Тема 6.4. Автоматизация управления персоналом. Система «Босс-кадровик»

Компьютеризация кадровых служб с самых первых шагов автоматизации управленческой деятельности предприятия была в центре внимания. АСУ любого предприятия с 1960 года всегда включала в себя подсистему управления кадрами. Именно для “АСУ-Кадры” разрабатывались первые автоматизированные запросные системы, поскольку в отличие от других подразделений в кадровой службе большое место занимает процедура формирования справочных или отчетных документов по нерегламентированным запросам. При этом алгоритм поиска должен носить универсальный характер, обеспечивая выбор информации по любой совокупности поисковых признаков, которые могут не повторяться даже дважды.

Анализ монографий и учебных пособий по проблемам управления персоналом показал большое разнообразие подходов и методик, рекомендуемых для совершенствования процесса управления кадрами. Однако в научной и учебной литературе крайне мало освещаются практические аспекты управления персоналом в условиях современных информационных, а ведь без них в современных условиях не может работать ни одно предприятие.

С другой стороны, существует большое количество изданий, освещающих определенные функциональные программные продукты, в том числе и по управлению кадрами. Таким образом, наблюдается явное разобщение между специалистами из сферы фундаментальных исследований по управлению кадрами и разработчиками программ, причем вторые склонны рассматривать свои программные системы, как соответствующие всем необходимым требованиям, предъявляемым специалистами по управлению человеческими ресурсами (30). Существует небольшое число публикаций, в которых концепция информатизиции управления персоналом обосновывается специалистами в области управления персоналом, а также проводится профессиональный анализ соответствия различных программных систем современным технологиям управления персоналом (30, 31, 70, 116).

Основные тенденции автоматизации управления кадрами

В автоматизированных системах управления предприятием состав отдельных ее подсистем мог варьироваться, но подсистема управления кадрами присутствовала всегда. Она начиналась как информационно-справочная система, основная цель которой состояла в выполнении одной управленческой задачи - учета персональных сведений о работниках. Наличие достаточно полной информационной базы по кадрам позволяло также автоматизировать составление отчетов по работе с кадрами.

На протяжении всего периода использования вычислительной техники в кадровых службах подсистема управление кадрами содержала следующий перечень типовых задач:

- персональный учет работников;

- статистический и оперативный учет и отчетность;

- анализ движения кадров;

- анализ качественного состава кадров;

- ведение архива.

В конце 80-х годов с появлением новых информационных технологий стали создаваться корпоративные системы управления бизнес- процессами, в составе которых обязательно присутствовал модуль, ориентированный на автоматизацию управления кадрами. Однако перечень решаемых в нем задач практически не отличался от приведенного выше.

В настоящее время изменился подход к автоматизации управленческих функций. На рынке появился такой специфический продукт, как готовая функциональная программная система - корпоративные информационные системы, модули которых ориентированы на отдельные процессы управления. Почти всегда один из таких модулей реализует кадровые функции либо они бывают включены в модуль “Зарплата + Кадры”.

В связи с этим трансформировалась роль отдела АСУ, существующего на любом предприятии. Если раньше его сотрудники участвовали в описании постановок задач, программировании, внедрении и сопровождении, то теперь за ними сохранились только две последние функции. Первые две уже реализованы в готовом программном продукте и выполнены соответствующей специализированной фирмой — разработчиком программного обеспечения.

Рядом исследователей был проведен анализ существующих автоматизированных систем по управлению персоналом, при этом были получены следующие выводы (30, 70).

Наиболее часто применяемыми в практической деятельности по управлению персоналом являются следующие автоматизированные системы:

1) 1С: Зарплата и кадры (широко используется для автоматизации деятельности кадровых служб, но не является специализированной кадровой системой);

2) «Управление персоналом» фирмы АиТ;

3) “БОСС-Кадровик” фирмы “АйТи”;

4) “Атлант-Кадры” фирмы “Атлант-Информ”;

5) автоматизированное рабочее место “Учет личного состава” фирмы “Инфософт”;

6) “Бизнес-кадры” интегрированного пакета “Галактика”;

7) “Учет кадров” фирмы “Кворум”;

8) Oracle Applications Humen Resourses (Oracle);

9) R/3 Humen Resourses.

