8.3. Применение функционально-стоимостного анализа в управлении

Функционально-стоимостной анализ (ФСА) является составной частью техническо-экономического анализа и позволяет в управлении:

• выделить и ранжировать необходимые функции системы управления;

• убрать излишние функции путем их упразднения или передачи другим системам;

• определить соответствие между значимостью функций и затратами на них;

• создать оптимальную систему управления.

Таким образом, ФСА позволяет улучшить систему управления при минимальных расходах на содержание управленческого аппарата.

Объектом ФСА являются системы управления предприятием и ее подсистемы, составные части (отделы, службы, должностные лица), осуществляющие определенные функции управления.

Функции управления делятся на:

• основные - необходимые для реализации главной функции объекта управления, для которой он и создан - (О). Они отвечают на вопросы “как?” (Как осуществляется основная функция) и “зачем?” (Зачем она осуществляется?);

• вспомогательные - способствующие осуществлению главной функции (В). Они отвечают на вопрос “когда?” (Когда возможно осуществление основной функции?).

• излишние - не отражающие сущности объекта управления, увеличивающие его затраты (И). Они делятся на вредные, бесполезные, несвойственные и дублирующие. К излишним функциям относятся все функции, не отвечающие на вышеприведенные вопросы (как, зачем, когда?).

Система управления предприятием в ФСА рассматривается с двух сторон:

1. С организационной стороны как совокупность подразделений и должностных лиц, взаимосвязанных между собой с точки зрения выработки и принятия решения. Она выражается в виде организационной структуры управления (см. рис.1).

Например, на предприятии существует четыре подразделения управления:

Рис. 1. Схема организационной структуры управления предприятием.

2. С функциональной стороны - как совокупность подразделений, связанных по выполняемым главным функциям управления (функциональная модель объекта).

Например, на предприятии существуют 10 главных функций управления:

1 Общее руководство предприятием;

2 Оперативное управление основным производством;

3 Комплектование и подготовка кадров;

4 Подготовка производства и его совершенствование;

5 Ремонт, энергообеспечение, обеспечение инструментом и т.п.;

6 Контроль качества, охрана труда и окружающей среды;

7 Технико-экологическое планирование;

8 Организация труда, зарплаты и оплаты труда;

9 Финансово-сбытовая деятельность и материально-техническое обеспечение;

10 Транспортное обслуживание.

Количество главных функций может быть и другим в зависимости от вида и назначения предприятия.

В нашем примере, для простоты и наглядности примем условно, что четыре подразделения предприятия: 1 - дирекция, 2 – планово-экономическая служба, 3 – маркетинговая служба и 4 - технологическая служба, (см. рис. 1), выполняют три главных функции управления: 1)общее руководство, 2)управление производством, 3)финансово-сбытовая деятельность и материально-техническое обеспечение.

При проведении ФСА строится «Функциональная модель объекта» (см. табл.1).

Таблица 1. Функциональная модель объекта

Главные	Подразделения
функции управления	управления
- общее руководство	1, 2, 4
- управление производством	1, 3
- финансово-сбытовая деятельность и материально-техническое обеспечение	1, 3, 4

При ФСА рассматриваются и затраты на выполнение главных функций управления отдельными подразделениями. Эти затраты делятся на:

• функционально-необходимые - то есть минимальные затраты на содержание носителя функции и ее реализацию

• излишние затраты - часть затрат на осуществление полезных (основных и вспомогательных) функций, превышающие функционально-необходимые затраты, а так же затраты на излишние функции.

При совмещении организационной и функциональной моделей и внесения значимости и затрат на выполнение главных функций управления образуется совмещенная функционально-стоимостная модель объекта, позволяющая выявить и проанализировать значимость и затраты на каждую главную функцию управления, убрать излишние затраты и улучшить структуру управления предприятием.

Значимость главных функций управления определяется из оценки десяти стандартных классов операций инженерно-управленческого труда. Каждый класс оценивается по десятибалльной системе. Таким образом, количество балов на выполнение i-той главной функции управления может составлять от 0 до 100.

