3.3.14. Службова телеграма

Телеграма — узагальнена назва різноманітних за змістом доку­ментів, переданих, як правило, по телеграфу.

Телеграми надсилаються у термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасної доставки ін­формації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).

Гранична стислість мови телеграм виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівни­ки вживаються рідко. Заперечення «не» не вилучають. Телеграми мо­жуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді скоро­чень «крпк», «км» вживають тоді, якщо вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочи­нається дієсловом у множині чи однині. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й — до від­ділення зв'язку; 2-й — до справи (копія).

У випадку, коли телеграми надсилають службові особи, що пе­ребувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату, якщо йому видано паспорт.

Телеграми друкуються вели­кими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то ви­хідний номер останньої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді — у кінці тексту, перед підписом.

Формуляр службової телеграми наведено в Додатку 4 (зразок 44).

3.3.15. Службовий факс

Факс — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:назва документа (факс); дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва організації й службової особи — одержувача факсу; текст.

Текст факсу складається без скорочень.

Формуляр службового факсу наведено в Додатку 4 (зразок 45).

3.3.16. Телефонограма

Телефонограма — термінове повідомлення, передане адресатам по телефону. Це один із видів усної ділової кореспонденції.

Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.

Реквізити: назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка передає телефонограму; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва організації й службової особи — одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; час; текст.

Текст телефонограм має бути стислим, без слів, що важко ви­мовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без ско­рочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Формуляр телефонограми наведено в Додатку 4 (зразок 46).