13.3. Организация деловых совещаний

Одной из наиболее распространенных форм проявле­ния ленинского принципа демократического централизма в действии являются деловые совещания', уровень орга­низации которых определяет меру участия трудящихся в выработке и сознательном исполнении управленческих решений.

Помимо своего прямого назначения каждое рацио­нально организованное деловое совещание выполняет важную учебно-воспитательную функцию. На деловом совещании сотрудники обучаются умению мыслить мас­штабно, по-государственному, комплексно подходить к обсуждаемой проблеме, учитывать не только ближай­шие, но и отдаленные последствия принимаемых реше­ний. Здесь идет обучение манере речи; грамотности и четкости изложения своих мыслей; умению аргументи­ровать и отстаивать свои позиции. На совещании разви­ваются деловые качества участников; возрастает их ком­петентность в процессе взаимного обмена идеями; накап­ливаются навыки творческого решения задач и умение управлять. Деловое совещание представляет и руководи­телю широкие возможности проявления собственных ка­честв: организованности, ответственности, силы убежде­ния, умения работать с кадрами и др.

Малоэффективные совещания (в результате неудо­влетворительной их подготовки или неумелого проведе­ния) приводят к отрицательным социально-психологиче­ским последствиям (снижается активность работников, бесплодно тратится время).

Условно все деловые совещания можно систематизи­ровать по специфике рассматриваемых вопросов (адми­нистративные, технические, кадровые, финансовые, тех­нологические, оперативные); по частоте, периодичности; по составу и количеству участников; по кругу и количе­ству вопросов, выносимых на совещание; по структуре и организации; по методам проведения и др. Однако наи­более удобно классифицировать деловые совещания по задачам. Так, на проблемном совещании осу­ществляется поиск оптимального управленческого реше­ния вынесенной на обсуждение хозяйственной проблемы.

Такие совещания обычно проводятся по схеме: до­клад— вопросы к докладчику — прения — выработка ре­шения. Если участники совещания заблаговременно по­лучили нужные материалы (тезисы доклада, справки, проект решения) и имели возможность изучить их, мож­но проводить совещание без доклада, либо предоставив докладчику 3...5 мин на резюме, либо сразу начать сове­щание с вопросов.

Инструктивное совещание преследует цель передачи распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их быстрого выполнения. Целесообразно на таких совещаниях не ограничиваться простым пересказом решений, директив, рекомендаций, а конкретизировать их для каждого исполнителя (под­разделения, организации и др.); разъяснить возникаю­щие вопросы; определить сроки выполнения поручений отдельными исполнителями с учетом общего срока, за­данного в директивах.

На оперативном совещании руководство получает информацию о текущем состоянии дел снизу вверх по схеме управления. В ходе оперативного совеща­ния (без докладов и длительных выступлений) происхо­дит обмен мнениями с возможными репликами с мест, выявляются участки работы, на которые должны быть направлены главные усилия, в чем и проявляется кол­лективное творчество.

Подготовка совещаний представляет собой комплекс организационных и технических мероприятий. Так, на­пример, дни и часы для совещаний лучше установить постоянные. Работник любого ранга должен быть уверен, что в рабочей неделе есть дни, когда его не оторвут от четко спланированных дел, не вызовут на совещание. Время проведения совещаний лучше устанавливать в конце рабочего дня, так как иначе возрастают скрытые потери времени, связанные с совещанием. С утра целе­сообразно проводить лишь оперативки.

Важное значение имеет подбор участников совеща­ния, так как каждый участник дополнительно затрачива­ет время, которое относится к скрытым потерям. Конечно, нерационально устанавливать количество участников по наличию мест в зале заседания.

В проблемном совещании должен участвовать узкий круг компетентных лиц, отсутствие любого из которых снижает качество обсуждения и принимаемых решений; участниками инструктивного и оперативных совещаний являются исполнители и (или) их непосредственные ру­ководители, Подбирать участников совещания должен руководитель организации (подразделения). Он может прибыть на совещание сам и, если это не обязательно, направить своего заместителя или того сотрудника, ко­торый ведет данный участок работы. Однако во всех слу­чаях отвечает за выполнение принятых на совещании ре­шений руководитель.

