4. 2. Візитна картка як форма ділового спілкування

Візитна картка — невеликий аркуш картону, на якому друкуються прізвище, ім'я, по бать­кові, місце роботи, посада, адреса, телефон, телекс, факс, електронна пошта тощо.

Оформлення візитної картки. Візитна картка посадової особи — чоловіка на сантиметр більша за візитну картку жінки (у Великобританії — навпаки).

Звичайна ділова візитна картка виглядає так:

Зразок:

Торговельна компанія

«Perpetuum Mobile»

Стовпець Сергій Васильович

Генеральний директор

Тел:. +38 (048) 7232045 65082, Одеса

Факс: +38 (0482) 325439 вул. Софіївська 30

Е-mail: office@perpetuum.com.ua

Розмір і шрифт візитних карток суворо не регламентуються і звичайно залежать від місцевих звичаїв. Найбільш розповсюджений розмір візитної картки для чоловіків 9 см x 5 см, іноді 10 см x 6 см, а для дам — 8 см х 4 см. Значні відхилення від цих розмірів небажані, тому що візитні картки є документом для банку даних і зберігаються в спеціальних клясерах.

Візитні картки друкуються на щільному крейдованому папері, неповинні бути екстравагантними і мати золоті обрізи. Класичне співвідношення кольору тексту і кольору картки — чорно-біле. Вигадливе оформлення візитної картки насторожує, а недбале оформлення може викликати упередження. Замовляти візитні картки рекомендується по 200 —300 штук: при меншій кількості вони швидко розійдуться, при більшому вони можуть стати непридатними у випадку зміни вашого положення в суспільстві чи ваших координат.

Варто мати на увазі, що в багатьох закордонних фірмах є фахівці, що вивчають візитні картки передбачуваних ділових партнерів з погляду респектабельності останніх і навіть фінансового положення.

Склалась та­ка практика, що з одного боку візитної картки текст друкується рідною мовою, а на зворотньому — мовою країни перебування. Зазначимо, що це не зовсім правильно, оскільки одна сторона мала б бути вільною для будь-яких записів. Отже, краще замовити два комплекти з однобічними текстами — на українській (російській) і іноземній мовах.

Важливо, щоб текст картки іноземною мовою підготував професійний перекладач, тому що назви посад, відділів і підрозділів часто не мають в іноземних мовах прямих аналогів.

На візитній картці, складеної іноземною мовою, по батькові не вказується, оскільки це поняття незнайоме іноземцям, і вони можуть прийняти його за подвійне прізвище — позначається лише перша буква по батькові, наприклад:

Mr. Ivan V. Frolov.

Варто знати, що в ряді країн існує дивний, на наш погляд, звичай — дружина носить не тільки прізвище, але й ім'я чоловіка, наприклад:

Mrs. Richard Schenk.

У нашій країні у візитних картках дружин дипломатів, співробітників і т.д. вказуються ім'я і прізвище, наприклад:

Mrs. Ludmila Ivanovа.

Іноді вживається об'єднана візитна картка, наприклад:

Mr. & Mrs. Eduard Ivanov.

Такі картки розсилаються чи вручаються головним чином дамам і сімейним парам.

Візитні картки з фотографією власника в багатьох країнах вважаються проявом дурного смаку. Варто знати, що якщо у вас виявилася візитна картка дами, на лівій стороні якої знаходиться її кольорова фотографія, а на правій тільки ім'я і номер телефону, те ця жінка є представницею тієї самої древньої професії.

Використання візитних карток. Візитні картки застосовуються в таких випадках:

1. Привітання. Прийнято вітати своїх зарубіжних партнерів у день їх національного свята. Звичайною формою вітання є над­силання візитної картки.

У такому випадку внизу зліва треба зробити напис чорнилом або простим олівцем (це правильніше). За традицією цей напис є ско­роченим позначенням відповідних французьких слів із таким зна­ченням:

♦ Р.— () — щоб привітати;

♦ Р... N. А.— () — щоб привітати з Новим роком;

♦ Р.... N. А. — () — щоб подякувати і привітати із Новим роком.

2. Висловлення співчуття. Для висловлення співчуття з приводу національного трауру тощо надсилається візитна картка з таким надписом:

♦ Р. С.— () — для співчуття.

3. Висловлення подяки. На знак вдячності за привітання чи висловлення співчуття, за подарунки тощо протягом 24 годин надсилається відповідна візитна картка, внизу зліва якої робиться напис:

♦ Р..— () — щоб подякувати.

4. Від'їзд із країни. При від'їзді із країни, де ви знаходилися у коротко чи довготерміновому відрядженні, якщо вам не випала нагода попрощатися особисто з діловим партнером, можна надіс­лати йому візитну картку з надписом:

♦ Р. Р. С.— () — щоб попрощатися у випадку остаточного від'їзду

(замість особистого візиту).

5. Представлення. Щоб представитися особі, з якою ви збираєтеся співпрацювати, можна вашу візитну картку надіслати ра­зом з візитною карткою іншої особи, яку майбутній партнер вже добре знає. Тоді на другій візитній картці пишеться:

♦ Р. Р.— () — щоб представити (відповіддю є надсилання візитної картки без надпису).

6. Запрошення на прийом. Для запрошення на неофі­ційний прийом вгорі на візитній картці пишеться ім'я та прізвище запрошуваної особи, а внизу зазначають вид прийому (сніданок, коктейль тощо), місце, час і дату.

У разі перевантаження візитної картки інформацією запрошення надсилають на листівках, до яких приколюють свою візитну картку.

7. У разі зміни адреси замість старої візитної картки над­силається нова візитна картка з новими реквізитами.

Залежно від характеру стосунків написи на картках можна роби­ти рідною мовою:

«дякує за новорічне привітання»,

«шле свої найкращі побажання у Новому році»,

«дякує за увагу»,

«висловлює співчуття»

«Поздоровляє зі святом»,

«Дякує за поздоровлення»,

«З найкращими побажаннями посилає художній альбом на пам'ять...

Слід запам’ятати, що візитні картки за звичай не підписуються, дата на них не ставиться. За кордоном поширене правило залишати першим свою візитну картку особі молодшій за віком чи нижчій за рангом.

Жінки не лишають свою візитну картку в домі неодруженого чо­ловіка. Після представлення жінці чоловік повинен протягом тижня на­діслати їй свою візитну картку і картку для її чоловіка.

Використання візитних карток не обмежується зазначеними випадками.

Візитні картки, що посилаються поштою або з кур'єром, вкла­дають у спеціальний конверт, на якому вказують ім'я, прізвище, і посаду адресата. Можна надсилати кілька візитних карток одному адресату від різних осіб в одному конверті. Якщо в такому конверті є візитні картки для кількох осіб, то це зазначають угорі зліва на кожній візитній картці, надписуючи прізвище особи.

Щоб запобігти використанню візитної картки, що надсилається в конверті, сторонньою особою в недобрих цілях, варто написати на ній кілька рядків. Правий кут візитних карток, привезених безпосередньо вами, загинають, що означає особисте відвідування, а у випадку, коли візитні картки посилаються з нарочним чи поштою, кути не загинаються.

На отримані візитні картки поштою чи кур'єром прийнято від­повісти візитною карткою протягом 24 годин (особисто вручати адресату свою візитну картку з висловлення подяки не прийнято).

Л І Т Е Р А Т У Р А