13.2. Деловая переписка

Важной задачей, связанной с совершенствованием уп­равления, является качественная работа с документами, ускорение их составления и оформления. Ее решению в значительной степени способствует создание стандар­тов унифицированной системы организационно-распоря­дительной документации (ГОСТ 6.38—72, ГОСТ 6.39— 72), представляющих собой свод единых научно обосно­ванных правил подготовки и оформления документов'.

Документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые — несколь­ким. Текст любого документа, согласно требований ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой излагают обоснование или основание составления документа, во второй — предложения, реше­ния, распоряжения, выводы и просьбы. В редких случаях текст документа содержит одну заключительную часть (например, в приказах — распорядительную без преам­булы, а в письмах и заявлениях — просьбу без мотиви­ровки). Однако в большинстве случаев документ должен состоять из введения, доказательства и заключения. Не­редко заключению предшествует вывод.

Во введении излагаются причины и непосредствен­ный повод для составления служебного документа. В этой части нередко делают ссылки на другие, ранее по­лученные документы, послужившие основанием для соз­дания нового. В доказательстве излагается сущест­во вопроса, приводятся доводы, факты, цифровые данные для его обоснования. Доказательство должно убеж­дать о необходимости удовлетворения просьбы или тре­бования. Сложное доказательство целесообразно закан­чивать выводом. Заключение — главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа (просьба, предложение, согласие, отказ). За­ключение в служебном документе обязательно.

В зависимости от содержания документов применяет­ся прямой или обратный порядок расположения логиче­ских элементов. В первом случае после введения следу­ют доказательство и заключение, При обратном поряд­ке— вначале излагается заключение, а затем—дока­зательство. В последнем случае введение отсутствует. В обратном порядке составляются несложные докумен­ты н его применяют реже.

Каждому виду документов присуща своя речевая кон­струкция. Для распорядительных актов (приказов, рас­поряжений, указаний, решений постановлений) харак­терна повелительная форма. При составлении служеб­ных писем, в которых излагаются просьбы (требования), следует использовать форму логического доказательства целесообразности принятия положительного решения и т.д.

При составлении текста документа должны обеспе­чиваться достоверность и объективность содержания при нейтральности тона, полнота информации и максималь­ная краткость, достигаемые за счет выбрасывания слов, не несущих смысловой нагрузки. Необходимо избегать применения при составлении документов канцелярско- бюрократических и архаических слов.

Так, например, вместо «благоволите сообщить» надо использовать «просим сообщить», «сообщите»; вместо «досконально» — «точно»; вместо «надлежит» — «следу­ет»; вместо «на обороте сего» —«на обороте»; вместо «на обозревание» — «на просмотр»; вместо «проше­ние»— «заявление» и т. д.

В служебных документах не следует прибегать к диа­лектизмам, т. е. к местным словам и выражениям, кото­рые могут быть понятны только ограниченному числу лю­дей. Иностранные слова должны употребляться лишь в меру необходимости, если они не могут быть заменены словами языка, на котором составляется документ.