4. Совершенствование коммуникаций в организациях

Преодолеть преграды в коммуникациях возможно за счет реализации следующих управленческих действий:

• организовать систему обратной связи (например, посещать подразделения организации, проводить периодические опросы сотрудников);

• совершенствовать структурное построение организации, отлаживать скалярную цепь;

• совершенствовать систему сбора, обработки и передачи информации, использовать современные информационные технологии.

- регулировать информационные потоки, чтобы качественно и количественно информация соответствовала потребностям в ней;

• облегчение поступления информации наверх через системы сбора предложений (ящики для анонимных предложений, выделение каналов для анонимных звонков).

Для предупреждения искажения информации и неправильного понимания ее смысла, руководству организации следует постоянно организовывать встречи с работниками, выпускать информационные бюллетени, обсуждать проблемы в коллективе.

Информационная поддержка процессов моделирования управленческих решений может осуществляться с использованием разнообразных программных средств, основными из которых являются:

• стандартные офисные программные продукты;

• системы управления проектами;

• специализированные статистические пакеты и т.п.

Источниками получения информации для менеджера могут служить:

1. Печатные издания и средства массовой информации.

2. Справочные издания.

3. Официальные публикации государственных, правительственных, местных органов управления.

4. Открытые результаты научных исследований, социологических опросов.

5. Данные министерства статистики и анализа, отраслевых министерств и концернов.

6. Выставки, совещания, конференции.

7. Формы статистической и бухгалтерской отчетности предприятий и первичной документации предприятия.

8. Экспертные обследования, управленческое консультирование.

9. Опрос покупателей.

10. Товары, цены, действия конкурентов, др.

Лекция №11 Сущность руководства, власти, влияния.

Руководство – это право оказывать влияние на отдельные лица и на группы, побуждая их работать на достижение целей организации. Это непосредственное воздействие управляющего на персонал с целью побудить его к выполнению определенных действий надлежащим образом.

Власть – это возможность оказывать влияние на поведение людей, это возможность распоряжаться кем или чем-либо, починять их своей воле.

Влияние – это способность одного индивида вносить изменения в поведение другого индивида, изменять отношения и чувства к нему других людей.

Руководство осуществляется с помощью власти и влияния.

Власть является необходимым условием успешной деятельности организации.

Необходимость власти в организации обусловлена следующими обстоятельствами:

1. Руководитель в своей деятельности зависит от своего непосредственного начальства, подчиненных и коллег (это его окружающая среда). Без их содействия он не может выполнять свои функции. А формальное делегирование полномочий может быть ими не принято.

2. Зависимость линейного управляющего от штабного управленческого персонала, над которым у него нет никакого контроля.

3. Повышение уровня образованности современных работников, что ведет к появлению их меньшей смиряемости с традиционной властью.

Поэтому власть необходима в любой организации. Объем власти и личного влияния в организации зависят от:

1. Формальных полномочий должностного лица.

2. Личности и способностей руководителя.

3. Личности лица, на которое оказывается влияние.

4. Степени зависимости одного лица от другого - чем больше зависимость, тем больше власть. Это можно выразить формулой:

Уровень влияния облеченного властью лица А на лицо Б

==

Степень зависимости лица Б от лица А

Поэтому существует такое понятие как власть подчиненных – это означает, что подчиненные имеют власть над руководителем в вопросах объема предоставляемой информации и неформальных контактов с людьми в других подразделениях, чье содействие необходимо. Власть подчиненных проявляется также в том влиянии, которое подчиненные могут оказывать на своих коллег и их способности выполнять свои задачи.

Руководитель должен знать, что поскольку подчиненные часто обладают властью, то использование им в одностороннем порядке своей власти в полном объеме может вызвать у подчиненных желание продемонстрировать свою власть. Поэтому необходимо поддерживать баланс власти – то есть власть, достаточную для обеспечения достижения целей организации, но не вызывающую у подчиненных чувства неприятия и желания непокорности.

Власть может принимать разнообразные формы. Выделяют 5 форм власти и соответствующих им типов влияния:

1. Власть, основанная на принуждении – влияние через страх. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказывать таким образом, который помешает удовлетворению какой-то насущной потребности, или вообще может сделать какие-то другие неприятности Власть посредством принуждения это влияние через страх. Страх может быть использован и фактически используется в современных организациях, но не часто, т.к. со временем может стать весьма дорогостоящим способом влияния Достоинства - быстрота и доходчивость. Слабые стороны метода влияния через страх состоят в следующем:

• отсутствие доверия;

• большие затраты, связанные с ее применением (так как должна быть тщательная система контроля, которая поймает человека в момент неуставного поведения);

• усиливается стремление людей сознательно обманывать власть;

• высокая текучесть кадров;

• низкая производительность труда.

2. Власть, основанная на вознаграждении – влияние через положительное подкрепление. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить насущную потребность. Обещание вознаграждения - один из самых старых и часто самых эффективных способов влияния на других людей. В некотором смысле власть, основанная на вознаграждении, будет действенна всегда при условии, что руководитель сможет правильно определить то, что в глазах исполнителя является вознаграждением, и фактически предложить ему это вознаграждение. Однако на практике у руководителя масса ограничений в возможности выдавать вознаграждения. У каждой организации ресурсы ограничены, и она может выделить на поощрение персонала строго определенное количество ресурсов.

Достоинства - доступен и понятен обеим сторонам

Недостатки - эффектиен только тогда, когда руководитель правильно определил ценность вознаграждения и имеет возможность его предложить

3. Экспертная власть – влияние через разумную веру. Исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, следование которым продвигает его к достижению целей организации и удовлетворению своих потребностей. Исполнитель принимает на веру ценность знаний руководителя. В этом случае влияние считается разумным потому, что решение исполнителя подчиниться является сознательным и логичным. Властью эксперта может пользоваться не только руководитель, но и хороший специалист (когда руководитель прислушивается к его мнению). Ограниченность - ее формирование требует длительного времени, может вырасти власть подчиненного.

4. Эталонная власть (власть примера) – влияние через харизму. Характеристики или свойства влияющего настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет быть таким же, как влияющий. Харизма- это, власть, построенная не на логике, не на логике, не на давней традиции, а на силе личных качеств или способностей лидера. Харизматическое влияние определяется отождествлением исполнителя с лидером или влечением к нему, а также от потребности исполнителя в принадлежности и уважении.

5. Законная власть – влияние через традиции. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания, и что его долг - подчиняться им. Законная власть бывает действенна тогда, когда подчиненный повинуется указанию руководителя только потому, что он стоит на более высокой ступеньке организационной и иерархии. Все руководители пользуются законной властью, потому, что им делегированы полномочия управлять другими. Влияние с помощью традиции возможно лишь тогда, когда нормы культуры, внешние по отношению к организации, поддерживают точку зрения, что подчинение начальству является желаемым поведением.

Достоинства - стабильность, реагирует не на человека, а на должность, быстрота и предсказуемость. Недостатки - твердая приверженность традициям таит опасность сопротивления переменам и может входить в противоречия с ценностями современного человека.