2.5. Общие вопросы организации делопроизводства

2.5.1. Регистрация и учет уголовных и гражданских дел

Все уголовные, гражданские дела, исковые заявления, посту­пившие в суд, регистрируются на учетно-статистических карточ­ках.

В случае ведения автоматизированного учета в суде стати­стические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Форма учетно-статистической карточки в электронном виде может отличаться от вида на бумажном носи­теле, но по составу информации, как минимум, должна содержать все сведения, предусмотренные в карточке, формируемой на бу­маге.

По уголовным делам алфавитные журналы ведутся по форме № 5 на каждого обвиняемого следующей формы:

Фамилия, имя, отчество привлекаемого лица	Статья УК РФ	№ дела	№ дела по предыдущей регистрации (для посту­пивших повторно)
1	2	3	4

По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц стати­стическая форма № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо.

При применении автоматизированных технологий информа­ция по делу вводится в программу только один раз.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел «Сведения о привле­ченном лице».

По гражданским делам алфавитные журналы ведутся по фор­ме № 6 на каждого истца и ответчика. Вид алфавитного журнала по гражданским делам:

Ответ­чик	Истец (заяви­тель)	Характер спора, жалобы, заявления	№ дела	№ дела по предыдущей регистрации (для посту­пивших повторно)
1	2	3	4	5

Поиск гражданских дел ведется по ответчику.

Дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобой (представлением) в суд, регистрируются специалистом (секретарем суда) отдела обеспечения судопроизводства. На них заводится учетно-статистическая карточка, присваивается номер, который указывается на карточке.

Учетно-статистические карточки по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки.

При компьютерном введении регистрации и учета дел объем регистрируемой информации может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного соответствующей инструкцией.

В карточке в соответствии с движением дела должны быть за­полнены все реквизиты, предусмотренные статистическими фор­мами № 5, 6.

Для оперативного поиска дел или наведения по ним справок работник аппарата суда заводит алфавитные журналы, а также может использовать автоматизированные технологии.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке, кото­рый является также номером соответствующего дела, указывает­ся на первой странице обложки дела. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.

Номера судебных дел проставляются с соблюдением следую­щих правил:

а) номер уголовного и гражданского дела первой инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопро- изводства, порядковый номер дела по учетно-статистической кар- точке и год поступления дела. Например: 2-3/2010 г.; 3-12/2010 г. и т. д.;

б) номер уголовного и гражданского дела кассационной ин- станции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, повторенный дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела. На- пример: 22-5/2010 г.; 33-10/2010 г. и т. д.;

в) если постановление по делу об административном правона- рушении или решение по делу об административном правонару- шении, вынесенное районным судом, обжалуется в вышестоящий суд, то номер дела об административном правонарушении вклю­чает индекс «7», порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела. Например: 7-5/2010 г.

Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое рас­смотрение после отмены судебных постановлений, регистриру­ются работниками отдела обеспечения судопроизводства суда на учетно-статистических карточках так же, как впервые поступив­шие дела, по дате на штампе о поступлении дела в суд и получают новый порядковый номер.

Дела, возвращенные прокурором после устранения недостат­ков, регистрируются как вновь поступившие только после истече­ния 5-дневного срока для устранения недостатков.

По истечении календарного года учетно-статистические кар­точки на дела, не рассмотренные к началу года, переносятся в кар­тотеку нового года. При этом на учетно-статистической карточке и деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:

№2-95/2009 г.

Дело

№2-1/2010 г.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, на­чинается не с первого номера, а с того, который является очеред­ным после регистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумера­ции прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.

При компьютерном ведении делопроизводства дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются, а для каж­дого дела должна храниться вся история номеров для этого дела за каждый год.

По результатам рассмотрения по существу уголовного дела на каждое привлеченное лицо в соответствии с Инструкцией по ве­дению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29.12.2007 № 169, запол­няется статистическая карточка на подсудимого.

Уголовные и гражданские дела, рассматриваемые судом пер­вой инстанции, подшиваются в обложку с указанием наименова­ния суда, категории дела (уголовное или гражданское), номера дела, данных обвиняемого, иска либо заявления, даты поступле­ния и рассмотрения в первой и второй инстанциях, даты сдачи в архив, архивного номера.

По уголовным делам, поступившим для рассмотрения в пер­вой инстанции, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего ее качества и сохранности. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные для судебных дел.

