Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов

С 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной Госкомстатом по согласованию с Минфином РФ.

Унифицированные документы – это типовые документы, предназначенные для оформления однородных операций в различных организациях.

Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организации, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

• По учету труда и его оплаты, по учету основных средств и нематериальных активов, по учету материалов, по учету работ в капитальном строительстве,

• По учету результатов инвентаризации, по учету кассовых операций.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности.

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) организация, при необходимости, может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены организационно-распорядительным документом организации.

Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление, упрощает их обработку и хранение.

Требования, предъявляемые к заполнению документов:

• Документы должны составляться своевременно, в момент совершения операции или по окончании операции.

• В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.

• Документы могут заполняться шариковой ручкой, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем.

• Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается.

• Итоговые суммы, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью.

• Свободные строки должны быть прочеркнуты.

• Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

• Документы, которыми оформляют хозяйственные факты, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

Тема 10. Инвентаризация имущества организации Инвентаризация: цель, объекты и время проведения

Объекты инвентаризации – это имущество и обязательства

Цель инвентаризации – это выявление фактического наличия имущества; его сопоставление с данными учета; проверка полноты отражения обязательств.

Время проведения инвентаризации устанавливается руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

• При пересдаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• При смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

• При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных обстоятельств;

• При реорганизации или ликвидации организации;

• В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Общие правила проведения инвентаризации

Инвентаризационная комиссия (постоянно действующая) утверждается руководителем организации.

Состав инвентаризационной комиссии – это представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (товароведы, инженеры, технологи, экономисты и др.)

Общие правила проведения инвентаризации:

• Материально ответственные лица предоставляют первичные документы и отчеты о движении ТМЦ и денежных средств;

• Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все ТМЦ и денежные средства оприходованы и документы на них оформлены;

• Инвентаризационная комиссия путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера определяет фактическое наличие имущества (при обязательном участии материально ответственных лиц).

Документальное отражение результатов инвентаризации – в инвентаризационных описях (не менее двух экземпляров).

Регистр учета – сличительная ведомость.

Регулирование расхождений данных инвентаризации и учетных данных:

• Излишние ТМЦ и денежные средства приходуются;

• Недостачи ТМЦ и денежных средств относятся на счет виновных лиц;

• Если виновники недостач не установлены или во взыскания с виновных лиц отказано судом, то недостачи списываются на финансовые результаты организации;

• Взаимный зачет излишков и недостач допускается в исключительных случаях.

Этапы проведения инвентаризации

№ п/п	мероприятие
1	Составляется план инвентаризации на год
2	Не менее чем на 10 дней до наступления плановой инвентаризации готовится приказ о проведении инвентаризации, которым назначается комиссия из представителей администрации и материально ответственных лиц. Состав комиссии периодически частично обновляется.
3	С даты проведения инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции на данном участке (складе, цехе).
4	Бухгалтер готовит бланки инвентаризационных ведомостей и передает комиссии для проведения инвентаризации с выходом в рабочие зоны