4. Міжнародна практика ділового листування

4.1. Етикет ділового листування

Бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата. Отже, якщо ви хочете досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист і за формою, і за змістом психологічно виграшним і з першого ж погляду викликав повагу і бажання мати з вами справу.

Діловий лист прийнято писати на бланках фірми (організації), де вже є реквізити фірми-відправника (організації, закладу, установи).

Презентабельний бланк — це своєрідна візитна картка вашої фірми. Його дизайн та поліграфічні якості — саме ті «другорядні» де­талі, за якими судитимуть про престижність та респектабельність відправника. Тому для виготовлення фірмових бланків використо­вуйте лише високоякісний папір.

Для ведення кореспонденції спільних підприємств виготовля­ються бланки, на яких реквізити видрукувані двома мовами: укра­їнською та англійською (німецькою, польською, російською, бол­гарською тощо).

Українсько-англійські бланки використовуються також для ве­дення ділового листування вітчизняних українських організацій із зарубіжними партнерами.

У міжнародній практиці ділового листування слід дотримуватись таких рекомендацій:

1. Офіційно-ділові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони.

2. Якщо лист більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде» («продолжение следует, «сопtiпиеd оvеr» і т.п.).

3. Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими циф­рами.

4. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примір­нику листа, що залишається.

5. У тексті не допускають виправлень, підчищень.

6 Резолюції на усіх видах вхідної кореспонденції робляться олів­цем або на окремих аркушах паперу, що додаються до аркуша листа.

7. Лист складається текстом всередину Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна складати вдвоє.

8. Конверти мають бути відповідного розміру і за дизайном повинен відповідати бланкові. Бажано, щоб він був виготовлений з добротного паперу та мав зображення фір­мового знаку та інших реквізитів.

Службові листи до ділових зарубіжних партнерів, як і листування між ними самими, оформляють за правилами, викладеними в міжнародних стандартах – ISO (International Organization for Standartization).

Формуляри -зразки міжнародних листів наводяться у Додатку 5.

Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазна­чають власне одержувача (це може бути також назва фірми, підприємства), ім'я та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка - номер будин­ку, назву вулиці; в наступному рядкові - назву міста, штату, графства, поштовий округ; рядком нижче - назву країни. Наприклад:

П. К. Лапмігікоскі,

Генеральному директорові,

«ТАМПЕЛЛА ПАУЕР ІНК.»

109, Лапінті

ТАМПЕРЕ, 33101,

ФІНЛЯНДІЯ

Якщо лист надсилається до Лондона, то скорочено зазначають також поштовий район: Е.С. (East Central), N.W. (North West), W.C. (West Central) і т.д. Наприклад:

London, W.C.

"EXPRESS DELIVERY" (з терміновою доставкою),

"ТО BE CALLED", або "POST RESTANTE" (до запитання).

Адресу відправника оформляють за звичайними правилами.

У кінці назв багатьох британських фірм (підприємств) зазна­чається: "Limited" (або скорочено - "Ltd") - від "limited liability company", тобто "товариство з обмеженою відповідальністю".

До назв американських фірм (підприємств) може додаватися сло­во "Corporation" (Co.), що означає "акціонерна корпорація", або "Incorporation" (Inc), тобто "зареєстровано як корпорація".

Якщо адреса, за якою хочуть надіслати листа, точно не відома, то його адресують фірмі (підприємству), що підтримує стосунки з цією особою і може передати або переслати їй листа. У такому разі перед назвою фірми (підприємства) друкують: "In care of " чи "Care of ", або скорочено "С/о", що перекладається як "на піклування" і вживається у значенні "на адресу". Наприклад:

Mr. A.D.Mushtuk

С/о Prenttice-Hall, Inc.

170 Sunset Street,

New York, N.Y., 10022

U.S.A.

При написанні адреси використовують також скорочення, що позначають посаду чи звання адресата: М. В. А. — магістр економіки управління; Рh. В. — бакалавр філософії; Рh. М. — магістр філософії; Рh. D. — доктор філософії; В. L. — бакалавр права; LL. D. — доктор права; М. S.— магістр природничих наук; Sс. D. — доктор природничих наук; А.В.— бакалавр гуманітарних наук; L.H.D — доктор гуманітарних наук; Мgr. — менеджер; Аss. — асистент; Аtly — адвокат, повірений у справах; Епg. — інженер; С. Е. — інженер-будівельник; Е. М. — гірничий інженер; М. Е. — інженер-механік; G. М. — генеральний директор; Dir. — директор; Ргеs. — президент; Dr. — доктор; Ргоf. — професор; V. Р. — віце-президент; V. С. — заступник голови.

Якщо посада вашого кореспондента не очевидна із скорочення, поставленого перед прізвищем, то її треба вказати. Це робиться для того, щоб лист не був сприйнятий, як особистий, і в разі відсутності адресата його міг відкрити заступник. Якщо ви хочете надіслати лист особисто кореспонденту, то після прізвища слід поставити «особисто» («Рrivate» — Англія, «Реrsonal» — США, «Сопfidential» — Англія, США).

У разі пересилання у конверті невеликих брошур, буклетів пи­шуть:

«Друкована продукція» («Ву book Post») або «Рrinted Matter».

Якщо лист має кількох адресатів, то зазначають прізвища осіб, посади або назви фірм (компаній), до яких надіслано копії. Наприклад:

СС: Mr. John Smith, Accounts Manager, де

"СС" - скорочення слів "carbon copi", що означає "копія".

