40. Понятие «иерархия документации». Уровни документации на иерархической пирамиде. Документы первого уровня, документы второго уровня, документы третьего уровня, документы четвертого уровня.
Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему.
Предназначение документации СМК — передать смысл и последовательность действий, добавляющих ценность. Характер и степень документированности, форма и носители документации определяются только потребностями самой организации.
Не существует какой-то единой и определенной структуры документации системы качества. Как правило, документация группируется на нескольких уровнях, которые могут включать:
Уровень 1:
Подготовка Руководства по качеству
Руководство по качеству - это высший уровень системы документации в вашей организации. Оно устанавливает политику и обязательства организации в области качества. В идеале построенное по структуре ISO 9001, руководство по качеству описывает содержание и перечень всей документации, включая процедуры и, если надо, - должностные инструкции. Основная часть руководства по качеству обычно состоит из одной-двух страниц по каждому разделу ISO 9001. Руководство по качеству пишется высшим руководством и менеджерами отдела качества.
Типовая схема Руководства по качеству
Политика в области качества
Организационная структура
Описание системы управления качеством
Установление распределения ответственности и полномочий
Список рассылки учтенных экземпляров
Система качества, разделы 4-8
Перечень процедур
Указатель форм (включенный в текст или в приложение)
Для информации по созданию Руководства по качеству см. ISO 10013:95 "Руководящие указания по разработке Руководства по качеству".
Уровень 2:
Подготовка процедур качества
Процедуры - это второй уровень пирамиды документации по качеству. Написанные руководителями подразделений, процедуры обычно описывают деятельность на уровне подразделений, а также их связь с деятельностью организации в целом. Вероятно, вы будете участвовать в подготовке ваших процедур и/или разработке рабочих/должностных инструкций. В некоторых случаях процедуры 2-го уровня и должностные инструкции 3-го уровня могут объединять. Процедуры в идеале стоит организовать в соответствии со структурой ISO 9001, указывая раздел ISO 9001, к которому они относятся, хотя это не обязательное требование ISO 9001. Последовательность разработки процедур приведена далее.
Типовая схема процедуры качества
Цель / Задача: цель процедуры
Масштаб: что охватывает процедура, а что - нет
Ответственность: кто (в соответствии со своими должностными обязанностями) несет ответственность за определенные задачи и действия
Ссылки: на все документы, затронутые процедурой
Определения: основных терминов и сокращений
Процедуры: описание действий или задач, которые следует выполнить, кем и в каком порядке
Документация: какие документы и записи требуются
Уровень З:
Подготовка рабочих/должностных инструкций
Рабочие или должностные инструкции - третий уровень документации. Они описывают, как выполнятся работа, и обычно составляются операторами или тренерами. Вы, возможно, обнаружите, что у вас уже есть инструкции для большинства основных операций.
Уровень 4: