54. 5 Основних навичок лідера

5 основних навичок:

1. Знають, на що витрачається їх час. Систематично працюють над тим, щоб керувати тією малою часткою часу, яку вони можуть контролювати.

2. Концентруються на досягненнях, які виходять за рамки їх організації. Не на виконанні роботи, а на її кінцевому результаті.

3. Розвивають сильні сторони свої і всіх інших. Не зациклюються на слабких.

4. Зосереджуються на декількох найважливіших сферах, не відступають від пріоритетних рішень. Займаються лише першоступневими справами, а другорядними ніколи.

5. Приймають ефективні рішення – ряд правильних кроків у правильній послідовності. Ефективне рішення – завжди засноване на неспівпадінні думок, а ніколи не на консенсусі. Не приймають рішень швидко. Рішень має бути небагато, вони мають бути фундаментальними.

55. Як ефективно використовувати час

КОЛИ ВИ СТАНЕТЕ ВІДПОВІДАЛЬНИМ ПРАЦІВНИКОМ...

то незабаром виявите, що одна з основних проблем полягає в тому що вам доводиться відразу виконувати дуже великий об'єм роботи, розпорошувати свої сили на окремі, часто неістотні, але по видимості абсолютно необхідні справи. В кінці напруженого робочого дня ви нерідко приходитимете до висновку, що хоча зроблено ніби немало, проте дійсно важливі справи залишилися або незакінченими, або взагалі не зрушили з місця.

Як розпоряджаєтеся своїм часом?

Декілька висловів різних авторів про значення менеджменту часу:

«Найважливіше у вашому житті — це зрештою Ваш час». «Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя; той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя» (Алан Лекейн).

«Час – самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпорядитися нічим іншим».

Робочий стиль, який ви дотепер практикували (самоаналіз)

Передумовою того, що у вашому особистому робочому стилі взагалі що-небудь зміниться, є перш за все уявлення про те, куди йде ваш час, що конкретно і як ви робите. Часто це уявлення буває цілковито помилковим.

Аналіз використання часу

Перший крок — складання інвентарного опису всіх видів діяльності, в яких ви брали участь.

У центр аналізу ви можете поставити або позитивні, або негативні аспекти.

Таким чином виходять дві початкові сфери, з якими ви можете працювати.

Аналіз сильних сторін

Кожен працівник володіє безліччю технічних прийомів, що ведуть до успіху, – інакше він би не зміг день за днем справлятися з лавиною справ.

Аналіз слабких сторін

Як тільки ви розкриєте свої особисті слабкі сторони, ви зможете розробити початкові пункти і стратегію по їх подоланню. Помічником і порадником при цьому послужить методична допомога, яку ви тримаєте в руках.

Аналіз тимчасових втрат

За допомогою наступної самоанкети проаналізуйте робочий стиль, який ви практикували дотепер і визначте, в яких сферах ви втрачаєте час.

Аналіз «поглиначів» часу

Спробуйте на закінчення ідентифікувати п'ять причин втрат часу, які повторюються.

1. Прогляньте наступний список, що складається з 30 найістотніших «поглиначів» часу і відзначте «свої» п'ять найважливіших:

2. Нечітка постановка мети.

3. Відсутність пріоритету в справах.

4. Спроба дуже багато зробити за один раз.

5. Відсутність повного уявлення про майбутні задачі і шляхи рішення.

6. Погане планування трудового дня.

7. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.

8. Недолік мотивації (індиферентне ставлення до роботи).

9. Пошуки записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів.

10. Телефонні дзвінки, що відривають від справ.

11. Нездатність сказати «ні».

12. Неповна, запізніла інформація.

13. Відсутність самодисципліни.

14. Невміння довести справу до кінця.

15. Відволікання (наприклад, шум).

16. Відсутність зв'язку (комунікації) або неточний зворотний зв'язок.

17. Базікання на приватні теми.

18. Надмірна комунікабельність.

19. Синдром «відкладання».

20. Бажання знати всі факти.

21. Тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі).

22. Поспіх, нетерпіння.

Замисліться над цим:

Здолавши свої п'ять найважливіших «поглиначів» часу, ви зможете добитися значного підвищення своєї продуктивності. І якщо у вас нібито немає часу, то візьміть у себе час, щоб більше мати його!

Кейс

ПОСТАНОВКА ЦІЛЕЙ

Щоб поставити мету, треба подумати про майбутнє. Традиційне мислення в рамках конкретних завдань загрожує тим, що ви загубитеся в дрібницях. Мислення в масштабах цілей сприяє тому, що частковості підкоряються цілому:

Стає ясно, в якому напрямі рухатися і яким повинен бути кінцевий результат.

Поставте однозначну мету для себе (і для своїх співробітників) і трудіться за принципом:

Я працюватиму над тим, чого я сьогодні хочу досягти!

Спробуйте встановити цілі, які можуть бути перетворені в безпосередні дії.

Подібні конкретні, орієнтовані на певні дії цілі можна безпосередньо планувати, наприклад, фіксувати в щоденнику часу по певних днях або тижнях і реалізовувати по етапах.