Если уголовное дело, поступившее из органа предварительно­го следствия, было подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находи­лось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых со­держится под стражей, должен быть поставлен штамп «под стра­жей» или сделана об этом отчетливая надпись.

На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых является несовершеннолетним, должен быть проставлен штамп «несовершеннолетний» или сделана отчетливая надпись.

По уголовным делам, поступившим с ходатайствами обви­няемых о рассмотрении дела судом присяжных, в левом верхнем углу обложки делается отметка «СП». После рассмотрения дела в порядке предварительного слушания в случае, когда обвиняемый ходатайство о рассмотрении дела судом присяжных не поддер­жал, под реквизитом «СП» делается запись «Отказ».

На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист следующей формы:

Дата	Какие действия произведены	Подпись	Примечание
1	2	3	4

Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном засе­дании, работник аппарата суда ведет журнал следующей формы:

№ п/п	Дата	Наименова­ние и № дела		Кому передано		Расписка секретаря судебного заседания в получении
1	2	3		4		5
Дата и резуль­тат проведения предваритель­ного слушания			Дата и резуль­тат рассмотре­ния дела		Дата сдачи дела в отдел обеспе­чения судопро­изводства		Расписка работ­ника аппарата суда в получе­нии дела
6			7		8		9

Дела, поступившие из отдела делопроизводства суда в порядке кассационного обжалования, пересчитываются, после чего работ­ник отдела обеспечения судопроизводства ставит в журнале учета входящей корреспонденции дату получения дел и свою подпись.

Все поступившие дела распределяются по датам рассмотре­ния судебной коллегией и по судам, из которых они поступили. На каждом поступившем деле должен быть проставлен штамп от­дела делопроизводства, на котором указан входящий номер дан­ного дела и дата его поступления в суд.

Все поступившие дела регистрируются, им присваиваются номера, и заводится учетно-статистическая карточка на каждое дело.

Зарегистрированные дела передаются судьям кассационной инстанции, о чем ими делается роспись в журналах учета граж­данских дел, переданных на рассмотрение судье кассационной инстанции, и учета уголовных дел, поступивших на кассацион­ное рассмотрение, а на каждого судью судебной коллегии имеется отдельный журнал, в котором указываются номера дел, передан­ных ему на рассмотрение, даты получения, рассмотрения и сдачи дела в отдел.

Журнал учета гражданских дел, переданных на рассмотрение судье кассационной инстанции, выглядит следующим образом:

№ п/п	ФИО (наименование) истца (ответчика)		Сущность иска			№ дела в суде касса­ционной инстанции
1	2		3			4
Дата передачи дела судье		Роспись судьи о получении дела		Дата рассмо­трения дела	Дата возвращения дела в отдел обеспече­ния судопроизводства
5		6		7	8

Журнал учета уголовных дел, поступивших на кассационное рассмотрение, имеет следующий вид:

№ п/п	ФИО осуж­денного	Ст. УК РФ	Наимено­вание суда I инстанции	Дата реше­ния (опреде­ления) суда I инстанции	Дата посту­пления дела в суд
1	2	3	4	5	6

№ дела в суде I инстан­ции	№ дела в суде кас­сационной инстанции	Судья касса­ционной инстан­ции	Дата рас­смотре­ния дела	Результат рассмотре­ния дела	Дата направле­ния дела в суд I инстан­ции
7	8	9	10	11	12

Дела передаются судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемой категорией дел, после чего работни­ками отдела обеспечения судопроизводства формируются списки гражданских и уголовных дел, переданных на кассационное рас­смотрение, а также дел об административных правонарушениях по жалобам на постановления и решения районных судов по де­лам об административных правонарушениях.

Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об адми­нистративных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3» - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» - дела об административных правонарушениях;

«6» - материалы по применению принудительных мер меди­цинского характера по ст. 97, ч. 1, пп. а-б, ст. 99, ч. 1, ст. 102 УК РФ и Закону РФ «О психиатрической помощи и гарантиях прав при ее оказании»;

«7» - материалы о направлении несовершеннолетних в специ­альные учебно-воспитательные учреждения;

«8» - производства о наложении денежных взысканий и штра­фов, об обращении залога в доход государства;

«9» - материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;

«10» - уголовные апелляционные дела;

«11» - гражданские апелляционные дела;

«12» - дела по жалобам на постановления по делам об админи­стративных правонарушениях.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ве­дутся и индексы не используются.