Практически во всех отечественных системах реализован традиционный подход к проблеме автоматизации управленческих функций в кадровых службах, обозначенный еще в 60-е годы. Акцент сделан на учет кадров и выдачу информации по запросам, в том числе формирование периодической отчетности. Различаются системы в основном полнотой учетной информации, организацией запросной системы и интерфейсом. Это объясняется тем, что в настоящее время в стране сложилась такая практика, когда постановщиками задач являются сами разработчики. Не всегда полностью владея ситуацией в определенной предметной области, они включают в состав системы наиболее типовые задачи с достаточно гарантированными жесткими алгоритмами, по сути которых проблем не возникает в принципе. Таким образом, все отечественные программные продукты по управлению персоналом содержат достаточно типовой перечень задач.

В большинстве отечественных систем не охвачены автоматизацией такие традиционные задачи, как планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка); планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров; рациональная расстановка кадров по уровню их квалификации; аттестация и рационализация рабочих мест. Кроме того, в состав информационных систем не включены такие направления кадровой деятельности как анализ резюме и результатов собеседования; отбор претендентов на вакантные рабочие места; продвижение по служебной лестнице; составление должностных инструкций; проведение социологических исследований.

В функциональном отношении информационные кадровые системы иностранного происхождения (Oracle Applications Humen Resourses, R/3 Humen Resourses) резко отличаются от отечественных. В них наряду с традиционными задачами (учет сведений о персонале по различным показателям и выдача информации по запросам) решается и ряд таких функциональных задач как формирование штатного расписания и квалификационных требований к должностям, привлечение и подбор персонала, планирование карьеры и анализ движения работников, обеспечение связей внутри корпорации, информирование о памятных днях сотрудников и др.

Ни в одном из отечественных пакетов на сегодняшний день не присутствует (и не рекламируется в дальнейших разработках) связь с базами данных других организаций (с биржами труда, кадровыми агентствами и др.). Исключение составляют “БОСС-Кадровик”, предусматривающий совместимость с программой “Персональный учет в Пенсионном фонде России”, и программный комплекс “Управление персоналом” компании “АиТ”, в котором среди решаемых задач представлена такая, как “Формирование отчетности для инспекций Министерства по налогам и сборам, Пенсионного фонда России и Госкомстата”.

Ни одна система не предусматривает хранения архивной информации с учетом особенностей кадровых данных (не только общих биографических и профессионально-квалификационных характеристик работников, но и специфической информации об участии в производственных проектах, о состоянии трудовой дисциплины, о психо-физиологических параметрах, определяющих поведение человека в условиях творческих коллективов, и т. п.).

Отечественные разработки не предусматривают прямого импорта данных, подготовленных в других информационных системах. А если такая возможность и предоставляется (например, в системе “БОСС-Кадровик”), то для ее реализации необходимо составлять специальные программы преобразования, что выполняется за дополнительную плату и с учетом специфики импортируемой информации.

Практически во все системы включена задача расчета заработной платы, однако в большинстве случаев не охвачен весь комплекс возможных моделей оплаты труда и не предусмотрена экспертная процедура аудита и контроллинга рациональности применяемых на предприятии моделей оплаты труда.

Во всех системах имеется режим “Личная карточка”, однако информация, представляемая на экране, не всегда по качественному и количественному составу соответствует фактическим разделам типовой формы, утвержденной Госкомстатом РФ.

Для решения ряда задач не всегда используются корректные алгоритмы.

Службы управления персоналом еще недостаточно осведомлены о наличии специальных средств по управлению персоналом, представленных на рынке программных продуктов. Это можно объяснить, на наш взгляд, во-первых, отсутствием у сотрудников специальной подготовки в области информационных технологий, а также требований к изменению качества работы кадровых служб со стороны руководства, во-вторых, отсутствием четких требований к программным продуктам по управлению кадрами.

Следует отметить, что процесс автоматизации управления в кадровых службах весьма динамичен. Если начальный этап действительно заключался в воплощении традиционных подходов к автоматизации кадровой деятельности, что объяснялось стереотипами существующей системы управления персоналом, то по мере упрочения экономического положения предприятий и организаций меняется и соответствующее отношение к управленческим подходам. Именно это и сказывается на модернизации информационных систем управления персоналом, поскольку, как известно, спрос рождает предложение. Практически все серьезные разработчики систем по управлению кадрами постоянно их совершенствуют с учетом изменений законодательства и потребностей работников кадровых служб.

Например, компания “АиТ” включила в новую версию программного комплекса “Управление персоналом” задачу “Проведение аттестации сотрудников и анализ соответствия должности”. Алгоритм выполнения задачи предусматривает хранение информации о проведенной аттестации работников, а ее обработка — логическую проверку нормативных сроков аттестации.

В системе «БОСС-Кадровик» ключевым контуром стал профиль должности, в который входят описания целей и задач той или иной должности, соответствующие функции, совокупность требований к профессионально-квалификационным навыкам, знаниям и умениям, а также требования общего характера (профессиональные, психофизиологические, социального характера), «компетенции» и т. п. Все критерии HRM-контура сосредоточены в единой базе требований, которая служит фундаментом для управления всеми кадровыми процессами. Те же критерии используются при отражении профиля работника. Таким образом, сравнивая профили сотрудника с профилем должности, можно своевременно решать вопросы оценки и обучения персонала, подбора и аттестации штатных специалистов, мотивации и планирования кадрового роста сотрудников, а также различных компенсаций.

Среди интересных отечественных разработок следует отметить новую систему «Деловое досье. Персонал» (дополнение к конфигурации 1С: Зарплата и кадры), в которую включены такие направления работы с персоналом, как наем, адаптация, кадровый мониторинг (аттестация, ротация, планирование карьеры), обучение и развитие, мотивация и стимулирование.

Модель формирования автоматизированного комплекса задач управления кадрами (30)

Управление человеческими ресурсами - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью предприятия. Производственная программа диктует структуру предприятия, количественный и качественный состав персонала, расстановку работников по структурным единицам, их движение и повышение квалификации. Та же производственная программа, нормы выработки работников, фактические результаты производства за период и фактически отработанное время определяют фонд оплаты труда и его распределение по подразделениям, а также социальные выплаты. На этом этапе в дело вступает государство, регламентирующее сбор налогов с фонда оплаты труда и физических лиц. Возникает проблема расчета заработной платы, которая в нашей стране всегда была и будет алгоритмически сложной и сильно варьируемой от предприятия к предприятию. Затем необходимо предоставить всю отчетность в Госналогслужбу, Пенсионный Фонд, Госкомстат и другие организации в требуемых ими форматах. После этого оценивается эффективность производства за период, в том числе доля затрат на оплату труда персонала в общих фактических затратах предприятия. Эта оценка вместе с планом развития на следующий период и составят новую производственную программу.

Есть еще несколько процессов, связанных с управлением персоналом, которые лишь косвенно связаны с количественными показателями выработки, но во многом определяют успех основной деятельности. Это - подбор персонала, поиск специалистов на рынке труда, адаптация и повышение квалификации персонала, анализ психологического климата в коллективе. Они оказывают сильное влияние на принятие решений в области кадровой политики любого предприятия.

В итоге мы видим, что в процесс управления человеческими ресурсами вовлекается целый ряд подразделений крупного предприятия: руководство, планово-финансовая служба, отдел кадров, отдел труда и заработной платы, табельщики и нормировщики подразделений, расчетный отдел бухгалтерии и вся бухгалтерия, аналитическая служба и управление, ведающее социальной инфраструктурой предприятия.

При этом подсистема «Персонал» представляет собой более широкий перечень задач, зачастую выходящих за пределы компетенции службы управления кадров.

Подсистема «Персонал» складывается из следующих комплексов задач:

- работа с персоналом на уровне отдела кадров;

- планирование кадрового состава работников;

- организация труда;

- нормирование труда;

- оплата труда;

- аудит и контроллинг трудовых показателей;

- оперативное управление трудом;

- регулирование трудовых отношений;

- социально-психологические аспекты работы с персоналом;

- социальное и медицинское обслуживание;

- условия, охрана труда и техника безопасности.

