6.4. Выявление зон наибольшего сосредоточения затрат (п. 2.6)
При выявлении функциональных зон наибольшего сосредоточения затрат в изучаемом объекте можно использовать несколько подходов.
1) После выявления затрат на выполнение функций элементов, для каждой из них определяют значимость отдельной функции (РО) в общем спектре функционирования отдельного объекта.
Далее определяют долю излишних и недостающих затрат:
где Qi — относительные затраты на выполнение функции i-м элементом в процентах. Значение Ri соответствует доле повышенных (излишних) или пониженных (недостающих) затрат по отношению к стоимости изучаемого объекта.
Наибольшие положительные значения Ri соответствуют зонам наибольшего сосредоточения затрат. Если повышение эффективности работы объекта в целом является актуальной задачей, то следует рассматривать наибольшие отрицательные значения Ri повышения эффективности работы i-го элемента.
1.С помощью табл. 2 и 3 составляют таблицу наибольших разностей между существующей (в рассматриваемом объекте) и минимально возможной стоимостью функций, форма которой дана в табл. 3, где относительная разность берется между существующей и минимально возможной стоимостями по отношению к существующей. В этой таблице функции упорядочивают по уменьшению разностей до 5—10 %.
2. Зоны наибольшего сосредоточения излишних затрат соответствуют наибольшим разностям стоимостей функций.
3. Для выявления зон наибольшего сосредоточения затрат используют АВС-анализ, который предполагает разбивку элементов объекта на три группы:
группа А — дорогостоящие элементы (детали, узлы);
группа В — элементы средней стоимости;
группа С - элементы низкой стоимости. (См. таблицу 15,16).
Таблица 15. Таблица наибольших разностей стоимости функций
Описание функции |
Наименование соответствующего элемента |
Относительная разность стоимостей |
1.... 2.... |
... |
... |
Для выявления зон наибольшего сосредоточения затрат используются данные расчетов по второй вышеприведённой формуле и данные табл. 15, на основе которых составляется список функций с наибольшими затратами. В этот список включают функции (элементы), которые одновременно имеют наибольшие значения в табл. 15 и наибольшие положительные значения RL. Кроме того, выделяют функции с наибольшими отрицательными значениями Ri, для реализации которых необходимы дополнительные затраты.
Другой «списочный» способ выделения зон наибольшего сосредоточения затрат состоит в том, что на основании табл. 15 и 16 составляются два списка таких зон: первый (главный) список включает функции (элементы), которые одновременно вошли в табл. 15 и группу элементов А в табл. 4, второй (дополнительный) список включает функции элементов, которые одновременно вошли в табл. 15 и группу В в табл. 16.
Таблица 16. Классификация зон сосредоточения затрат
Группа элементов |
Доля от общего числа элементов, % |
Доля'от общих затрат на объект, % |
А Б С |
5 20 75 |
75 20 5 |
3) Существует еще один (третий) подход выявления зон наибольшего сосредоточения затрат. В соответствии с изложенной выше классификацией функций затраты обычно имеют следующее нормативное распределение:
основные функции 20—30 %;
вспомогательные функции 40—50 %;
ненужные функции 5—10%.
При оценке функций нередко обнаруживается, что на осуществление вспомогательных функций приходится чрезмерно большая доля затрат (60—70 %), т. е. здесь заложены основные резервы снижения себестоимости.
В результате проведения информационно-аналитического этапа получаем следующую документацию:
• таблицу анализа функций системы управления и ее конструктивную функциональную структуру;
• перечень главных, основных, вспомогательных и ненужных функций;
• список критериев развития, основных показателей и требований, предъявляемых к улучшаемой системе;
• сводную таблицу стоимостей функций;
• список и характеристику зон наибольшего сосредоточения затрат;
• постановку задач по устранению элементов с ненужными функциями;
• постановку задач по удешевлению функций, содержащих излишние затраты;
• список неясных вопросов, возникших при сборе, систематизации и анализе информации, для последующего обсуждения со специалистами;
• перечень и описание возникших идей по улучшению системы управления.
При выполнении информационно-аналитического этапа можно отметить следующие характерные ошибки:
- слабое привлечение знаний и опыта специалистов других служб из-за ложной боязни потерять свой авторитет или из-за нежелания, а иногда и неумения, наладить с ними деловые контакты;
-получение слишком скудного или чрезмерно большого объема информации об исследуемом объекте, на что затрачивается слишком много времени и ресурсов; поэтому следует ограничиваться оптимальным объемом информации, определяемым конкретными целями анализа и временем, оговорённом, в плане работы;
- пренебрежение известными правилами делопроизводства; вся собранная и обработанная информация должна систематизироваться и надежно храниться для повторного использования.
Весьма характерной ошибкой является отвлечение на одну из первых идей, возникших в процессе сбора и анализа информации. Идея может показаться интересной, перспективной. Появляется желание заняться ее разработкой и, по существу, прекратить дальнейший сбор и анализ информации. От таких соблазнов следует уходить, не изменяя главным принципам системного анализа.