1. Организация делопроизводства в судебных органах

1.1. Общее и судебное делопроизводство

1.1.1. Понятие общего и судебного делопроизводства

Делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Соответственно судебное делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними в судеб­ных органах.

Как видно из сформулированного определения, делопроиз­водство, в том числе судебное, складывается из двух основных блоков: создания документов (документирование) и организации работы с документами.

Документированием называется запись необходимой инфор­мации на различных носителях по определенным правилам. В со­временном делопроизводстве применяются две основные формы носителей для документов - бумажная и электронная.

Организация работы с документами есть деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов в текущей деятельности юридического лица, а также их хранению. Понятия хранения и использования документов не нуждаются в комментариях в силу их очевидности и обыденности.

Для того чтобы дать читателю краткое представление о том, •что такое «документооборот», воспользуемся определением В.А. Спивака: «Документооборот - это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело» [17, с. 111].

Документы, используемые в судах, не являются однородными по своим характеристикам, что дает основание для их классифи­кации по различным основаниям. Современная наука делопроиз­водства классифицирует все документы следующим образом.

По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фотодокументы.

По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчет­но-статистические.

По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.

По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиден­циальные.

По происхождения: официальные и личные. По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии, копии.

По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.

По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.

Структура и характер документационного массива, создавае­мого и используемого в судебных органах, детерминируются кру­гом вопросов, решаемых конкретным органом, и зависят от его (органа) вида. Структура и характер документационного массива различен в судах общей юрисдикции различного уровня, миро­вых, арбитражных, конституционных и уставных судах.

В судебных органах выделяют три укрупненные группы до­кументов:

• основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного ор­гана. В эту группу входят судебные дела, производства, обзо­ры и т. д.;

• документы по личному составу;

• документы экономического обеспечения деятельности судов. В эту группу входят бухгалтерские балансы, сметы, расчет­ные ведомости и т. д.

В судебных органах функции по осуществлению делопроиз­водства возлагаются на определенную категорию работников. Пе­редача функций по осуществлению судебного делопроизводства сотрудникам из числа несудейского аппарата судов преследует цель освобождения судей от выполнения дополнительной, не­основной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия. Судьи освобождаются от составления отчетов, запол­нения различных, довольно объемных, статистических карточек, составления сопроводительных писем, регистрации входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утверж­денных форм, выписывания повесток, оформления и сшивания томов судебных дел и производств, собственноручного ведения протоколов судебных заседаний, прочей рутинной работы, кото­рая в силу свой повторяемости и относительной простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С учетом чрезвычайной загруженности российских судей это ведет к высвобождению их рабочего време­ни на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. По­добное размежевания функций правосудия и делопроизводства основано на повсеместно применяемом и проверенном многими поколениями специалистов научном принципе разделения труда.

Однако в области судебного делопроизводства задействован не только технический персонал аппаратов судов, но и непосред­ственно судьи, вплоть до председателя суда. Судьи и руководи­тель суда со своими заместителями осуществляют общее руко­водство судебным делопроизводством.

Среди основных понятий, используемых в судебном делопро­изводстве, являются понятия черновых и подлинных документов, а также их копий. Документ, который отражает авторскую работу над его текстом, называется черновым. Подлинником офици­ального документа является его единственный либо первый эк­земпляр. Копией является объект на бумажном либо электрон­ном носителе, воспроизводящий информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде дубликата, выписки либо отпуска. Дубликатом называется повторный экземпляр основного доку­мента, имеющий равную юридическую силу. Выписка есть раз­новидность копии документа, воспроизводящая его часть и заве­ренная должным образом. Выписки удобны в применении тогда, когда копия и основной документ несопоставимы по размерам. Например, в ходе обычной организационной деятельности пред­седателем суда издаются различные распоряжения, касающиеся разнообразных сторон деятельности суда. Один из пунктов рас­поряжения за определенное число содержит положение о том, что секретарю судебного заседания предоставляется очередной еже­годный отпуск с указанием дат его начала и окончания. В том слу­чае, если указанному работнику аппарата суда необходима копия этого распоряжения, нет необходимости делать ксерокопию всего распоряжения, занимающего нередко несколько страниц формата А4. Достаточно сделать выписку одного пункта и заверить ее. От­пуском называется копия документа, остающаяся в учреждении при отправке исходящего документа.

Кроме того, судебному делопроизводителю необходимо хоро­шо представлять себе, что такое «номенклатура дел». В суде ряд исполнительных документов группируется в дела по определен­ным признакам. «Чтобы правильно сгруппировать документы в дела составляют специальный документ - справочник, который называется «Номенклатура (то есть перечень, список) дел». Этот справочник показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем под­шить в данную папку» [2, с. 371].

Значительная часть информации, обращающейся в судах, под­лежит документированию. Документы, возникающие в процессе такого документирования, выполняют ряд функций:

• информационная функция заключается в том, что документ является носителем и источником информации;

• управленческая функция заключается в том, что созданный документ позволяет руководству суда организовывать, регу­лировать, контролировать и анализировать управленческие процессы в суде;

• правовая функция заключается в том, что документ является юридической основой судебной процессуальной деятельно­сти, подтверждает имевшие место факты и события;

• коммуникативная функция заключается в том, что документ является предметом, при посредстве которого производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а также между судеб­ной системой и внешней средой;

• учетная функция заключается в том, что созданный доку­мент накапливает сведения за определенный период, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу;

• социальная функция заключается в том, что документ отража­ет социально-экономическую, политическую, общественную и иные сферы жизни современного общества;

• культурно-историческая функция заключается в том, что до­кумент является памятником культуры своей эпохи, закреп­ляет ее специфику, является источником знаний о событиях прошлых времен.