Просуммировав полученные баллы по всем главным функциям управления, и приняв их за 100%, определяются удельные веса или коэффициенты значимости каждой главной функции управления в процентах.

В нашем примере:

Условно примем, что проведенный анализ выявил значимость каждой главной функции; .

Допустим, что затраты подразделений на осуществление трех функций управления составляют: и , т.е. общие затраты на управление равны 10млн. руб.

Затраты подразделений на выполнение отдельных главных функций определяются на основе анализа их деятельности по управлению, то есть устанавливается перечень всех функций, выполняемых подразделением, его численность, затраты на отдельные функции внутри подразделения и т.п. Полученные данные вносятся в функционально-стоимостную модель объекта (вертикально по каждому подразделению управления).

На основании исходных данных строится функционально-стоимостная модель объекта (см. Табл.2).

Таблица 2. Функционально-стоимостная модель объекта ^*)

Функции	Значимость	Подразделения управления							Итого затрат	Доля затрат
управления	функций	Дирекция	Планово-экономическая служба			Маркетинговая служба	Фин.сбытовая деят-сть и мат-технич.обесп.		по функ-циям	по функ-циям
	( ) %	1		2	3			4		( ) %
	50,0	о 2,5		и 1,0				о 1,0	4,5	45,0
	30,0	в 1,0		о 1,5	в 1,0				3,5	35,0
	20,0	в 0,5			о 0,5			о 1,0	2,0	20,0
Итого затрат по
подразделениям	100,0	4,0		2,5	1,5			2,0	10,0	100,0
/млн.руб

^*) о - основная функция подразделения

в - вспомогательная функция подразделения

и - излишняя функция подразделения

Основная и вспомогательная функции в примере обеспечиваются только функционально-необходимыми затратами, а 1,0 млн. руб. излишней функции у планово-экономической службы исключается (экономится).

На основании функционально-стоимостной модели рассчитываются коэффициенты значимости главных функций управления базовые и новые , в результате уточнения их значимости по формулам:

Аналогично определяются и коэффициенты затрат на выполнение функций базовые и новые ( и ) по формулам:

,

где: - соответственно значимость главной функции (в баллах) и затраты на ее осуществление (млн.руб);

_ - соответственно изменение значимости и затрат функции управления.

Далее в ФСА определяются базовые и новые коэффициенты соответствия значимости функции затратам на нее

На основании полученных и рассчитываются средние значения этих коэффициентов

В нашем примере:

В результате проведения ФСА экономится 1,0 млн. руб. на исключении излишней функции подразделения предприятия, а средний коэффициент соответствия коэффициента значимости функции затратам подразделений не её выполнение повышается 1,02 до 1,10.

Для наглядности, на основании полученных данных строится диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию. В верхней части диаграммы (над чертой) располагаются , а в нижней части (под чертой) коэффициенты затрат (см. рис.2)

Рис.2. Диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию.

Численность аппарата управления производством определяется на основе имеющихся норм управляемости. Так, директор предприятия эффективно может управлять не более шестью заместителями.

Отделы управления создаются при наличии, как минимум, 4-х бюро, а каждое бюро должно включать, как минимум, 3-4 чел. Следовательно, отдел должен минимально иметь 4бюро 3чел.=12чел. (Кроме ПДО).

Численность аппарата управления основного и вспомогательного производства обуславливается следующей системой нормативов:

Начальник цеха должен иметь в подчинении, как минимум, три участка, возглавляемые начальниками участков (мастерами). В подчинении мастера должно быть, как минимум, 25-30 рабочих. В результате цех организуется при минимуме:

3 участка 25чел.=75чел. (с учетом 3-х мастеров) + 1нач. цеха = 76 чел.

Таким образом, на 4чел. Управленца (1нач.цеха + 3мастера) приходится 75 – 3 = 72 чел. рабочих. Следовательно, нормативное соотношение численности административно-управленческого персонала (АУПа) к рабочим 4:72 или 1чел. управленец цеха на 18 чел. рабочих.