Р. Гутгарц предложена следующая модель формирования автоматизированного комплекса задач управления кадрами, относящихся непосредственно к компетенции отдела кадров (30). Первый комплекс задач осуществляет связь предприятия с внешней средой, которая является поставщиком кадров, с целью обеспечения производственной и управленческой сферы необходимым професси­онально-квалификационным контингентом персонала, и взаимодей­ствует с ней на том этапе, когда кто-либо из работников предприятия покидает его. Второй комплекс задач отвечает за «судьбу» каждого работника в пределах предприятия. Третий комплекс задач (который действует в рамках предприятия) решает общие вопросы информа­ционного характера, возникающие в двух других.

Первый комплекс задач

1. Исследование регионального рынка рабочей силы

2. Поиск и подбор кадров

3. Анализ резюме

4. Собеседование

5. Отбор претендентов на вакантные рабочие места

Второй комплекс задач

1. Персональный учет кадров

2. Организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров на предприятии

3. Обучение и переобучение кадров предприятия

4. Аттестация кадров

5. Продвижение по служебной лестнице

6. Трудовая дисциплина

7. Поддержание работоспособного климата в коллективе

8. Составление должностных инструкций

9. Анкетирование (социологические опросы)

Третий комплекс задач

1. Ведение архива

2. Подготовка стандартных форм документов (в том числе составление отчетности) для внутреннего пользования и для внешних инстанций

3. Подготовка информации на регламентированные запросы

4. Информирование персонала предприятия по определенным аспектам деятельности кадровых служб.

При формировании автоматизированного комплекса задач по управлению кадрами необходимо руководствоваться принципом разумной достаточности и помнить, что корпоративная система управления — это система не автоматическая, а такая, в которой прерогатива принятия решений остается за человеком.

Сравнительный анализ автоматизированных систем управления персоналом (70)

При выборе автоматизированной системы управления персоналом для конкретного предприятия следует руководствоваться следующими критериями:

- функциональность;

- технологичность;

- ценовые характеристики;

- жизнеспособность фирмы-поставщика.

Проведем сравнительный анализ таких распространенных кадровых систем как «1С: Зарплата и кадры», «АиТ: управление персоналом», «БОСС-Кадровик», «ОА Humen Resourses», «R/3 Humen Resourses».

В первую очередь при выборе системы обращают внимание на ее функциональность: какие задачи может решать система и какие функции для этого в ней реализованы. Для оценки функциональности все задачи по управлению персоналом можно сгруппировать по режимам деятельности организации: функционирования (поддержания) и развития.

В режиме поддержания наиболее распространенными являются: реше­ние трудовых конфликтов, поддержа­ние квалификации персонала, поддер­жание психофизического состояния персонала, в том числе с помощью от­пусков, медицинского обслуживания, страхования, обеспечения безопасно­сти труда и проведения мероприятий по психофизической разгрузке и пла­нирование затрат на поддержание пер­сонала.

В режиме развития перечень задач управления довольно обширен - от разработки политики по персоналу, организационной структуры и штат­ного расписания до планирования уп­равления карьерой, разработки систе­мы оплаты труда и системы материаль­ного стимулирования, планирования затрат на развитие персонала.

Некоторые задачи управления рабо­тают и в режиме поддержания, и в ре­жиме развития. Чтобы избежать дубли­рования, они были вынесены в отдель­ную группу, получившую название «Общие задачи управления». К таким задачам относятся: наем персонала, его обучение и увольнение, перемеще­ние персонала, кадровый учет и кадро­вое делопроизводство, а также офор­мление отчетности в фонды.

Для примера рассмотрим как комплекс задач по привлечению, отбору и най­му персонала реализуется в различных кадровых системах.

В системе «1C: Зарплата и кадры» хранится штатное расписание, инфор­мация о сотрудниках и занимаемых ими должностях. С помощью стандар­тного отчета можно получить инфор­мацию о вакансиях. Всю остальную де­ятельность по заполнению вакансий сотрудник кадрового подразделения проводит самостоятельно, без автома­тизированной поддержки.

В системе «АиТ Управление персо­налом» дополнительно ведется учет кандидатов. При этом на основании сформулированных требований к дол­жностям и зафиксированных характе­ристик кандидатов возможен автома­тизированный подбор подходящих кандидатов для вакантных должностей. Кроме того, вакансии могут быть за­полнены путем перемещения сотруд­ников на другие должности, так как в сис­теме хранится информация о знаниях и навыках не только кандидатов, но и сотрудников. Эта информация посто­янно пополняется на основании ре­зультатов аттестаций.

