Інструкційна картка до проведення лабораторного заняття № 15

Тема: Створення запитів, форм, звітів. Виведення результатів роботи на друк.

Мета: освоїти методи роботи з запитами і формами в базах даних при створенні, редагуванні, форматуваня запитів та форм та виведенні на друк звітів..

Після виконання роботи студент повинен

знати: правила створення, редагування і форматування запитів та форм, використання Конструктору;створення і виведення на друк звітів.

вміти: створювати, переглядати і модифікувати різні типи запитів та форм, використовувати режим Контсруктора; виводити на друк звіти.

Матеріально-технічне оснащення робочого місця: ПК, Windows ХР, Microsoft Access 2003.

Інструктаж з техніки безпеки: дотримуватись правил техніки безпеки при роботі в комп’ютерному класі. Виконання комплексу вправ для зняття зорової втоми (через 10 хв. після початку роботи). (Варіант 1).

Питання контролю:

1. Дайте визначення поняттям: запит, форма.

2. Які існують способи створення запитів, форм?

3. Для чого служить Конструктор форм?

4. Які типи запитів існують?

5. Як створити обчислюване поле в формі?

6. Що таке звіт?

7. Чим звіт відрізняється від запита?

8. Яким чином додаються в звіт розрахунки?

9. Як створити і відредагувати звіт в базі даних?

10. Як перемістити об’єкт на сторінці в режимі Конструктора звіту?

11. У яких випадках записи у звіті групують?

Короткі відомості з теоретичної частини.

Запити призначені для відбору даних, які задовільняють певним критеріям. Результатом виконання запиту є набір записів, зібраних в таблиці і який називається Recordset (динамічний, тимчасовий набір даних).

MS Access дозволяє виконувати наступні типи запитів: QBE-запити (QBE – Query By Example – Запити за зразком):

• запит на вибірку;

• перехресний запит;

• запит на створення таблиці;

• запит на відновлення;

• запит на додавання записів;

• запит на видалення записів.

Кожний з цих типів вказується в меню Запит після виводу на екран вікна Запит у режимі Конструктора. При створення запитів необхідно продумати такі питання:

• яка таблиця чи таблиці містять необхідну інформацію;

• чи мають зв’язки ці таблиці (чи мають ці таблиці відповідні ключі);

• тип запиту, який буде створюватись;

• виділити умови і критерії полів;

• продумати необхідні обчислення (якщо треба);

• визначити порядок сортування (якщо треба);

• визначити ім’я під яким буде створено запит.

Є два способи подання даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиця; 2) у вигляді форми.

Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, картка на книжку, тощо.

На формі можна зручно розташовувати:

• фотографії;

• кнопки і перемикачі;

• надписи;

• закладки;

• підпорядковані форми.

Використання Майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з одної або кількох таблиць.

Використовуючи базу даних, можна роздрукувати будь-яку таблицю, запит чи форму. Однак результати друкування не будуть виглядати професійно, тому що ці інструменти не призначені для друкування. За допомогою звіту можна одержати результати у високоякісному варіанті. У Access звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виводу на друк. Але на відміну від форм звіти не призначені для виводу у вікні, а призначені тільки для друку, тобто створюють не екранні, а друковані документи.

При створенні звіту Access завжди оперує тільки з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно об'єднати інформацію з декількох таблиць і (чи) запитів в одному звіті, то колись варто зібрати бажані дані в новому запиті.

Створення складних звітів

ACCESS пропонує кілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту.

Автоматично створюваний на основі таблиці чи запиту звіт називається автозвітом. ACCESS дозволяє автоматично створювати звіти двох форматів: у стовпчик і стрічковий.

Редагування структури звіту виконують у режимі Конструктора. Прийоми редагування ті ж, що і для форм. Елементи керування в даному випадку виконують функції елементів оформлення, оскільки друкований звіт не інтерактивний об'єкт.

Розміщення елементів керування виконують за допомогою Панелі елементів (Вид, Панель елементів), що по складу практично не відрізняється від Панелі елементів форми. Важливою особливістю звітів є наявність засобу для вставки в область верхнього чи нижнього колонтитула поточного номера сторінки і повної кількості сторінок.

Цю операцію виконують за допомогою діалогового вікна Номера сторінок (Вставка, Номера сторінок).

Майстер звітів дозволяє підготувати наступні типи звітів:

• звіт, що містить інформацію, розташовану в один стовпчик чи у виді таблиці;

• звіт з угрупованням і обчисленням підсумкових величин;

• поштові наклейки.