Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от 08.06.2010.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ Экз. № 2

или

Конфиденциально Экз. № 1

На документах государственных предприятий, содержащих секрет­ную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и включает наименование и почтовый адрес получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

– наименование фирмы в именительном падеже;

– структурное подразделение в именительном падеже;

– должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

– почтовый адрес.

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколько иного вида, например:

Директору ООО «Эра»

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14

Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» или «г-ну».

Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам – почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.