1.2.2. Научная организация труда в области судебного делопроизводства

Научная организация труда (НОТ) в области судебного делопроизводства есть рациональное построение трудового про­цесса работников, задействованных в обеспечении судебного де­лопроизводства, направленное на максимизацию эффективности правосудия при минимизации трудовых затрат и соблюдении норм материального и процессуального права.

Задачи НОТ в области судебного делопроизводства:

• построение максимально рациональных форм разделения и кооперации труда работников аппарата суда. Рационализм разделения труда в области судебного делопроизводства вы­ражается в разграничении выполняемых трудовых функций между специалистами узкой квалификации. Например, архи­вариус выполняет работу, связанную с архивным хранением дел, а секретарь судебного заседания - работу, связанную с обеспечением судебного процесса. Кооперация проявляется в возможности взаимозаменяемости работников канцелярии, например, на случай отпуска, болезни и пр.;

• активное внедрение и использование достижений науки и тех­ники;

• нормирование труда;

• рациональное стимулирование труда;

• создание оптимальных условий труда, организация рабочего места;

• проведение воспитательной работы и правовой пропаганды в коллективе;

• обучение кадров и управление карьерой.

Условия труда секретаря суда

Условия труда секретаря суда есть совокупность элементов (факторов) рабочей среды, оказывающих влияние на состояние здоровья и уровень работоспособности работника при осущест­влении им профессиональных обязанностей.

К этим факторам относятся: рациональное устройство и обо­рудование служебных помещений и рабочих мест, освещение, микроклимат, уровень шума, правильный режим труда и отдыха [1, с. 147].

Требования к организации рабочего места секретаря суда предусмотрены в Своде правил по проектированию и строитель­ству СП 31-104-2000 «Здания судов общей юрисдикции», утверж­денном приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 02.12.1999 № 154.

Согласно СП 31-104-2000 рабочее место секретаря предусма­тривается в приемной председателя суда и в приемных судей.

Площадь приемной председателя районного (городского) суда составляет 18 м² при штатном числе судей до 5, от 18 до 24 м² при штатном числе судей от 5 до 7 и не менее 24 м² при штатном чис­ле судей свыше 7. Приемная председателя суда верховного суда республики, края, области и других приравненных к ним судам должна иметь в любом случае площадь не менее 24 м².

Рабочие помещения технического аппарата суда включают следующие помещения, используемые работниками секрета­риата:

• отдел делопроизводства,

• кабинеты начальника отдела делопроизводства,

• помещения архивов, экспедиции и машбюро. Помещения отдела делопроизводства должны быть размеще­ны в едином блоке на первом этаже здания суда.

В судах с числом судей 4 и более должны быть предусмотрены единые помещения для отдела делопроизводства по уголовным и гражданским делам.

Площадь помещения отдела делопроизводства планируется из расчета 8 м² на одного сотрудника.

При оснащении рабочих мест компьютерами или другим крупногабаритным оборудованием площадь помещений допуска­ется увеличивать в соответствии с техническими условиями на эксплуатацию этого оборудования.

В помещении отдела делопроизводства должно предусматри­ваться место для приема посетителей, которое отделяется барье­ром. В помещении отдела делопроизводства предусматриваются одно-два рабочих места для адвокатов. Рабочие места адвокатам в помещении отдела делопроизводства необходимы для ознаком­ления их с материалами судебных дел, находящихся в отделе де­лопроизводства. Возможна организация приема посетителей со­трудниками отдела делопроизводства (секретарями суда) через окно, расположенное в стене, смежной со специальным холлом для посетителей.

В судах с числом судей 11 и более предусматриваются от­дельные помещения для ознакомления с делами прокуроров и адвокатов. Желательно размещать их смежно с отделом делопро­изводства, предусматривая их сообщение через окно, однако при наличии в суде специальной должности секретаря (делопроиз­водителя) эти помещения могут размещаться в других местах на первом этаже здания.

Кабинеты для начальника отдела делопроизводства должны иметь площадь от 15 до 18 м².