• Точно опишіть те, чого ви конкретно хочете досягти.

• Диференціюйте свої життєві цілі за часовими критеріями..

• Встановлюєте конкретні терміни і формулюйте очікувані результати.

ПЛАНУВАННЯ: ЯК ГОТУВАТИ ВИКОНАННЯ СВОЇХ ЗАВДАНЬ

Планування покликане забезпечити ефективне використання найціннішого надбання – часу, а саме:

• або наявний час витратити для плідної і успішної діяльності (максимальний критерій);

• або досягти поставлених цілей з можливо меншою витратою часу (мінімальний критерій).

Хто регулярно протягом 10 хвилин

готує свій робочий день,

той зможе щодня заощадити 2 години,

а також краще упоратися з важливими справами.

Принципи і правила планування часу

• Складайте план лише на певну частину свого робочого часу, як показує досвід, краще всього на 60 %.

• Події, які важко передбачити, відволікаючі моменти (поглиначі часу), а також особисті інтереси і потреби не можуть бути заплановані цілком без залишку. Відповідно свій час треба розподіляти між трьома блоками.

• Основне правило планування часу

60 % – запланована активність;

20 % – непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії);

20 % – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

• Фіксуйте в планах результати або цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

• Постійно ставте собі питання:

У чому мета цієї розмови, цієї роботи і т.п.? Чого я хочу досягти?

• Встановлюйте часові норми, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки вона справді потребує.

• Встановлюйте точні терміни виконання для всіх видів діяльності. Таким чином ви привчаєте себе до самодисципліни, уникайте нерішучості, зволікання і відкладання подій.

• Усуньте з свого ужитку невизначені, неточні формулювання типу «Якнайскоріше». Що, власне, це означає? За годину? Протягом дня? Наступного тижня? Через 2 – 3 тижні

• Точно визначайте, якій справі якого роду пріоритети ви віддаєте. Свідомо встановлюйте однозначні пріоритети, послідовно і системно виконуйте завдання, включені в план, відповідно до їх черговості!

Вчіться відрізняти найважливіше від спішного і позбавляйтеся від «тиранії» спішних справ. Найтерміновіша справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішні і «невідкладні» справи забирають часто велику частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного коріниться в забутті пріоритетів, в перевазі неважливого над важливим, і лише це тому, що внаслідок недостатнього планування неважливі справи стають терміновими.

Принцип Ейзенхауера

Залежно від ступеня терміновості і важливості завдань розрізняються чотири можливості їх оцінки:

1. Термінові/важливі справи.

За них слід братися негайно і самому їх виконувати.

2. Термінові/менш важливі справи.

Тут існує небезпека потрапити під «тиранію» спішності і в результаті цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що воно термінове. Якщо ж воно, проте, є не надто важливим, то воно повинне бути делеговане, оскільки для його виконання не вимагається якихось особливих якостей.

3. Менш термінові/важливі задачі.

Їх не треба виконувати терміново, вони, як правило, можуть почекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці справи рано чи пізно перетворюються на термінові і повинні бути особисто вами вирішені в найкоротші терміни.

Тому ми вам рекомендуємо: перевірте ще раз ступінь важливості і спробуйте їх повністю або частково доручати іншим.

4. Менш термінові/менш важливі справи.

Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі, і без того заваленому паперами. Якщо ви раптом починаєте займатися цими справами, забуваючи про завдання першої категорії, то вам не варто потім скаржитися на перевантаження роботою.

Від справ неістотних і нетермінових слід утримуватися!

Наберіться трохи мужності, щоб частіше відправляти їх до кошика на сміття.

Якщо ви послідовно розподілятимете свої справи по категоріях відповідно до принципу Ейзенхауера, ви значно підвищите свою продуктивність.

• Із самого початку встановлюйте в своїх планах, яку роботу ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

• Залишайте певний відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості окремих справ і прагніть скоротити кількість і об'єм «поглиначів» вашого часу.

• Резервуйте певну частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час втрачається у повсякденних справах, поклопочіться про те, щоб надолужити втрати наступного тижня.

• Не забувайте про принцип Парето.

Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Принцип Парето в загальному вигляді свідчить, що усередині певної групи або множини малі частини мають набагато більшу значущість, ніж це відповідає їх відносній питомій частці у цій групі.

Принцип, який був сформульований Італійським економістом Вільфредо Парето (1848-1923 рр.), неодноразово одержував підтвердження на практиці в найрізноманітніших сферах, наприклад:

• 20 % помилок обумовлюють 80 % втрат; решта 80 % помилок обумовлюють 20 % втрат;

• 20 % початкових продуктів визначають 80 % вартості виробу; решта 80 % початкових продуктів визначають 20 % вартості виробу.

Тому у зв'язку з принципом Парето говорять також про «співвідношення 80:20». Перенесення цієї закономірності на витрачання часу означає, що в процесі роботи за перші 20 % часу, що витрачається, досягається 80 % результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку.