7. Информационные технологии для метода функционально-стоимостного анализа
7.1. Характеристика современных программных и аппаратных технологий проведения фса
Реализация метода функционально-стоимостного анализа (ФСА) стала возможной в результате развития современных технологий. К ним относятся инструменты Business Intelligence (BI) и системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems, DSS). Однако с появлением множества IT-проектов возник ряд дополнительных проблем - как выбрать одно или несколько BI-решений для экономичной и эффективной реализации ФСА. Комплекс программных и аппаратных средств для реализации ФСА-метода может восприниматься как "черный ящик" - настолько он сложен и запутан. Поэтому, для понятия "черный ящик", описаны различные программные решения для ФСА и используемое аппаратное обеспечение. При выборе метода реализации на первом месте всегда стоит программное обеспечение, а уже потом решается вопрос о применении того или иного оборудования.
В результате, рассмотрены следующие технологии:
Традиционные (legacy) финансовые системы на больших компьютерах (mainframes).
Электронные таблицы на отдельных и сетевых персональных компьютерах.
Специальные ФСА-решения для отдельных и сетевых ПК.
Хранилища данных в клиент-серверной архитектуре.
Специальное ФСА программное обеспечение, используемое совместно с Хранилищем данных в клиент-серверной сети.
Процесс поиска подходящей программной реализации будем рассматривать в трех "измерениях": сложность модели, организационное влияние, интеграция систем, как показано на рис.17. Кроме того, необходимо учитывать время на разработку модели, а также способность решить эту задачу и наличие необходимых ресурсов. (На рисунке 17 эти параметры не отражены.)
Рис. 17. Измерения IT- решения
Первое измерение - сложность ФСА-модели пропорциональна количеству функций в ФСА-компоненте. С одной стороны, слишком большое количество функций требует неразумно больших, дорогостоящих объемов данных. А с другой стороны, их недостаток может затруднить определение основных источников издержек (cost drivers) для данного вида деятельности. Уровень сложности определяется разумным балансом между точностью и стоимостью данных. Ценовые и торговые модели требуют большой точности а, следовательно, и большей сложности. Напротив, для моделей выгодности клиентов точность не так важна, и поэтому они намного проще. При разработке ФСА-проекта лучше всего придерживаться принципа "не будь глупцом и упрощай" (Keep It Simple, Stupid - KISS). Желательно начать с модели, ориентированной на одну единственную цель (например, на расчет издержек по заказам или продуктам, или на оценку прибыльности клиентов), затем использовать пилотные модели, оценить и проверить результаты, а потом переходить к более сложному этапу. При таком структурном подходе сначала рассматриваются агрегированные функций, затем они делятся на подфункции и только со временем происходит переход к комплексным моделям.
Второе измерение - организационное влияние, определяющее, как модель будет использоваться среди сотрудников организации. Например, если ФСА разрабатывается для финансового отдела, то вполне достаточно программной реализации на основе электронных таблиц. Такой вариант обычно подходит для одноразовых пилотных проектов. Если же продукт будет использоваться руководством, торговыми агентами и рядовыми работниками, то необходимо сетевое решение, или модель должна храниться на центральном мейнфрейме. Реализацию проекта на основе организационного влияния трудно выполнять поэтапно. Если модель сначала создается в электронных таблицах, затем в виде самостоятельного приложения на ПК, а уж потом в сетевой архитектуре, то временные и материальные издержки могут оказаться неоправданными. Если с самого начала очевидно, что ФСА-приложение будет использоваться в рамках всей организации, то быстрее и дешевле разработать модели для клиент-серверной сети, чем для в автономного ПК. В большинстве случаев, решение определяется наличием необходимых ресурсов (времени, средств).
Третье измерение, определяющее выбор технологии - интеграция систем. Оно тесно связано с организационным влиянием. На каком оборудовании будет работать ФСА-модель: на отдельных ПК, на мейнфрейме компании, или в клиент-серверной сети? Чем больше пользователей будет работать с моделью, тем важнее интеграция. Выбор технологии в зависимости от интеграции систем зависит также от степени централизации сбора, управления и обработки информации. Требования к данным для реализации ФСА высоки. Как правило, информация должна храниться на одном компьютере и управляться централизованно (например, IT-отделом). Если источники данных распределены по всей компании и их поддержку осуществляют непрофессионалы, то остро встает проблема точности информации. В таких случаях часто нарушается достоверность моделей и возникает вопрос о целесообразности их использования для принятия решений. Как уже говорилось, нужно также учесть время на разработку и наличие необходимых ресурсов. Для создания модели в электронных таблицах необходимы существенные временные затраты и хороший специалист, но зато минимальна стоимость программного и аппаратного обеспечения. Самостоятельное ФСА-приложение потребует немалых расходов на первоначальном этапе, но существенно сократит временные издержки и необходимость внутренней поддержки.
Рассматривая применение различных аппаратных и программных средств для ФСА нужно помнить об "измерениях", проиллюстрированных на рис. 1. Вопрос можно поставить так: "стоит ли начать с исходной точки графика (простая модель, один пользователь, электронная таблица на отдельном ПК) и оставаться в ней, или нужно двигаться по графику вправо вверх (сложная модель, несколько пользователей, интегрированная система)?" Решив для себя все эти вопросы, можно выбрать именно ту технологию, которая подходит для каждой конкретной компании. Первая идея, при выборе технологии для ФСА, - использовать традиционную (legacy) учетную систему компании. В ней уже хранятся все данные и генерируются отчеты по клиентам, продуктам и заказам. Однако это не подходящий метод для моделирования ФСА, так как большинство таких систем были спроектированы для финансового, а не управленческого учета. Финансовый учет предполагает создание отчетов для высшего руководства, акционеров, кредиторов и правительственных органов. Управленческий учет предназначен для менеджеров. Функционально-стоимостной анализ относится к управленческому учету. Это методология для распределения ресурсов по функциональным группам (Activity pools) и последующего распределения расходов по объектам затрат (cost objects) с помощью источников издержек (cost drivers). Такой подход не был заложен в большинстве финансовых учетных систем. Поэтому и появилось специальное программное обеспечение для ФСА. Некоторые поставщики финансовых учетных систем сотрудничают с разработчиками программнонго обеспечения (ПО) для ФСА. В результате, удается эффективнее отображать (импортировать) данные из бухгалтерской системы (главной бухгалтерской книги) в ФСА-приложение. ФСА-разработчик обеспечивает канал передачи данных в финансовую учетную систему, за счет этого можно использовать бухгалтерскую программу, импортируя из нее данные, необходимые для запуска ФСА-моделей. ПО для функционально-стоимостного анализа никогда полностью не заменит финансовую учетную программу, а традиционные системы редко могут обеспечить ФСА-логику. Возможно, в будущем финансовые учетные системы будут реализовывать этот метод, но на данный момент на рынке очень мало поставщиков, предлагающих интегрированные решения для учета финансов и функционально-стоимостного анализа.