Для архивов в зданиях судов предусматриваются отдельные помещения следующего размера:

• помещение для архива текущих дел - из расчета 4 м² на одного судью, но не менее 9 м²;

• для архива оконченных производством дел - из расчета 6 м² на одного судью на первом этаже здания суда.

Помещение для экспедиции предусматриваются в судах при штатном количестве судей более трех. Площадь помещения экс­педиции назначается из расчета 6 м² на работающего в комнате, но не менее 12 м².

В зданиях судов для обеспечения эффективной работы секре­тариата желательно оборудовать отдельные помещения для мно­жительной техники и компьютеров с площадью, определяемой в соответствии с техническими условиями на эксплуатацию этой техники, но не менее 12 м².

Условия труда секретаря суда включают всю совокупность элементов рабочей среды, которая оказывает влияние на его здо­ровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и, в конеч­ном счете, на результат его труда. Оптимальные условия труда положительно сказываются на физическом и духовном состоянии человека, в результате чего происходит рост производительности труда. Отклонение от оптимальных условий труда приводят к пе­ренапряжению работника, стрессу, развитию профессиональных заболеваний (остеохондроз, снижение зрения и т. д.), снижению производительности труда. Поэтому руководству суда необходи­мо уделять должное внимание условиям труда работников секре­тариата.

Уровень освещенности рабочих мест, кратность обмена воз­духа и температура в рабочих помещениях должны находиться в пределах, предусмотренных соответствующими санитарными нормами.

В помещениях, где ведется прием посетителей, зону посети­телей необходимо отделять барьером или перегородкой с окном. При этом рабочие места секретарей должны быть недосягаемыми для посетителей.

Помещения архивов обеспечиваются дверями сейфового типа.

Помещения, используемые секретариатом суда, должны быть в обязательном порядке оборудованы системами охранной, тре­вожной и пожарной сигнализации.

В помещениях архивов площадью более 36 м² при отсутствии окон предусматриваются вытяжные каналы для дымоудаления площадью сечения не менее 0,2% площади помещения и снабжен­ные на каждом этаже клапанами с автоматическим и дистанцион­ным приводом.

Двери архивов должны иметь предел огнестойкости не ниже EI 30 (по СНиП 21-01 «Пожарная безопасность зданий и сооруже­ний»).

При оборудовании рабочих помещений секретариата персо­нальными компьютерами числом более трех рекомендуется их объединение в локальную вычислительную сеть (ЛВС) для по­вышения эффективности их использования, в том числе в ЛВС с выделенным сервером.

Для уменьшения расходов на монтаж, установку и наладку ЛВС она может монтироваться в составе структурированной ка­бельной системы СКС (для телефонизации ЛВС, видеоконферен­ций и т. п.). Для этого в зданиях суда на этажах должны быть уста­новлены коммуникационные панели для оперативного изменения кабельной инфраструктуры, в рабочих помещениях - розетки для подключения персональных компьютеров и телефонов (для обе­спечения модемной связи), а также предусмотрено два специаль­ных помещения - серверная и коммуникационная общей площа­дью не менее 18 м².

При выборе помещения для расположения в нем отдела дело­производства необходимо учитывать интеллектуальную направ­ленность работы секретарей судебного заседания. В связи с этим секретаря суда от процесса труда, по возможности, не должны отвлекать сильные шумовые и визуальные раздражители. Для этого расположение окон рабочего помещения должно предусма­тривать вид не на шумную многолюдную улицу, а по возмож­ности во двор здания. Окна, стены и двери должны обеспечивать достаточную звукоизоляцию. Уровень допустимого шума в ка­бинете секретаря суда не должен превышать 50 дБ. С целью уси­ления звукоизоляции помещения отдела делопроизводства целе­сообразно оборудовать двойные двери с тамбуром до 50 см, окна должны быть изготовлены из современных шумопоглощающих материалов.

