3.3.13. Службові листи

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та при­ватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних опера­тивних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекоменда­ції, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питан­ня. Головна мета службового листа — спонукати до дії, перекону­вати, доводити, пояснювати.

Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категорич­них виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» і т. ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і но­мер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Реквізити: назва й адреса організації — відправника листа; номер і дата листа; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керів­ника; віза виконання (підпис на копію).

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист — документ, який інформує адресата про наравлення до нього доданих до листа документів.

Починають такий лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «До­даємо» і т. ін., а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і но­мер) документа, що направляється.

Формуляр супровідного листа наведено в Додатку 4 (зразок 32).

Лнст-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Формуляр листа-запрошення наведено в Додатку 4 (зразок 33).

Інформаційний лист — повідомляє адресата про певний факт чи захід.

Рекламний лист — різновид інформаційного листа, направляєть­ся конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Формуляр інформаційного листа наведено в Додатку 4 (зразок 34).

Лнст-повідомлення близький до листів-запрошень та інформа­ційних листів. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.

Формуляри листів-повідомлень наведено в Додатку 4 (зразки 35-36).

Лист-підтвердження — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, до­говір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «під­тверджувати» .

Формуляр листа-підтвердження наведено в Додатку 4 (зразок 37).

Лнст-нагадування — містить вказівку про наближення або закін­чення терміну певного зобов'язання або проведення заходу.

Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

Формуляр листа-підтвердження наведено в Додатку 4 (зразок 38).

Гарантійний лист — документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.).

Виклад тексту по­винен бути чіткий та виразний.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли га­рантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Формуляри гарантійних листів наведено в Додатку 4 (зразки 39-40).

Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адре­сата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обме­жена.

Формуляр ініціативного листа наведено в Додатку 4 (зразок 41).

Лист-відповідь — за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни.

Відмова в такому листі повинна бути ва­гомо аргументована.

Формуляри листа-відповіді наведено в Додатку 4 (зразки 42-43).