3. Особенности делопроизводства в системе арбитражных судов

Единую систему организации делопроизводства, порядок ра­боты с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформ­ления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражиро­вания, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арби­тражных судов установлены Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассацион­ной инстанциях) (утв. приказом Высшего арбитражного суда РФ от 25 марта 2004 г. № 27).

Ведение делопроизводства в судебных составах осуществля­ется секретарями судебных заседаний и специалистами по дело­производству, помощниками судей.

На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

• направление копий определений суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи (председатель­ствующего в судебном заседании) о времени и месте судебно­го заседания;

• подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рас­смотрению в судебном заседании;

• проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вы­зову суда;

• ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

• формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

• заполнение бланков исполнительных листов по делам;

• контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;

• ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указа­нию председательствующего в судебном заседании с материа­лами судебного дела;

• контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвую­щим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

• вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном засе­дании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

• ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела, «Апелляционного производства» в части, касающейся судебного разбирательства;

• введение необходимой информации в автоматизированную систему «Судопроизводство», регистрационные журналы или карточки;

• подготовка и сдача судебных дел в архив суда;

• выполнение другой работы по поручению председателя су­дебного состава, судьи.

На специалиста по делопроизводству судебного состава, под­разделения возлагаются следующие обязанности:

• прием, регистрация, учет и передача исполнителям по ука­занию руководителей по журналу учета входящей коррес­понденции и документов: исковых заявлений (заявлений) и судебных дел, дополнительных материалов к поступившим заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации;

• оформление, конвертование (упаковка), адресование исходя­щих (отправляемых) из судебного состава, подразделения до­кументов, составление на них реестра и передача в экспеди­цию под расписку в реестре;

• ведение необходимой справочно-информационной работы;

• направление документов и дел по запросам, передача доку­ментов и дел в архив суда, оформление апелляционных, кас­сационных производств;

• подготовка предложений по номенклатуре дел судебного со­става, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;

• периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и до­кументов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;

• информирование председателя судебного состава, руководи­теля подразделения о сроках исполнения поручений, дел и до­кументов;

• ежедневный ввод информации в технологическую базу дан­ных автоматизированных информационных систем «Су­допроизводство» и «Делопроизводство», ведение записей в установленных журналах и регистрационных карточках о по­ступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов и дел;

• обеспечение сохранности и правильного использования ком­пьютерной техники;

• своевременная подготовка и оформление заявок для получе­ния бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлеж­ностей, их учет и выдача работникам;

• хранение штампов, бланков и учет их использования в судеб­ном составе, подразделении;

• оформление заявок на машинописные и копировальные ра­боты, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;

• выполнение другой работы по поручению руководителей су­дебных составов и подразделений.

При уходе в отпуск специалистов делопроизводства, при пе­ремещении по должности, увольнении или иных подобных об­стоятельствах имеющиеся у них документы передаются другому работнику, на которого руководителем судебной коллегии, судеб­ного состава или подразделения возлагаются обязанности веде­ния делопроизводства.

Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через отдел делопроизвод­ства находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни работника дела и документы по пись­менному распоряжению руководителя коллегии, судебного со­става, подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются через отдел делопроизводства назначенному испол­нителю.

Исковые заявления (заявления), судебные дела передаются только под расписку принимающего их судьи в журнале учета за­явлений и дел судебного состава.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работ­ника на работу в другое подразделение по распоряжению предсе­дателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ними дела и до­кументы.

Передача документов и дел из одного судебного состава в дру­гой осуществляется только через отдел делопроизводства, где про­изводится необходимое регистрационно-учетное оформление.

На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей, кон­сультанты, секретари судебных заседаний и специалисты дело­производства соблюдают следующие правила:

• поступающие судебные дела и документы регистрируются в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях не позднее первой половины следующего дня (исключая не­рабочие дни), передаются по назначению в соответствующие судебные составы или непосредственно судьям согласно спе­циализации;

• сведения обо всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контроль­ных, передаточных и иных действиях, а также о процессу­альных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего дня вводятся специали­стами по делопроизводству в БД АИС или фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистиче­ских карточках, на обложках судебных дел, апелляционных и кассационных производств.

Сведения о рассылке и выдаче документов вводятся в БД АИС в день их отправки или выдачи.

В судебных составах передача документов судьям произво­дится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.

Ответственность за своевременную регистрацию поступив­ших судебных дел и документов, соблюдение порядка их про­хождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители суда, судебных коллегий и составов, помощники судей, консультанты и специа­листы делопроизводства.

Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проек­тах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно пол­номочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства арбитражного суда.

Судьи и работники арбитражного суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случаях утраты дел или документов начальник отдела де­лопроизводства немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю суда или его заместителю, курирующему от­дел делопроизводства, а также председателю судебного состава, начальнику структурного подразделения, в котором произошла утрата.

По факту утраты дел или документов проводится служебное рас­следование. По результатам расследования принимается решение.

Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и служебную информацию ограниченно­го распространения, осуществляется в соответствии с Федераль­ным законом «О государственной тайне» и другими норматив­ными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в РФ и документами Высшего арбитражного суда РФ по обеспече­нию режима секретности в системе арбитражных судов.

Для работы с документами применяются электронные инфор­мационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Ин­струкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ.

Исходящая из арбитражного суда корреспонденция отправля­ется только через экспедицию арбитражного суда.