Требования, предъявляемые к первичным документам

Необходимо соблюдать требование строгого соответствия между наименованием документа и содержанием про водимых по нему операций. Содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение – для оформления платежей через банк.

Отсутствие в первичных документах одного из обязательных реквизитов

нарушение правил ведения бухгалтерского учета, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась

Документы должны составляться работниками бухгалтерии четко и разборчиво. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом (вручную или на ПК) от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждаются федеральным органом статистики.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно, поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

• строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

• точно излагать содержание документа;

• четко и разборчиво проставлять текст и цифры;

• незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать; сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

• снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета

Документы бухгалтерского учета	Срок хранения, лет
Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки	10
Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы	10
Первичные документы и приложения к ним	5
Лицевые счета	75
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5
Инвентарные карточки	5
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.)	5
Кассовые книги	5
Книги регистрации счетов, кассовых ордеров	5
Документы об инвентаризации	5

Этапы документооборота

Документооборот

движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания до сдачи в архив

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

График документооборота

схема или перечень работ по проверке и обработке документов

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

• оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;

• минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

• улучшению всей учетной работы в организации;

• повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

• исполнители;

• наименования документов;

• сроки представления документов;

• подразделения организации, куда представляются документы.

Пример графика документооборота

Наименование документа		Приходный ордер	Накладная на отпуск материалов
Создание документа	Количество экземпляров	1	3
	Ответственный за выписку	Кладовщик	Кладовщик
	Ответственный за оформление	Кладовщик	Кладовщик
	Ответственный за исполнение	Кладовщик	Кладовщик
	Срок исполнения	Ежедневно до 17.00	В течение дня выписки
	Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Главный бухгалтер
Проверка документа	Кто представляет	Бухгалтер	Бухгалтер
	Порядок представления	Отчет за месяц	Отчет за месяц
	Срок представления	До 2-го числа следующего месяца	До 2-го числа следующего месяца