Письмо-запрос - основа для конструктивного диалога с сотрудниками фонда по поводу проекта

Письмо-запрос должно:

• быть кратким;

• объяснить, почему Вы обратились именно в этот фонд;

• четко объяснить необходимость данного проекта и суть проблемы;

• содержать ясную информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта;

• убедительно объяснить, почему именно Ваша организация способна выполнить такой проект (надо охарактеризовать направления деятельности, достижения и квалификацию членов организации);

• объяснить, что вы ожидаете от рассмотрения Вашего запроса.

Обратите внимание на то, что письмо должно быть подписано не только инициатором проекта, но и руководителем организации

Как правило, письмо-запрос рассматривается в течение 1-3 недель. По истечении месяца вы можете обратиться в фонд за информацией по письму.

Организация-донор может запросить дополнительную информацию, связанную с более детальным описанием проблематики проекта или обоснованием его необходимости с учетом целей своей деятельности. Запрос на дополнительную информацию может быть связан с оценкой ситуации в регионе и поиском потенциальных потребителей услуг, планируемых в рамках проекта. Отвечая на эти вопросы, разработчики проекта демонстрируют возможности проектной группы проводить маркетинговые исследования, оценивать социальную значимость своей проектной идеи, владеть технологией реализации проектной идеи в жизнь.

Следующий шаг в процессе проектирования связан с созданием концепции проекта. Концепция проекта содержит все элементы будущей заявки на грант, кроме бюджета, обосновывающих и дополнительно запрашиваемых уставных, учетных и бухгалтерских документов. Она позволяет увидеть, насколько заявители владеют поставленной проблемой, насколько цель проекта реально достижима и соответствует проблематике, насколько адекватны выбранные методы (позволяют ли они достичь поставленной цели), насколько проект ориентирован на конкретный результат, каков общественно значимый эффект от проекта. Концепция проекта является своеобразным черновиком проектной заявки, и в разработке ее содержания большое значение имеют процессы планирования.

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по его осуществлению. Планирование осуществляется на всех фазах жизненного цикла проекта, поскольку постоянное изменение ситуации как в рамках проекта, так и вне его требует постоянной корректировки действий для достижения поставленной цели. В проекте необходимо планировать все то, что подлежит учету, контролю, анализу и регулированию. Однако, обращая внимание на непрерывность и комплексность процесса планирования, нельзя не учитывать особое значение процессов планирования на начальной фазе, когда задаются контуры и алгоритм всей деятельности по проекту. Именно поэтому она рассматривается как особый этап в жизненном цикле проекта. Планирование – это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки

К основным процессам планирования на данной фазе относятся:

• планирование целей – развертывание главной цели проекта в иерархическую последовательность целей и задач проекта до уровня отдельных мероприятий, работ;

• планирование стратегии и механизмов решения поставленных задач – определение состава и взаимосвязей работ по проекту;

• оценка длительности и объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, необходимых для завершения отдельных операций, выполнения задач по проекту;

• определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) – как их общего количества, так и для решения отдельных задач;

• определение последовательности работ и разработка расписания – анализ последовательности и продолжительности работ и потребности в ресурсах с целью составления календарного плана выполнения работ

• оценка стоимости – расчет стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта, и формирование сметы проекта;

• разработка бюджета – распределение предполагаемых затрат по отдельным компонентам проекта в соответствии с его календарным планом;

• разработка плана проекта – использование результатов других процессов планирования и их включение в единый, последовательный и согласованный документ;

• определение критериев успеха – разработка критериев оценки исполнения проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. К ним относят планирование качества, организационное планирование, назначение персонала, планирование взаимодействия, идентификацию и оценку риска, разработку методов реагирования на риск, планирование поставок и предложений.

Как уже отмечалось, одним из возможных результатов работы по планированию является оформление проектной заявки и направление ее в организацию-донор (фонд) для получения финансирования. В целях оказания помощи разработчикам проектных заявок организации-доноры предлагают различные формы, таблицы, схемы, позволяющие лучше понять логику проекта и спланировать работу по достижению поставленных целей.

Реализация проекта. Проектная заявка, получившая поддержку от организации-донора (фонда) или выигравшая конкурс, является основой для более подробного планирования конкретных мероприятий по реализации проекта. Организация работ по выполнению проекта связана с решением следующих задач:

- реализация плана проекта, путем выполнения включенных в него работ. Если при реализации плана обнаружатся отклонения, то необходимы корректирующие воздействия для их ликвидации;

- обеспечение качества – процесс регулярной оценки выполнения работ проекта для подтверждения того, что проект будет удовлетворять принятым стандартам качества и требованиям заказчика – организацию-донора или потребителя;

- развитие команды – освоение индивидуальных и групповых навыков, повышение квалификации сотрудников проекта для успешного достижения целей проектирования;

- распределение информации – периодическое доведение необходимой информации до участников проекта (в виде текущих отчетов, ПР-акций и т.п.);

- регулирование отношений с исполнителями работ, партнерами и поставщиками необходимых для реализации проекта ресурсов.

Закрытие проекта – это процедуры по завершению договорных обязательств между участниками проекта, а также комплекс организационных мероприятий по решению ряда административных задач. К последним относят:

- подготовка финансовой отчетности по проекту;

- выявление невыполненных обязательств и осуществление работ по их выполнению;

- консультирование или гарантийное обслуживание (если оно планировалось по проекту);

- итоговый отчет, направляемый в организацию-донор (фонд). Завершение социально-значимых проектов сопровождается ПР-акциями;

- «демобилизация» (расформирование организационной структуры проекта; возврат арендованного имущества, оборудования; ликвидация малоценных информационных, технических и других материалов).

Таким образом, социальное проектирование как разработка и оформление проектных идей по решению социально-значимых проблем тесно связано с технологией реализации проектов. Если этого нет, то социальные проекты становятся или утопичными (прожектерскими), или подменяются социальными манифестациями, или теряют социальные параметры (то есть вместо улучшения качества социальных отношений изменяют характеристики природных, технических, организационных систем). Социальное проектирование связано с особенностями мировоззренческо-ценностных установок, парадигм (классической, неклассической) и с логикой, технологией и алгоритмами проектной деятельности, с управлением проектами.