4.2. Поняття оптимальної величини закупки

В умовах конкурентних ринків формування закупівельної політики повинне виходити із наступних міркувань. Насамперед, це вибір партнера-постачальника, що повинен починатися з ретельного вивчення його технологічних, виробничих, фінансових і збутових можливостей, ситуації на даному товарному ринку, асортиментної політики. Визначальну роль відіграє якість самого товару, його ціна, наявність товарного знаку. Перевагою володіють ті партнери, які надають додаткові послуги з доставки, зберігання, комерційного кредиту, знижки, пільги.

Важливе місце в закупівельній політиці займає вибір системи руху товарів, тобто знаходження найбільш зручного і дешевого варіанту доставки товарів з урахуванням умов транспортування, складування й зберігання.

Ефективність системи забезпечення підприємств необхідними товарами залежить від строків, ритмічності поставок, розмірів кожної партії поставки. Закупки великих партій товарів дають можливість одержати додаткові знижки у постачальників, але це приводить до збільшення витрат на зберігання.

Наявність невиправдано великого запасу приводить до “заморожування” коштів. Разом з тим, часті поставки товарів можуть збільшити транспортні витрати. Поставки невеликими партіями можуть привести до перебоїв у реалізації. Тобто величина закуповуваної партії повинна бути оптимальною.

Методику визначення оптимальної величини закуповуваної партії покажемо на такому прикладі. Уявімо собі підприємство, що у наступному році має закупити 20000 кг сировини. Якщо всі 20000 кг закупаються одночасно, виробничий запас безпосередньо після закупівлі складе 20000 кг, після чого він поступово буде використовуватися. По закінченні року запас буде дорівнювати нулю. Середньорічний виробничий запас у такому випадку складе 10000 (20000 + 0) : 20. Якщо закуповувати сировину 2 рази на рік, тобто двома партіями по 10000 кг кожна, середньорічний запас складе 5000 кг (10000 + 0) : 2 і т.д. Таким чином, чим більше партія закуповуваної сировини, тим більше величина середньорічного запасу, тим більше величина витрат по складуванню (сплата %, втрати при зберіганні, орендна плата за складські приміщення, т.і.). Якщо фірма не несе витрат у зв'язку із розміщенням замовлення на постачання сировини та доставку закупленої партії, то економічно ефективно закуповувати сировину більш дрібними партіями, щоб мінімізувати витрати зі складування.

Однак, на практиці фірмі доводиться нести втрати, пов'язані з розміщенням замовлення, прийманням закуповуваних товарів, контролем за проходженням рахунків і т.д. Сума подібних витрат із обслуговуванню закупівель, розраховуючи на одну партію, як правило, буває приблизно однаковою. Ця обставина стимулює підприємство закуповувати товари якомога більшими партіями. Таким чином, мова йде про те, щоб знайти таку величину закуповуваної партії, а тим самим визначити кількість закуповуваних у даний період часу партій, при яких сума витрат зі складування та обслуговуванню закупівель виявилася б найменшою.

Повернемося до прикладу з нашою фірмою. Припустимо, що ціна франко-склад-покупця становить 10 грошових одиниць за 1 кг, витрати по складуванню – 20% вартості середньорічного запасу, а витрати по обслуговуванню закупівель – 1250 од. за кожну партію. Виходячи із цього, можна скласти наступну таблицю (табл. 4.1).

Таблиця 4.1 – Визначення оптимального розміру купованої партії

Кількість партій, закуповуваних на рік	1	2	3	4	5
Розмір партії, кг	20000	10000	6667	5000	4000
Середньорічний запас, кг	10000	5000	3333	2500	2000
Вартість середньорічного запасу	100000	50000	33330	25000	20000
Витрати зі складування, у рік	20000	10000	6667	5000	4000
Витрати з обслуговування, у рік	1250	2500	3750	5000	6250
Витрати зі складування і обслуговування.	21250	12500	10417	10000	10250

Розрахунки показують, що витрати зі складування скорочуються, а витрати з обслуговуванню зростають при збільшенні числа закупівель у рік. Оптимальне річне число закупівель у нашому прикладі дорівнює чотирьом, оскільки при цьому показнику сума витрат зі складування та обслуговування закупівель є найменшою.

Розрахунок оптимальної величини закуповуваної партії можна також проводити за допомогою універсальної формули (формули Вільсона – 4.1):

(4.1)

де m - річний обсяг закупівлі;

о - витрати з обслуговування;

k - ціна франко-склад покупця;

r - витрати зі складування у % до вартості виробничого запасу.

Q =

Це означає, що фірма повинна робити закупівлі чотири рази на рік.

Розрахунки оптимальної партії закуповуваної сировини й товарів повинні бути пов'язані з показником мінімальних товарних запасів. Якщо величина оптимальної партії вміщає мінімальний запас, можна прийняти її як запас; якщо вона нижче, виникає нове завдання: як забезпечити безперебійність торгово-виробничого процесу при мінімумі витрат.

Розрахунки товарних запасів проводяться в загальній схемі розробки продуктового балансу.