати і для таблиць.

Існує три способи фільтрації даних у формі:

1)звичайний фільтр - відбір записів за змістом декількох полів. Критерій відбору формується з допомогою логічного оператора or (или).

2)фільтр по виділеному фрагменту - фільтрація шляхом виділення даних.

3)розширений фільтр - побудова фільтру за допомогою конструктора (аналогічно до режиму конструктора для запитів).

Розглянемо як провести фільтрацію даних.

Для створення звичайного фільтра необхідно відкривши форму в режимі таблиці або форми, вибрати пункт меню ,,Записи/Фильтр/Изменить фильтр“. В результаті з’явиться фільтр, вигляд якого аналогічний формі, в нижній частині якого містяться вкладки Найти і или. Необхідно занести на вкладці Найти в поле записи за якими потрібно проводити пошук даних у формі. Якщо записів для одного поля потрібно декілька, то треба перейти на вкладку или і там занести наступний запис. Після цього появляється наступна вкладка или і т.д. Для запуску фільтра потрібно використати пукт меню ,,Записи/применить фильтр“.

Для створення фільтра по виділеному фрагменту, необхідно виділити дані для яких потрібно знайти всю інформацію, і вибрати пункт меню ,,Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному“.

Фільтр автоматично зберігається із формою і для його перегляду чи зміну потрібно вибрати аналогічно як для його створення пункт меню ,,Записи/Фильтр/Изменить фильтр“.

Для знищення фільтра для форми необхідно, відкривши форму скористатись пунктом меню ,,Записи/Удалить фильтр“.

Фільтр можна перетворити в запит. Для цього потрібно, коли фільтр відкритий, вибрати пункт меню ,,Файл/Сохранить как запрос“.