В системе «БОСС-Кадровик» реа­лизован ряд дополнительных возмож­ностей. Ведется планирование и учет проведения аттестаций, призванных контролировать профессиональный уровень сотрудников. По результатам проведения аттестаций может быть автоматически инициирован процесс кадровых перемещений или выданы рекомендации о потребностях в до­полнительном обучении сотрудников. В системе имеется механизм кадрово­го резерва: когда уровень подготовки сотрудника соответствует более высо­кой должности, соответствующая ин­формация фиксируется в системе. При возникновении вакансий они могут быть заполнены из кадрового резерва. В системе также имеется воз­можность хранения источника полу­чения кандидатом информации об организации. Если в организации ве­дется целенаправленная работа по привлечению кандидатов, то такого рода информация позволяет оценивать эффективность тех или иных способов или мероприятий по привлечению.

Что же касается наиболее развитых западных систем, таких как Oracle Applications Human Resources или R/3 Human Resources, то их функциональные возможности неизмеримо больше. И по количеству решаемых задач, и по полноте реализации функций контуров управления, и по взаимосвязям между задачами. Это и ведение профилей пригодности с заложенными нормативными срокам старения знаний и мероприятиями по поддержанию и развитию. Это поддержка полного контура управления при формировании штатного расписания и квалификационных требований к должностям по имеющейся информации о потребности организации в сотрудниках. Планирование карьеры на основе моделей карьеры, определение тенденций развития сотрудников. Автоматизированная поддержка мероприятий по привлечению и подбору персонала, вплоть до автоматической обработки корреспонденции. Существенным отличием западных систем является именно полнота реализации контуров управления.

В российских системах зачастую поддержка задачи управления ограничивается предоставлением отчета об отклонении текущего состояния от запланированного. Западные системы предложат пользователю различные варианты минимизации данного отклонения, а по выбранному варианту сформируют и проведут все необходимые изменения. Так, они не только выдадут список вакантных должностей и список возможных кандидатов, но и определят, кто подходит больше, а кто меньше. Причем оценка может проводиться по различным критериям: профили пригодности, финансовые затраты, затраты времени и т.д.

Таким образом, российские системы по сравнению с западными имеют три проблемных зоны: наблюдение, выработка решений и ввод управляющего воздействия. Функция наблюдения мало реализована, т.к. в отечественных системах не уделено внимание проработке интерфейса между программой и внешними электронными устрой­ствами (например, электронные тур­никеты на проходной).

Недостаток реализации ввода управляющего воздействия обусловлен недостаточным уровнем автоматизации организаций пользователей, так что субъекты, принимающие решения, вынуждены использовать для передачи воздействий не информационную систему, а другие способы (телефонный звонок, личное распоряжение и т.п.).

Что касается поддержки выработки решений, то в настоящий момент как разработчики программных продуктов, так и пользователи начинают понимать, что компьютеры могут использоваться не только для хранения и поиска информации, но и помогать принимать управленческие решения. В общественном сознании наметилась тенденция перехода от учета кадров к управлению персоналом. Но, чтобы догнать в этом вопросе зарубежные системы, потребуется некоторое время.

Зарубежные системы охватывают значительно больше задач по управлению персоналом, однако во всех системах, в том числе и западных, недостаточно проработаны задачи, выполняемые в режиме развития. Как правило, задачи разработки политики и стратегии в области управления персоналом (разработка системы материального стимулирования, разработка политики решения трудовых конфликтов) в существующих информационных системах представлены достаточно слабо.

Следующим критерием выбора информационной системы является ее технологичность: 1) программная архитектура; 2) программные интерфейсы; 3) модификация; 4) масштабируемость; 5) пользовательский интерфейс.

По своим ценовым характеристикам информационные системы управления персоналом также имеют существенные различия. Так, суммарные затраты на приобретение программного продукта (включая лицензию, установку, внедрение и сопровождение) в расчете на одно рабочее место для предприятия численность 100 человек составляют для системы Босс-кадровик – 1 700 $; для 1С: Зарплата и кадры – 3540 $, для Oracle Applications Humen Resourses – 12 550 $, для R/3 Humen Resourses – 13 700 $ .

Автоматизированная кадровая система «Босс-кадровик»

Система «БОСС-Кадровик» успешно внедряется на различных предприятиях уже в течение нескольких лет и вобрала в себя за это время опыт работы десятков профессионалов-кадровиков. Современные информационные системы, поддерживающие процесс управления человеческими ресурсами предприятия (в особенности большой численности персонала), должны обеспечивать полный набор услуг, удовлетворяющих широкому и постоянно меняющемуся спектру требований, опираться на эффективную инфраструктуру хранения и обработки информации и принятия решений.

Система в целом позволяет решать задачи планирования структуры организации, штатных расписаний, формирования кадровой политики; вести оперативный учет движения кадров; поддерживать документооборот по персоналу и учету труда; рассчитывать заработную плату с разнесением затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия; готовить всю необходимую отчетность в государственные органы. Можно отметить наличие в системе и более редких функций, например обеспечивающих подбор персонала на руководящие должности; ведение кадрового резерва и мобильного персонала; аттестацию и повышение квалификации работников; поиск специалистов на рынке труда.

Система «БОСС-Кадровик» первой получила сертификат Госналогслужбы РФ, дающий право использовать ее для подготовки информации о доходах физических лиц, предоставляемых на магнитных носителях работодателями в соответствии со стандартами, введенными ГНИВЦ ГНС РФ. Отчетность, формируемая системой, разработана в точном соответствии c постановлениями Госкомстата РФ.

Программное обеспечение «Босс-Кадровик» предназначено для установки на рабочих местах специалистов следующих служб предприятия:

- службы управления персоналом (отдела кадров);

- отдела труда и заработной платы;

- табельного бюро;

- планово-экономического отдела;

- расчетной группы бухгалтерии;

- руководства подразделений и предприятия в целом.

Функциональный состав

В настоящее время в состав системы «Босс-Кадровик» входят модули «Штатное расписание», «Учет кадров», «Табельный учет рабочего времени», «Расчет заработной платы», «Учет для Пенсионного Фонда России».

Модуль «Штатное расписание»

Этот раздел системы предназначен для автоматизации деятельности по ведению структуры компании, ее штатного расписания и позволяет:

- планировать кадровый состав предприятия;

- формировать штатное расписание;

- непрерывно вести редакции штатного расписания, их утверждение и ввод в действие новых редакций;

- осуществлять контроль соответствия персонала, принятого на работу, позициям штатного расписания;

- формировать отчеты по вакансиям и/или превышению штатной численности (при желании заказчика реализуется функция автоматического запрета на превышение штатной численности при приеме на работу);

- проводить пропорциональное изменение окладов;

- поддерживать классификаторы должностей (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО), разрядов, надбавок и тарифных сеток;

- формировать различные выходные документы и формы отчетности по штатам;

- формировать отчетность для Госкомстата РФ.

Кроме того, есть возможность ввода информации о начислениях и удержаниях с заработной платы и получения соответствующих приказов по сотрудникам, группам персонала, подразделениям, по всему составу. Это освобождает расчетный отдел бухгалтерии от дублированного ввода данных.

Модуль «Учет кадров»

Модуль разработан для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу и предназначен для всей оперативной и учетной работы с персоналом предприятия. Модуль позволяет вести в актуальном состоянии справочные сведения о персонале, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п.) с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работникам. В модуле представлен широкий спектр настроек элементов приказа (подписывающее лицо, набор виз согласования и ознакомления, схема рассылки и т.п.). В состав документов по кадровому учету входят:

- документы о движении персонала (по приему и увольнению, переводу, совмещению, замещению должности, изменению оплаты);

- документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, доплатах, пособиях, компенсациях);

- документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы и т.п.);

- прочие документы по кадровому составу.

Автоматизированное рабочее место работника отдела кадров предназначено для решения следующих задач:

- ведение личных карточек на сотрудников с фотографиями;

- дополнительный ввод данных о персонале в форматах, принятых ПФР и ГНС РФ (на основе адресных данных ГНС, поставляемых вместе с системой);

- ведение архива приказов;

- оформление сотрудников на работу;

- оформление увольнения сотрудников;

- оформление отпусков и больничных;

- учет получения и выдачи трудовых книжек;

- формирование отчетных документов в вышестоящие организации.