Эффективность делового совещания в значительной мере зависит от повестки (программы) совещания. По­вестка—это перечень вопросов, подлежащих обсуж­дению на совещании. Практика проведения деловых со­вещаний свидетельствует о том, что количество совеща­ний целесообразно уменьшать даже путем расширения повестки на каждом из них. Обычно на совещание выно­сится два-три главных вопроса и несколько дополнитель­ных (мелких), которые можно решить достаточно просто и быстро.

При организации совещания целесообразно сразу же определить ожидаемое время его окончания. Это сокра­щает длительность совещания примерно на 10 %.

Подготовку доклада (а иногда и выступле­ний) следует поручать специалисту, хорошо знакомому с проблемой.

Подготовка прений (обсуждения доклада) сводится к заблаговременному ознакомлению участников совещания с повесткой дня и всеми материалами, кото­рые могут заинтересовать участников и вызвать стрем­ления высказать свою точки зрения по ним.

Руководство дискуссией на деловом со­вещании требует соблюдения ряда правил. Нельзя, на­пример, допускать прямых выпадов выступающих про­тив своих оппонентов, так как в. такой обстановке люди обычно воздерживаются от высказываний своего мнения. Руководителю следует проявлять особую тактичность, когда он высказывает свое несогласие с чьей-то идеей.

При этом целесообразно вначале остановиться на тех вопросах, мнения по которым совпадают. И лишь затем изложить контраргументы, которые должны быть кон­кретными. При этом нецелесообразно давать оценки ти­па «несерьезно», «сомнительно», «с этим трудно согла­ситься».

В. И. Ленин обладал большим даром руководить дис­куссией. Соратник Владимира Ильича А. А. Андреев вспоминает: «Несмотря на строгость и порядок, которые поддерживались на заседаниях, должен сказать, что на этих заседаниях не чувствовалось никакой натянутости, была вполне свободная товарищеская обстановка. Ленин был требователен, но никогда в его отношениях к людям не было ничего раздражительного и оскорбительного. Всякий говорил то, что думал, не боясь быть грубо одер­нутым. С Лениным можно было совершенно свободно спорить по любому вопросу, а такие споры имели место. Он никогда не считал свое мнение неоспоримым и всегда внимательно выслушивал доводы других»³⁵.

Конечной целью делового совещания является приня­тие решения. Решение готовит специальная комиссия или непосредственно председатель (руководитель) со­брания, который, подводя итоги обсуждения, формули­рует решение. Если рассматривавшийся вопрос остался до некоторой степени неясным, можно отложить приня­тие решения до получения необходимой дополнительной информации. Тогда оно принимается руководителем ин­дивидуально или на очередном совещании.

Руководителю следует твердо ориентировать коллек­тив на принятие четких, прямых, однозначных, не допус­кающих кривотолков решений, не следует допускать та­кие неконкретные формулировки как улучшить работу, обратить внимание, повысить уровень и т. п. Необходимо обязательно устанавливать конкретные сроки, а испол­нителям предоставлять необходимые права и возможно­сти. Иначе даже конкретнейшие решения останутся не­исполненными.

Практика проведения деловых совещаний показыва­ет, что рациональная длительность оперативного совеща­ния не превышает 20...30 мин, проблемных совещаний с насыщенной повесткой дня — не более 1,5...2 ч, причем для рассмотрения одного, достаточно сложного вопроса, необходимо отводить около 40...45 мин.

При четкой организации работы совещании этого вре­мени достаточно. Например, на заседаниях Совнаркома, проводимых с участием В. И. Ленина, докладчику дава­ли 5...10 мин, выступающим — 3 мин. Несмотря на длин­ный перечень вопросов в повестке дня, заседания прохо­дили исключительно плодотворно.