Адресу, написану на конверті, повторюють на початку листа в лівому верхньому куті.

Дату відправлення із зазначенням місяця буквами вказують справа нижче реквізитів фірми-відправника (установи), наприклад: 11 січня 2009.

Слід пам’ятати, що прийняті у нас написання дати 11.01.09 у міжнародній практиці не вживається.

У США спочатку зазначають місяць, а далі число — Cічень, 11, 2009.

Прізвище адресата пишуть з ініціалами: спочатку ініціали, а да­лі — прізвище. Ввічливість вимагає, щоб перед ініціалами було ско­рочення на зразок:

«П.» («Пану», «Пані») або «Панам».

Слова «Пан» і «Пані» завжди скорочуються. Вони ніколи не вжи­ваються самостійно, без прізвища. А звання й титули (типу генерал, полковник, професор, президент) бажано писати повністю, особливо на конверті листа.

Ввічливе звертання пишуть нижче, без абзацу, зліва, наприклад:

«Дорогий п. + прізвище»;

«Дорогий докторе + прізвище»;

«Панове»,

«Шановні панове»;

«Шановний п. + прізвище».

У офіційних листах не прийнято звертатися на “ти”, навіть, якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні. За­лежно від ступеня близькості з вашим кореспондентом можна звер­нутися:

«Шановний Джоне,» (ім'я).

Якщо в листі до німецького адресата треба звернутися:

«Дорогий п. докторе + прізвище», то до австрійського і швейцарського досить написати:

«Дорогий п. Докторе,» (після вступного звертання ставлять кому, а не знак оклику).

Часом виникають труднощі щодо визначення статі адресата за його прізвищем. Ось деякі підказки. Наприклад, в Ісландії замість прізвища пишуть ім'я батька, до якого додають слово «донька» або «син». Окрім того, на першому місці завжди стоїть ім'я, а далі прізвище.

У країнах арабського Сходу перераховують ряд імен пращурів:

Ахмед ібн (син) Мухаммед ібн Хасан ібн Хуссейн або Фатіма бінт (дочка) Хасан тощо.

У більшості країн світу, як вже зазначалось, прийнято писати спочатку ім'я, а потім прізвище. Однак є винятки. У Китаї, наприклад, на першому місці стоїть прізвище, а далі ім'я. У Японії навпаки. В Угорщині на пер­шому місці пишуть прізвище, а потім ім'я. Якщо до прізвища жінки додане закінчення «не», це означає, що вона заміжня: Іштване (чоловік — Іштван).

Адресат може мати титул або звання: граф, доктор, магістр тощо.

У такому випадку замість «Пану» можна зазначити титул (звання), зокрема:

Доктору Д. Сміту,

Професору А. Шульцу і т. ін.

Однак в Німеччині прийнято пи­сати й говорити на зразок:

«Пан + титул (звання) + прізвище» .

У всіх за­хідноєвропейських країнах (і в США) в усному й письмовому звер­танні опускати титули і звання вважається неввічливим, проте його не прийнято згадувати в тексті листа.

В Англії часто вживається ввічливе звертання «Есквайр» (скоро­чено «Еск.» — «Еsquire»), яке ніколи не вживається із словом «Пан», наприклад:

Джону Сміту, Еск.

Тему листа позначають з наступного рядка знаком Re: («Reference», тобто «Стосовно» чи «Стос.»). Наприклад:

Re: «У відповідь на ваш факс від 18 червня 2009».

Якщо ваш лист стосується однієї проблеми, то тему можна позначити і до звертання (після адреси). Якщо листування стосується кількох питань, то зручно відразу після звертання позначити теми листа. Наприклад:

Шановний п. Уайт,

Rе: Про Ваші пропозиції щодо проекту «Ліга»,

Несплачені рахунки № 217354, 518271,

Про зустріч делегації... у вересні 2009 р.

Однак сьогодні все частіше вживається спосіб, коли заголовок до тексту листа прос­то підкреслюється або пишеться великими літерами, наприклад:

Шановний пане Уайт,

про Ваші пропозиції щодо проекту «Ліга», або:

ШАНОВНИЙ п. УАЙТ,

ПРО ВАШІ ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ПРОЕКТУ «ЛІГА».

Реквізит “доповнення” оформляють наприкінці листа, коли йо­го вже підписано, а потім виникла потреба додати ще щось. Наприк­лад:

P.S. (далі йде текст приписки), де "P.S." - скорочення слів "post scriptum", що означає латинською мовою "приписка".

Варто зазначити, що в Україні з введенням у дію Правил користування послугами пошто­вого зв'язку⁵ встановлено новий порядок адресування поштових відправлень. Відповідно до цього, у лівій верхній частині лицьового боку конверта зазначають адресу відправника, а в правій нижній – адресу одержувача.

Послідовність відомостей така:

1. Ім'я, по батькові, прізвище (для організацій — найменування підприємства, організацій, установи).

2. Вулиця, номер будинку, квартири.

3. Населений пункт, номер відділення зв'язку.

4. Район і область (за потреби).

На поштових відправленнях, адресованих до запитання, на абонементну скриньку або до населеного пункту, що не має назв ву­лиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначають повністю.

Оформлення конверта в Україні наводиться нижче.

Зразок:

місце

для

марки

(індекс та адреса відправника)

252005

В. Ф. Бондарчук

вул. Вишнева, 20, кв. 47

м. Київ, 5

243010

(індекс одержувача)

О. М. Пономаренко

вул. Лозова, 14

м. Перевальськ

Луганська обл.

(адреса одержувача)