Помимо готовых отчетов, менеджер по персоналу может создавать произвольные списки, осуществлять выборки по запросу, задавать порядок представления подразделений, сотрудников и т.п.

«Босс-Кадровик» предоставляет возможности для поиска в базе данных информации по произвольно сформированным запросам. Система автоматически оттранслирует запрос в базу данных выдаст ответ в табличном виде, который может быть дополнительно отфильтрован по любым критериям, отправлен в MS Word, MS Excel и распечатан.

Модуль «Табельный учет»

Этот модуль может работать как на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ), если на предприятии табельный учет ведется специально выделенным сотрудником, так и в составе АРМ расчетчика (модуль Расчет заработной платы).

Функции, выполняемые в модуле:

- ежедневный табельный учет отработанного времени непосредственно в подразделениях;

- учет отпусков, больничных и прогулов;

- настройка типов табелей, типов дней по табелю и многое другое;

- печать табелей в соответствии со стандартами Госкомстата.

Модуль «Расчет заработной платы»

Система расчета с персоналом по оплате труда занимает одно из центральных мест во всей системе. Она направлена на решение следующих задач:

- в установленные сроки производить расчеты с персоналом по оплате труда;

- своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования;

- собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности.

При этом выполняются следующие виды работ:

- расчет зарплаты сотрудников предприятия;

- расчет аванса;

- расчет межрасчетных выплат штатным работникам;

- ведение архива постоянных сведений по зарплате работников;

- ведение архива ведомостей и лицевых счетов за согласованный период времени, с информацией о том, как начислена любая сумма;

- формирование документов для других подразделений;

- автоматическая разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;

- формирование документов для налоговых и других органов.

Модуль «Расчет заработной платы» автоматически проводит такие виды расчетов, как:

- начисление основной и дополнительной заработной платы;

- начисление различных социальных выплат;

- начисление оплаты отпусков и больничных листов;

- удержание подоходного налога;

- удержание пенсионного налога;

- удержание по исполнительным листам.

Этот модуль существенно сокращает количество ручных и машинописных работ при оформлении документов, всевозможных отчетов и справок, так как вся информация о сотрудниках находится в базе данных. Основной функцией сотрудников отдела в этих условиях становится контроль за проведением автоматизированного расчета заработной платы и взаимодействие с личным составом по этим вопросам. Система гибко настраивается на различные алгоритмы расчета видов оплат, позволяет проводить расчеты в рублях по отношению к фиксированной сумме начислений в валюте, получать расчет методом обратного счета от суммы к выдаче и т.д. Расчеты можно проводить по различным участкам учета с разной степенью детализации - для предприятия в целом, подразделения, отдельного сотрудника. Сводные сведения по начисленной зарплате можно формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволит оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы.

Все выходные документы соответствуют формам, утвержденным Госкомстатом и ГНС РФ. Система автоматически формирует налоговую карточку и поддерживает экспорт данных в систему «Персональный учет в Пенсионном фонде России» Пенсионного Фонда РФ.

Базовые технологии и инструментарий

«БОСС-Кадровик» - часть полного программного комплекса «БОСС-Компания», который является программным продуктом автоматизации управленческой деятельности и оперативного учета предприятия любого профиля и относится к классу систем масштаба предприятия. Все модули системы сочетают в себе как функции OLTP-решения (оперативный ввод и модификация информации), так и DSS-приложения (система принятия решений). В качестве промежуточного решения этого вопроса будет осуществлена поддержка работы системы в одностороннем режиме межофисного обмена: периферия - центр.

Для развертывания HRM-функционала «БОСС-Кадровика» в компании необходимо открывать самостоятельный внутренний проект, который должен быть реализован до непосредственного внедрения расширенного функционала всей системы. Этот проект связан с формализацией заданий, разработкой должностных инструкций, документальным описанием всех (или хотя бы ключевых) должностей в компании и т. п. Подобное мероприятие, требующее значительных затрат человеческих ресурсов, зачастую становится серьезным препятствием для многих компаний.