74. Брифинг и пресс-конференции как основные pr – мероприятия в работе со сми

Пресс-конференция - это встреча официальных лиц компании с представителями СМИ с целью информирования общественности по актуальным вопросам. И хотя организация и проведение пресс-конференций - это лишь  один из способов передачи информации прессе, именно пресс-конференции дают наилучший результат во взаимодействии со СМИ.

По статистике организация и проведение пресс-конференций  обеспечивают гораздо более высокий отклик в СМИ на события, происходящие в Вашей компании, чем рассылка пресс-релизов.

Следует отметить, что организация и проведение пресс-конференций целесообразны только в тех случаях, когда Вы готовы  сообщить такую новость, по которой у журналистов могут возникнуть дополнительные вопросы, и Вам будет, что ответить на них.

Кроме того, организация и проведение пресс-конференции может  сыграть важную роль, если важен личный контакт официальных лиц компании с представителями СМИ.

Если же информация представляет собой малозначимую новость, то она может быть передана в СМИ посредством пресс-релиза, и необходимости в пресс-конференции нет.

При организации и проведении пресс-конференций важное значение имеет не только явка журналистов, но и выбор соответствующего места. В ряде случаев для организации и проведения пресс-конференций требуется специальное оборудование (звук, свет, прочее оборудование).

Коммуникатор – инициатор (предприятие, клиент); VIP –персоны предприятия (возможно замы)

Сообщение – тема (пресс-релиз: история проблемы;

пресс-кит: подборка материала по данной теме, дается каждому журналисту на конференции с тем, чтобы предоставить им исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах. Пресс-кит включает в себя

-оглавление,

-пресс-релиз,

-информационное письмо о теме ПК, истории ее развития, современном состоянии и прогнозах на будущее

-фактические справки о предмете ПК, включающему необходимую числовую и графическую информацию,

-заявления для прессы (тексты выступлений основных действующих лиц ПК),

-фотографии по теме ПК

-биографии основных участников с их фотками, публикации).

Каналы распространения – СМИ

Получатель – журналисты, через них СМИ, целевая аудитория

До ПК:

Обозначение темы, нейтрального места, времени, участников (ФИО)

1. главный участник ПК – ньюсмейкер (пресс-секретарь) - делает заявление и отвечает на вопросы журналистов

2. место д.б нейтральным;

3. время – наиболее подходящее со вторника по четверг (от 11.00-16.00), если хотите, чтобы материал попал в утренние газеты, тогда с 11.00 – 13.00);

4. подготовка списка СМИ

5. приглашения для журналистов, где д.б. указаны тема, ньюсмейкер, время, место и телефон контактного лица)

6. анонсовый пресс-релиз – краткая инф. об организаторах, тезисный обзор темы) Цель – заинтересовать журналиста прийти на конференцию.

7. за неделю до ПК рассылка приглашений и анонсового пресс-релиза в СМИ

8. мониторинг и телефонный обзвон приглашенных

9. подготовка медиа-кита (пресс-кит)

10. контрольный обзвон-мониторинг на базе приглашенных за день до ПК

11. техническая организация: площадка, стулья, микрофоны, вода, стаканы, бумага, ручки. Если зал, где будет проходить ПК, сложно найти в здании, на пути к нему необходимо разместить таблички с надписью «ПК» и указанием направления или номера этажа и офиса. Необходимы таблички с данными участников ПК (ФИО, причем с двух сторон, чтобы человек легко нашел свое место). За столом участников располагается логотип организаторов или флаг компании с логотипом.

12. организация фуршета;

13. составление листа регистрации СМИ.

Во время ПК (30-60 минут)

1. Каждый представитель СМИ за 30 мин. до начала д. пройти регистрацию, которую проводит инициатор. Им выдается пресс-кид.

2. Участники ПК выходят на площадку в точно назначенное время, нежелательно предварительное общение участников друг с другом и со СМИ

3. Открывает ПК ведущий (исключительно представитель организации), а потом ньюсмейкер. Функции ведущего:

• приветствие журналистам;

• озвучивание регламента;

• объявление темы ПК;

• представление участников как в начале ПК, так и перед каждым выступлением;

• предоставление слова ньюсмейкеру

• заключительное слово предоставляется ведущему;

• фуршет м.б и необязательным