8.12. Инвентаризация материальных ресурсов

Инвентаризация материалов, топлива и других материальных ресурсов – одно из действенных средств контроля за сохранностью имущества организаций. Проверка наличия производственных запасов в натуре позволяет устанавливать такие их изменения, которые не отражаются и часто не могут быть отражены в первичных документах, например естественная убыль, порча и т.п. Инвентаризация позволяет уточнить фактическое наличие материальных ресурсов, отраженных в бухгалтерском учете.

Сроки и порядок проведения инвентаризации материальных ресурсов установлены специальными методическими указаниями Министерства финансов Российской Федерации. На складах филиалов ОАО "РЖД" и их структурных подразделений инвентаризацию производственных запасов проводят обязательно перед составлением годового отчета, кроме ресурсов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Наличие материальных ресурсов в натуре проверяют также при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений, порчи материалов, злоупотреблений, в случае стихийных бедствий, аварий, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при смене формы собственности, иной реорганизации и т.п. В системе ОАО "РЖД" остатки нефти и нефтепродуктов проверяют не реже одного раза в месяц, а топливо на дорожных топливных базах инвентаризируют 3 раза в год: на 1 апреля, 1 июля и 1 октября.

Инвентаризации подлежат материальные ресурсы как собственные, так и находящиеся на ответственном хранении структурного подразделения. Инвентаризацию проводит комиссия при обязательном участии в ней работника бухгалтерской службы. Персональный состав комиссии утверждает руководитель структурного подразделения. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Руководитель структурного подразделения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия материальных ресурсов в установленные сроки, а главный бухгалтер обязан обеспечить быстрое и точное выявление результатов инвентаризации и отражение их в системе счетов бухгалтерского учета.

До начала проверки фактического наличия материальных ресурсов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы о движении материальных ресурсов, которые председатель комиссии визирует с указанием «до инвентаризации на … [дата]». Бухгалтерии это служит основанием для определения остатков материальных ресурсов к началу инвентаризации по учетным данным. Также к началу инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в том, что все расходные и приходные документы на материальные ресурсы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие материальных ресурсов комиссия записывает в инвентаризационные описи, которые ведутся в двух экземплярах. Отдельные описи составляют на материальные ресурсы, находящиеся в пути, отгруженные покупателям (получателям), находящиеся на складах других организаций или переданные в переработку другой организации.

Если во время инвентаризации на склад поступают материальные ресурсы, они принимаются в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Сведения о них заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Инвентаризация не может быть причиной перебоев в снабжении структурных подразделений материальными ресурсами. С письменного разрешения руководителя структурного подразделения и главного бухгалтера в процессе инвентаризации они могут отпускаться в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ресурсы заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах об этом делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Путем сопоставления содержащихся в описи данных с данными бухгалтерского учета выявляют результаты инвентаризации. Материальные ресурсы, по которым имеется отклонение фактического наличия от данных учета, записывают в сличительную ведомость с указанием в ней учетных, фактических данных и результата инвентаризации (излишек, недостача).

При использовании вычислительных машин составляют машинограмму – оборотно-сличительную ведомость. В ней по номенклатурным номерам определяют излишки и недостачу ма­териальных ресурсов в количественном и денежном выражении. Выявленные при инвентаризации излишние материальные ре­сурсы приходуют по дебету счета 10 «Материалы» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» в оценке по рыночной стоимости. При этом необходимо устанавливать причины обра­зования излишков и виновных лиц. Как правило, излишки явля­ются результатом различных нарушений со стороны работников снабжения.

Недостающие материальные ресурсы списывают по факти­ческой себестоимости на дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Затем с этого счета недостачу материалов в пределах норм естественной убыли, образовавшейся в процессе хранения, списывают на издержки производства или обращения, а сверх этих норм, если по каким-либо причинам нельзя установить виновных лиц или во взыскании с виновных лиц отказано судом, относят на финансовые результаты (счет 91 «Прочие доходы и расходы»). Основанием для отнесения на финансовые результаты недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли являются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Сумму недостачи и потерь от порчи материальных ресурсов, по которым конкретные виновники известны, со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относят на дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Возмещение материального ущерба виновными лицами производится исходя из стоимости недостающих или испорченных материальных ресурсов по действующим в данном регионе рыночным ценам. Поэтому возникает необходимость учитывать разницу между суммой, подлежащей взысканию, и суммой фактического ущерба. Для этого применяется счет 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

На сумму подлежащих возмещению недостач и потерь составляет запись:

Дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму недостач по рыночным ценам

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»– – на сумму недостач по балансовой стоимости

Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» – на сумму разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих материальных ресурсов.

Суммы в счет возмещения ущерба либо удерживаются из заработной платы виновного лица, либо вносятся им наличными деньгами в кассу структурного подразделения.

В бухгалтерии это отражается записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (или счета 50 «Касса»)

Кредит счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму недостач по рыночным ценам.

Одновременно сумма разницы между стоимостью недостающих материалов по рыночным ценам и их балансовой стоимостью относится на финансовые результаты путем составления учетной записи по дебету счета 98 «Доходы будущих периодов» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».