Глава 3. Деловое письмо

Можно выделить следующие основные группы основных документов управления:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

1. Требования к оформлению реквизитов документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государ­ственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

– юридическую силу документов;

– оперативное и качественное составление и исполнение документов;

– организацию быстрого поиска документов;

– более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

ГОСТом 6.30-97 устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 – государственный герб Российской Федерации». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «2 – герб субъекта Российской Федерации» также не используется при разработке бланка фирмы. Реквизит 4 – код организации (автора документа) – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит 5 – код документа – указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 3– эмблема организации; 7 – справочные данные организации; 8 – наименование вида документа; 9 – дата документа.

Дальнейший перечень реквизитов:

10 – регистрационный номер документа;

11. – ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

12.–место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 –гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26– отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

– заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

– основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

– оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия – условное (символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа.