Планирование работы секретаря суда

Важнейшая функция секретаря суда заключается в разгрузке судебного состава, оказании помощи судье в рациональном рас­пределении временных ресурсов. При организации планирования необходимо учитывать, что задачи секретаря неотделимы от за­дач судьи и руководства суда.

Секретарь должен максимально разгрузить судью от различ­ного рода подготовительных, технических, некоторых текущих операций и мероприятий, высвободить его время для непосред­ственного осуществления правосудия, облегчить управленческую работу руководства суда. Это может быть достигнуто только при условии хорошего знания секретарем распорядка дня судьи на ближайший период.

При планировании своего рабочего дня секретарь руковод­ствуется приоритетностью задач, стоящих перед судьей.

Необходимо понимать, что значительная часть рабочего плана секретаря зависит не от него, а от судьи. Однако в обязанности секретаря входит и его обычная, повседневно повторяющаяся ра­бота, такая как ежедневный прием корреспонденции и работа с ней, оформление дел и производств и пр. Именно к этим повторя­ющимся регулярно операциям и применяется такой инструмент научной организации труда, как планирование.

При планировании мероприятий на определенный день сле­дует помнить о том, что необходимо часть рабочего времени вы­делить на подготовку мероприятий будущих периодов.

Работа секретаря суда подвержена влиянию непредвиденных ситуаций, таких, например, как срыв или затягивание судебного заседания участниками процесса, невручение судебных повесток сторонам, подлежащим вызову в судебное заседание, и т. п. Такие факторы трудно предусмотреть с определенным уровнем досто­верности и подвергнуть жесткому планированию, поэтому план рабочего дня секретаря должен иметь резервное время. Рекомен­дуется широко применять гибкие графики, в которых выполнение определенного пункта связывается не с некоторым астрономиче­ским временем, а с окончанием выполнения предыдущего мероп­риятия.

Для облегчения планирования личной работы используется ряд инструментов. Это ежедневник, еженедельник, органайзер, электронная записная книжка, компьютерные системы организа­ции труда.

Учет психологических особенностей работы секретаря суда

Психологические особенности работы секретаря суда объяс­няются спецификой его работы, которая включает как работу по организации делопроизводства, так и осуществление ряда про­цессуальных функций.

Главное в труде секретаря - умение быстро переключать и рас­пределять свое внимание. Секретарю в суде нередко приходится одномоментно наблюдать и за сигналами судьи, и за посетителями в приемной, а также печатать и отвечать по телефону. Такой режим работы предполагает некоторую психофизиологическую предрас­положенность. По мнению психологов, человеку с замедленными реакциями, трудно переключаемому, работа секретаря противопо­казана [10, с. 473]. Секретарь должен иметь способность эффек­тивно работать на фоне помех. Профессия, связанная с судебным делопроизводством, подходит для того человека, который за разно­образными документами видит не бумажный формализм, а жизнь судебного органа, его общественно-полезную деятельность.

Выполнение юридически значимых процессуальных функций предполагает наличие в личности секретаря судебного заседа­ния психических свойств, профессионально необходимых лицам юридической профессии. В психологии среди таких свойств на­зываются творческое мышление, коммуникабельность, волевые качества, организаторские способности, способность противосто­ять отрицательным эмоциям [3, с. 104].

С целью наиболее оптимальной комплектации аппарата суда необходимо проводить психологическое обследование кандида­тов на различные должности. Такое психологическое обследова­ние предполагает решение двух связанных между собой задач [15, с. 389]:

• отбор кандидатов, наиболее пригодных по своим индиви­дуально-психологическим качествам к работе в правоохрани­тельных органах;

• выявление и отсев лиц, которые по своим интеллектуальным способностям, психическому складу, личностным особенно­стям могут быть в значительной степени подвержены профес­сиональной дезадаптации.