Снижает работоспособность организма не только высокий шумовой фон, но и значительные температурные отклонения от оптимального значения. Следовательно, в холодное время года по­мещение отдела делопроизводства должно быть хорошо отапли­ваемым, температура не должна опускаться ниже 18°С. В жаркое время года целесообразно оборудование отдела делопроизводства кондиционером. Нельзя допускать повышение температуры в по­мещении выше 25°С.

Влажность воздуха должна находиться в пределах 40-60%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха помеще­ние желательно оборудовать соответствующими приборами.

Воздух в помещении должен быть свежим, поэтому окна долж­ны быть оборудованы форточкой. Зимой форточку не рекоменду­ется заклеивать вместе со всем окном, однако она должна хорошо запираться и плотно прилегать к раме во избежание сквозняков.

Большое внимание необходимо уделять организации опти­мального освещения рабочего места секретаря суда, так как основной объем их работы связан с изготовлением письменных документов.

Естественное и искусственное освещение помещений зданий судов должно соответствовать требованиям СНиП 23-05 «Есте­ственное и искусственное освещение», утвержденных постанов­лением Минстроя России от 02.08.1995 № 18-78.

Без естественного освещения проектируют помещения ар­хивов.

Постоянно нагружая свои глаза во время процесса труда, сек­ретарь суда должен избегать дополнительных источников зри­тельного раздражения. С этой целью рабочее место секретаря суда должно быть выполнено в определенной цветовой гамме, ис­ключающей особенно яркие цвета. Однако оно не должно быть превращено в мрачное помещение. Стены помещения должны гармонировать с мебельным гарнитуром. При выборе цветового оформления рабочего места необходимо учитывать, что положи­тельное воздействие на нервную систему работника оказывают желтые, желто-зеленые, зелено-голубые, серебристо-серые тона. Желательно использовать цвета пастельных оттенков. При этом потолок и верхние части стен желательно окрашивать в белый цвет. Окна должны быть оборудованы занавесками или жалюзи из прозрачных либо полупрозрачных материалов, которые рас­сеивают уличный свет и несколько смягчают резкость солнечно­го освещения, одновременно затрудняют просмотр помещения с улицы, что особенно важно, если помещение находится на первом или цокольном этаже здания.

Освещение в помещении должно быть равномерное, достаточ­ной яркости (оптимальный уровень освещения для работы секре­таря 500 люкс), не допускающее бликов. В служебных помеще­ниях могут применяться лампы накаливания и люминесцентные

лампы. Наибольшее распространение получили люминесцентные лампы дневного света (ДС), белого света (БС), холодно-белого све­та (ХБС) и тепло-белого света (ТБС). Рабочий стол секретаря суда целесообразно размещать таким образом, чтобы солнечный свет из окна падал с левой стороны для правши и с правой стороны для левши. В таком случае пишущая рука не будет отбрасывать тень на текст. Это требование относится и к расположению источни­ков искусственного освещения относительно рабочего места сек­ретаря суда. В случае использования искусственного освещения рекомендуется применять осветительные приборы с рассеянным либо отраженным светом. Использование таких источников света приводит к снижению зрения в восемь раз меньшему, чем при ис­пользовании прямого искусственного освещения. Секретарь суда должен иметь возможность изменять интенсивность освещения своего рабочего места в зависимости от необходимости, поэтому его помещение должно быть оборудовано как источником общего верхнего света, так и настольными лампами.

Источник света не должен находиться в поле зрения работ­ника. Оптимальные места для крепления источников искусствен­ного света - над окном либо у стены. Должна быть обеспечена одинаковая яркость освещения всего рабочего помещения. Как правило, соотношение освещенности рабочего места и пола не должно превышать 10:1, а рабочего места и пограничной зоны -не более 3:1.

Необходимо учитывать, что секретарь суда осуществляет свои профессиональные функции не только в помещении, специально предназначенном для оборудования его постоянного рабочего ме­ста (приемная судьи, отдел делопроизводства) и мест служебного доступа (архив, экспедиция, машбюро), но и непосредственно в зале судебного заседания, участвуя в процессе разбирательства по делам различных категорий. При участии секретаря суда в су­дебном заседании его рабочее место должно быть расположено сбоку от процессуальной зоны председательствующего судьи. Графически зал суда может быть представлен следующим обра­зом (рис. 1).

