77. Специальные мероприятия в связях с общественностью: выставки, ярмарки. Правила организации и проведения.

Специальные PR-мероприятия представляют собой большую группу PR-акций, активно используемых в случаях, когда нет достаточно основательных новостных поводов, способных заинтересовать СМИ и обеспечить поток позитивных журналистских материалов о коммерческой структуре и ее продуктах.

Таким образом, задачи специальных PR-акций сводятся к двум важным моментам:

1) обеспечение постоянного присутствия коммерческой структуры в информационном поле;

2) дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к компании, ее продукции или услугам.

Итак, цель специальных мероприятий - используя нестандартные приемы, в первую очередь расположить к себе самих журналистов, а затем с их помощью привлечь внимание и интерес общественности.

Выделяются следующие разновидности специальных мероприятий: пресс-туры, тесты, выставки, ярмарки, фестивали и другие.

Выставки и ярмарки стали одним из ведущих средств ПР во всем мире. Понятия «выставка» и «ярмарка» не всегда имеют одинаковое значение. Иногда под выставкой понимают демонстрацию достижений человека в областях науки, техники, промышленного производства, сельского хозяйства. Ярмарка — это экономическая выставка с правом продажи товаров со стенда, и проводится она периодично. Торговый показ ( trade show ) — аналог ярмарки, собирает в одном месте в определенное время группу поставщиков, представляющих физические экспонаты своих продуктов и услуг.

Принятие решения об экспозиционировании

Существуют 3 основные причины участия в выставке: 1) обеспечение/продвижение имиджа, 2) продвижение продаж, 3) исследование рынка. При этом фирма — потенциальный участник должна быть уверена, что аргументы в пользу Кроме того, фирма должна быть готова к кропотливой работе не только до, но и во время, и что важно, — после закрытия выставки.

Решившись экспозиционироваться, фирма должна выбрать подходящую выставку.

В отношении места проведения выставки делятся на передвижные (мобильные) и стационарные. Передвижные малоформатные выставки обычно не имеют постоянного места дислокации, а стационарные тяготеют к крупным выставочным центрам.

В зависимости от тематики выставки делятся на тематические (экспозиции объединены одной узкой темой), специализированные (представляющие одну отрасль) и универсальные (посвященные различным общественно значимым темам).

Организация участия в выставке

Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной, контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки. В идеале подготовка фирмы к участию в выставке должна начинаться за 12 месяцев (иногда и более) до открытия выставки. Участие фирмы в выставке следует рассматривать как проект — комплекс взаимосвязанных работ, направленный на достижение конкретной цели, использующий ограниченные ресурсы. Работу по реализации этого проекта руководство фирмы должно возложить на ответственного менеджера из числа старших управляющих, или на внешнего консультанта.

Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов участия в выставке. К этим вопросам относятся:

1. Площадь, к-ая необходима вашей фирме для представления товаров и услуг. Для этого надо решить — что вы собираетесь экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и сколько стоит квадратный метр площади.

2. Разработка бюджета проекта: аренда площади, стендовые услуги, сооружение стенда, персонал и обеспечение и др.

3. Выбор/дизайн стенда. Стенд — это конструкция, позволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд может быть стандартным или специальным (двухъярусным, спиральным и т.д.). Может использоваться собственный павильон — что дороже. Стенд может быть привезен или его изготовление может быть заказано организатору выставки.

Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действующие модели, фильмы — всё, что привлекает необычностью. Экспозиция должна иметь место для верхней одежды сотрудников, место для приема — гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.

4. Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют общие правила поведения персонала у стенда на экспозиции:

— будь доброжелателен и дружелюбен, — оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно, — подходи к ним с уместным замечанием, например, — Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру? — спрашивай посетителя — для какой компании он работает и какова его роль в компании, — обеспечь возможность предоставления дополнительной информации, — носи символику/значок своей компании, — разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду, — давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его, — если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя, — представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.

5. Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).

6. Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

7. Организация рекламной компании участия вашей фирмы в выставке в специальной и местной прессе.

8. Распечатка приглашений посетителям, в появлении к-ых участник заинтересован.

Ведение работ по проекту участия фирмы в выставке требует составления соответствующего графика и контроля его исполнения.

Выставки и ярмарки с точки зрения связей с общественностью являются комплексными мероприятиями, объединяющими целые группы достаточно эффективных PR-акций по взаимодействию с целевыми аудиториями. В план работы экспозиции включают не только показ новейших образцов продукции и непосредственную работу с потенциальными клиентами, но и целый ряд сопутствующих событий:

• пресс-конференции или брифинги (в идеале желательно «засветить» коммерческую структуру и ее продукцию как минимум дважды — на общей пресс-конференции организаторов по случаю открытия выставки или подведения ее итогов и на отдельной пресс-конференции, проводимой компанией самостоятельно;

• семинары или workshop для специалистов;

• анкетирование целевых групп с целью выявления мнений или интереса к продукции и фирме в целом;

• эксклюзивные интервью СМИ;

• распространение рекламно-информационных материалов: брошюр, листовок-флайерсов, пресс-релизов, прайс-листов, каталогов, промо-материалов (календари, постеры, наклейки);

• промо-акции, сэмплинги, дегустации и показательные тесты;

• распространение корпоративной сувенирной и промо-продукции с логотипом бренда или компании (авторучки, блокноты, канцелярские товары, пластиковые пакеты);

• акции по привлечению постоянного внимания к экспозиции (crowd drawing activities): лотереи, конкурсы, викторины, состязания.

Работа с представителями СМИ на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях -участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа мероприятий, каталог Новая услуга организаторов: пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ.