Коммуникативность в межличностных отношениях

Всякое производство предполагает объединение людей. Но никакая человеческая общность не может осуществлять полноценную совместную деятельность, если не будет установлен контакт между людьми в нее включенными и не будет достигнуто между ними должное взаимопонимание.

Общение это многоплановый процесс развития контактов между людьми, порождаемый потребностями современной деятельности. Общение включает в себя обмен информацией между ее участниками. Деловое общение в практике менеджмента принято называть коммуникациями или обменом информацией. В него вовлекаются сотрудники организации, а также оно имеет место при взаимодействии организации с внешней средой. Информационная связь между руководителем и подчиненным может осуществляться в устной, письменной форме или с помощью технических (компьютерных) средств связи. Главной целью коммуникаций является обеспечение понимания информации, которая движется по коммуникативным каналам, а это в значительной мере зависит от наличия коммуникативных способностей общающихся сторон. К коммуникативным способностям относят: умение разговаривать, говорить, слушать в различных ситуациях, литературный язык и четкую артикуляцию.

По данным зарубежных источников от 50 до 90% бюджета времени руководителя затрачивается на межличностное общение в ходе проведения совещаний, заседаний, бесед, аудиенций. Это указывает на значимость коммуникаций в достижении высокой эффективности в работе организации.

В процессе обмена информацией в организациях важно выделять четыре базовых элемента:

1. Отправителя – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение или собственно информацию, закодированную при помощи символов.

3. Канал или средство передачи информации.

4. Получателя информации – лицо, которому предназначена информация и которое ее обычно воспринимает и интерпретирует.

В коммуникативном процессе нередко возникают проблемы. Это связано с тем, что в основном люди общаются менее эффективно, чем им хотелось бы. Это всегда препятствует эффективной деятельности организации, не говоря уже о результативности общения людей друг с другом в повседневной жизни.

Джон Майер, выдающийся исследователь в области управления, утверждает, что лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному соглашению общающихся.

Почему это происходит? Чаще всего из-за того, что люди в процессе обмена информацией допускают в своих действиях ошибки. Ошибки в общении могут иметь место и в случае, если отправитель неудачно выразил в сообщении содержание информации или неправильно выбрал канал сообщения. Например, есть виды информации, не предназначенные для передачи по телефону. Бывает так, что использование телефона обеднит, а что еще хуже, сделает информацию достоянием нежелательных получателей.

Информация, переданная в виде математических символов, не каждым может быть понятна. Если руководитель, например, имеет математическое образование, это вовсе не означает, что на своем профессиональном языке он должен общаться со всеми.

Ошибки при передаче информации могут быть и другого рода. Они могут быть связаны с недостаточным выполнением требований, предъявляемых к управленческой информации.

К информации предъявляются следующие требования:

• количественная и качественная полнота информации;

• актуальность, определяемая возрастом информации и своевременностью ее поступления к получателю;

• достоверность и точность;

• ценность и полезность;

• плотность информации, определяемая ее количеством в единице носителя.

Для того, чтобы избежать искажения и потерь информации существуют следующие приемы:

• избыточность - повторение сообщения в различных формах, по разным каналам;

• верификация - подтверждение правильности сообщения по нескольким независимым источникам;

• выпрямление коммуникаций - устранение посредников в потоках информации. Оно может быть достигнуто за счет уменьшения количества уровней управления при прохождении информации за счет установления прямых контактов между высшим руководством и нижними уровнями организации по инициативе высших руководителей, а также с помощью других средств.