1. Публичная презентация

Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 до 200 человек) и групповыми ( от 15 до 50 человек).

Публичная презентация представляет собой хорошо спланированное мероприятие. Обычно она проводится в соответствие с заранее разработанным сценарием, в ней используются визуальные вспомогательные средства (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5 – 2 часов. Начинать её рекомендуется примерно в 15.00 – 16.00 часов. После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00 – 19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами. Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используются недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты. При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Энтони Джей в книге «Эффективная презентация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который всё это презентует».

Автор подчёркивает, что с людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

– они объединяются и солидаризируются;

– они единодушно принимают и одобряют чьё-то лидерство.

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятные для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

Контрольный список действий:

1. Определитесь с целью презентации.

2. Решите, кто и что будет делать.

3. Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении всё, что он хочет внушить слушателям.

4. Все ведущие должны сделать наброски выступлений.

5. Заметки нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию.

6. Ведущие надиктовывают или записывают тексты своих выступлений.

7. Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом.

8. Проработайте каждый раздел, чтобы удалить шероховатости и пробелы.

9. Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить её.

10. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно)¹².

Подводя итог, отметим, что для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры её проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т.п.) и чёткое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта. Не следует скрывать недостатки проекта, если таковые имеются, однако необходимо при этом объяснить, с чем они связаны, каковы перспективы их преодоления, и подчеркнуть, что достоинства проекта почти полностью компенсируют его недостатки.