□ □ □ □ □

□

□ □ □ □ □ □ □ I □ □

□		□	1—1
□		□
□		□
□		□
□		□
□		□
□ 1.

5"

□ □

□ □

П

□

I I I I I I I I I I I

Рис. 1. Схема планировки зала судебных заседаний с участием в процессе присяжных заседателей

Условные обозначения: 1. Процессуальная зона для председатель­ствующего и секретаря судебного заседания. 2. Места присяжных за­седателей из расчета 1 кв. м на одного присяжного заседателя плюс 4 за­пасных места для присяжных заседателей из расчета 0,8 кв. м на одного присяжного заседателя. 3. Подзона для подсудимых и конвоя. 4. Подзона для обвинения. 5. Подзона для защиты. 6. Кафедра свидетелей. 7. Места для допрошенных свидетелей. 8. Места для публики из расчета 0,6 кв. м на одно место. 9. Совещательная комната для присяжных заседателей. 10. Комната для председательствующего. 11. Место судебного пристава по обеспечению охраны порядка.

Оборудование персонального рабочего места секретаря суда

Рабочее место секретаря суда состоит из трех зон. В основной зоне находится его рабочий стол с необходимой оргтехникой. На­звание зоны обслуживания посетителей говорит само за себя. Во вспомогательной зоне располагаются шкафы, копировальная тех­ника и прочее необходимое оборудование.

Располагать рабочее место секретаря суда необходимо таким образом, чтобы ему были видны все посетители судьи либо руко­водителя суда. Неверно располагать рабочее место секретаря суда спиной к входной двери.

Оборудование и мебель должны быть расположены в кабинете (приемной) с таким расчетом, чтобы максимально снизить непро­дуктивные передвижения в поисках необходимых вещей. Рабочее место секретаря суда должно включать: письменный стол; удоб­ный стул (бытовые стулья использовать не рекомендуется, целе­сообразно применять стулья и кресла с регулируемой высотой си­дения); стулья для посетителей; компьютер с принтером; книжную полку; шкафы для хранения одежды и необходимых предметов; сейф для хранения документов; ксерокс; органайзер для письмен­ных принадлежностей и т. д. На рабочем столе размещаются кар­тотека и журналы, связанные с оперативной работой исполнителя, перекидной календарь. О расположении стола мы уже говорили выше. Остальная мебель располагается вдоль стен кабинета. При расположении в одном кабинете нескольких рабочих мест необ­ходимо таким образом распланировать расстановку вычислитель­ной техники, чтобы тыловые части мониторов ни в коем случае не были направлены на соседнее рабочее место. Излучение монито­ров пагубно влияет на здоровье и работоспособность.

Работники секретариата суда должны своевременно обеспе­чиваться необходимыми материалами (бумагой, бланками, кан­целярскими принадлежностями).

Телефонный аппарат устанавливается в зоне рабочего места исполнителя. Если телефонным аппаратом пользуются несколь­ко исполнителей, то он устанавливается в специально отведенном месте.

С целью экономии времени секретарей суда на стенах коридо­ра около входной двери в приемную судьи целесообразно располо­жить стенд с информацией, которой обычно пользуются посети­тел и; стендовая информация может содержать образцы наиболее часто встречающихся документов, перечни документов, которые посетителям необходимо представить по отдельным категориям вопросов. Кроме того, такой стенд должен содержать приемные часы, номера телефонов для справок. Целесообразно размещать на стенде печатные средства правовой пропаганды, с которыми посе­тители суда могли бы ознакомиться во время ожидания приема.

Дверь приемной судьи с наружной стороны должна содержать табличку с указанием номера кабинета, должности, фамилии и инициалов лиц, работающих в нем.

В коридоре необходимо места ожидания оборудовать стулья­ми для посетителей.