6.5. Пример применения фса методом выявлением зон наибольшего сосредоточения затрат на 000 «Литекс»
Рассмотрим пример, иллюстрирующий использование ФСА на втором этапе (пп. 2.1.-2.7.) при решении задачи усовершенствования системы управления предприятием.
2.1. Сфера деятельности 000 «Литекс» - строительномонтажные работы, капитальный и косметический ремонт зданий и сооружений. Основные объекты, на которых «Литекс» ведет работы, находятся в г. Барнауле.
2.2. Так как масштаб деятельности данного предприятия сравнительно небольшой, организационная структура 000 «Литекс» сравнительно проста и может быть схематически представлена данным образом:
Рисунок 22. Схема информационных потоков на предприятии – организационная структура предприятия
Единоличным начальником данной фирмы является ее генеральный директор. Ему непосредственно подчиняется его заместитель, секретарь, менеджер по финансам, а также бухгалтерия. Заместитель генерального директора отвечает за ход работ на объектах, контролирует работу агентов по снабжению, вспомогательных служб. Агенты по снабжению выполняют заказы прорабов на поставку необходимых материалов, оборудования, инструментов.
По мере необходимости руководитель фирмы создает рабочие группы по решению тех или иных конкретных задач. Подобные задачи обычно возникают в самом начале выполнения заказа, когда нужно оформить необходимые документы, получить разрешение соответствующих инстанций, уладить все юридические аспекты дела, разработать проектные документы, согласовать сметы и т.д. Обычно в рабочую группу входят менеджер по финансам, работник из бухгалтерии и один из прорабов. В зависимости от значимости заказа подобной рабочей группой руководит генеральный директор либо его заместитель.
2.3. Список основных требований к системе управления данным предприятием можно сформулировать таким образом:
обеспечение работы предприятия без простоев,
выплата дивидендов учредителям предприятия,
своевременная уплата налоговых платежей в бюджет, во избежание штрафных санкций,
обеспечение выполнение заказов, максимально удовлетворяющих запросы клиентов.
Возожно выделить следующие критерии развития:
качество выполняемых работ,
скорость выполнения заказов,
затраты на управленческую деятельность.
Далее определяются функции, которые выполняет каждое звено этой структуры. (См. таблицу 22).
Таблица 22. Анализ функций системы управления.(п.2.4.)
Элементы |
Функция |
||||
Обо значение |
Наимено вание |
Обо значение |
Описание |
||
Г |
Генерал ьный директор |
Фг1 |
руководство фирмой |
||
Фг2 |
поиск объектов |
||||
Фг3 |
взаимодействие с заказчиками |
||||
Фг4 |
руководство рабочей группой |
||||
3 |
Заместитель генерального директора: |
Фз1 |
контроль хода выполнения работ на объектах |
||
Фз2 |
наблюдение за соответствием строящихся объектов проектньм документам |
||||
Фз3 |
периодический контроль явки рабочих на работу |
||||
Фз4 |
взаимодействие с заказчиками |
||||
Фз5 |
распределение заработной платы рабочим, прорабам, снабженцам |
||||
Фз6 |
периодический контроль деятельности агентов по снабжению |
||||
Фз7 |
+ руководство рабочей группой |
||||
М |
Менеджер по финансам: |
Фм1 |
минимизация расходов фирмы |
||
Фм2 |
минимизация выплаты налогов |
||||
Фм3 |
контроль безналичных денежных операций |
||||
Фм4 |
+ программное обеспечение бухгалтерии |
||||
С |
Секретарь: |
Фс1 |
функции секретаря-референта |
||
Фс2 |
функции отдела кадров (прием, увольнение работников) |
||||
Б |
Бухгалтерия: |
Фб' |
бухгалтерский учет |
||
Фб2 |
выдача заработной платы работникам фирмы |
||||
Фб3 |
выдача наличных сумм подотчетным лицам |
||||
Фб4 |
+ юридическая поддержка фирмы |
||||
П |
Прораб: |
Фп1 |
контроль качества и темпов выполнения работ на одном объекте |
||
Фп2 |
контроль наличия достаточного количества материалов и инструментов на вверенном ему объекте |
||||
Фп3 |
направление заказов в отдел снабжения |
||||
А, |
Агенты снабжения: |
Фа' |
обеспечение выполнения работ на объектах через выполнение заказов прорабов |
||
Фа2 |
составление ежемесячных авансовых отчетов |
||||
В |
Вспом. службы: |
Фв1 |
складирование материалов |
||
Фв2 |
хранение техники |
||||
Р |
Рабочая группа: |
Фр1 |
оформление необходимой для заключения договоров документации |
||
Фр2 |
проработка юридических и других сопутствующих вопросов, связанных с выполнением работ на объекте |
||||
|
|
Фр3 |
получение разрешений соответствующих инстанций на проведение тех или иных работ |
||
Фр4 |
подряд проектных организаций для разработки необходимых проектов и чертежей |
||||
Фр' |
составление смет и т.п. |
||||
Примечание: главная функция данной системы - обеспечить выплату дивидендов вкладчикам, основные функции выделены жирным шрифтом, вспомогательные - обычным шрифтом, ненужных функций нет.
В результате проведения ФСА, затраты по функциям управления как реальные, так и минимально-возможные приведены в таблице 23.
Таблица 23. Затраты по функциям управления
Наименование структурного звена |
Функция |
Затраты (реальные) |
Затраты (минимальные) |
Г |
Фг', Фг2, Фг3, Фг4 |
35000руб. |
23000руб. |
3 |
Фз1, Фз2, Фз3, Фз4, Фз', Фз\ Фз' |
37000руб. |
36500руб. |
М |
Фм1, Фм2, Фм^Фм4 |
15000руб. |
12500руб. |
С |
Фс1, Фс2 |
3000руб. |
2800руб. |
Б |
Фб\ Фб2, Фб3, Фб4 |
5000руб. |
4800руб. |
П |
Фп\ Фп2, Фп3, Фп4 |
10000руб. |
8500руб. |
А |
Фа1, Фа2 |
15000руб. |
14000руб. |
В |
Фв\ Фв2 |
30000руб. |
24800руб. |
Р |
Фр1, Фр2, Фр3, Фр4, Фр5 |
5000руб. |
5000руб. |
Итого |
|
155000руб. |
131900руб. |
2.6. Выявление зон наибольшего сосредоточения затрат начнем с оценки значимости функций. Функция Фг' существенно влияет на общее функционирование системы управления. Нарушение этой функции (например, болезнь руководителя) приводит к существенным ухудшениям деятельности всей системы (примерно на 10%). Фг реализуется постоянно для того, чтобы иметь работу на будущее (избыток 10%). Фг3 реализуется только, когда заместитель директора не справляется с выполнением этой функции (избыточность 50%) и т.д. (См. таблица 24).
Таблица 24. Доли излишних и недостающих затрат
Обозначе ние функции |
Значимость функции:«-» пониженная, «+» повышенная, Р/, % |
Относительные затраты на выполнение функций Qi, % |
Доли излишних (-) или недостающих (+) затрат, Ri, % |
|
Фг' |
-10 |
10 |
-1 |
|
Фг2 |
+10 |
7 |
7 |
|
Фг' |
+50 |
4 |
2 |
|
Фг4 |
+70 |
1,6 |
1,12 |
|
Фз* |
+10 |
3 |
3 |
|
Фз2 |
+15 |
5 |
0,75 |
|
Фз' |
+20 |
1,4 |
0,28 |
|
Фз4 |
-35 |
10 |
-3,5 |
|
Фз5 |
-50 |
2,5 |
-1,25 |
|
Фз6 |
-15 |
0,5 |
-0,075 |
|
Фз7 |
0 |
0,5 |
0 |
|
Фм' |
+10 |
3,6 |
0,36 |
|
Фм2 |
-15 |
2 |
-0,3 |
|
Фм3 |
0 |
1 |
0 |
|
Фм4 |
+20 |
3 |
0,6 |
|
Фс1 |
0 |
1,5 |
0 |
|
Фс2 |
-30 |
0,4 |
-0,12 |
|
Фб1 |
0 |
1,5 |
0 |
|
Фб2 |
0 |
0,8 |
0 |
|
Фб3 |
+10 |
0,4 |
0,04 |
|
Фб4 |
-35 |
0,5 |
-0,175 |
|
Фп' |
-5 |
2 |
-0,1 |
|
Фп2 |
-10 |
2,5 |
-0,25 |
|
Фп3 |
+10 |
2 |
0,2 |
|
Фа1 |
-10 |
4 • |
-0,4 |
|
Фа2 |
0 |
6,7 |
0 |
|
Фв1 |
+15 |
10 |
1,5 |
|
Фв2 |
+20 |
9,4 |
1,88 |
|
Фр1 |
0 |
1,5 |
0 |
|
Фр2 |
0 |
0,2 |
0 |
|
Фр3 |
+5 |
0,7. |
0,35 |
|
Фр4 |
-10 |
0,3 |
-0,3 |
|
Фр' |
0 |
0,5 |
0 |
|
На основании данных таблицы 24, определяется относительная разнца стоимостей (см. таблицу 25).
Таблица 25. Относительная разница стоимостей
Функции |
Наименование элементов |
Относительная разность стоимостей, % |
Фг1, Фг2, Фг3, Фг4 |
Генеральный директор |
34 |
Фм', Фм2, Фм^Фм4 |
Менеджер по финансам |
17 |
Фв\ Фв2 |
Вспом. службы |
17 |
Фп1, Фп2, Фп3, Фп4 |
Прораб |
15 |
Фс1, Фс2 |
Секретарь |
7 |
Фа1, Фа2 |
Агенты снабжения |
7 |
Фб1, Фб2, Фб3, Фб4 |
Бухгалтерия |
4 |
Фз1, Фз2, Фз3, Фз4, Фз', Фз6, Фз7 |
Заместитель |
1 |
Фр1, Фр2, Фр3, Фр4, Фр5 |
Рабочая группа |
0 |
Просчитав резервы снижения затрат по структурным звеньям управления предприятием, строится функционально-структурная модель, в которой вертикально откладываются функции управления (в%), а горизонтально – затраты по каждой функции (так же, в %), отражающие доли излишних затрат и резервы их снижения.
Данные диаграммы ясно выделяют звенья исследуемой системы управления, затраты на которые можно снизить или желательно повысить, так как вследствие недостаточной финансовой поддержки определенные функции данных звеньев не выполняются должным образом. Этими действиями можно повысить эффективность работы системы и снизить затраты на обеспечение ее деятельности.