2.3. Оформлення документів за допомогою технічних засобів

В останній час майже всі документи виготовляються за допомогою комп'ю­терної техніки. Рукописним способом дозволено оформлювати деякі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи,

Текст документів, надрукованих на папері формату А4. рекомендовано державним стандартом друкувати через 1,5 міжрядкові інтервали, а формату А5 — через 1-1,5 міжрядкові інтервали.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 між­рядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погод­ження» виокремлюють один від одного через 1,5 - 2 міжрядкові інтервали.

Приклад : 

                ПОГОДЖЕНО

Голова Державного комітету

з питань регіональної політики України

Підпис Ініціал(и), прізвище

Дата

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифровування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Приклад : 

Завідувач планового відділу

Одеського національного

морського університету Підпис Ініціал(и), прізвище

Дата

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено про­довжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега до­кумента:

- 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

- 92 мм — для реквізиту «Адресат»;

- 104 мм — для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

- 125мм — для розшифровування підпису в реквізиті «Підпис»;

- 0 мм (не роблять відступ від межі лівого берега_ для реквізитів:

«Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіна­лом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 104 мм.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на доку­мент, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять відповідно до ДСТУ 6341-2003 посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків. Але інколи можна зустріти нумерацію, де номер сторінки проставляють справа вгорі аркуша на відстані не менше 10 мм від країв аркуша.