Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
КОНСПЕКТ_заочне Информатика.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
1 Мб
Скачать
☆

5.6. Робота з базами даних в Excel

1. Список та йог елементи. Типи полів

Керувати великими масивами даних дозволяють засоби, призначені для роботи з базами даних – це функції списків.

Список – це прямокутний безперервний діапазон ячейок, що може використовуватися у якості бази даних. Рядки списку називаються записами, а стовпчики – полями.

Перш ніж приступати до створення списку, треба продумати його структуру та визначити, які дані в нього включати. Створення списку потрібно розпочати з формування заголовків стовпчиків (полів) – їх назви повинні бути виділеними розміром букв, навертанням або кольором.

Якщо назва поля не вміщується у стандартні розміри ячейки, стовпчик потрібно розширити.

Порядок введення записів у список значення немає. Але усі записи повинні бути оформлені однаково, але не так, як заголовки полів.

Поля можуть бути різних типів: циферні або текстові.

Класичним прикладом списку можуть бути: список контактних осіб (прізвище, ім’я, посада, де працює, дата народження, адреса, номери телефонів).

2. Обробка списків за допомогою форми даних Відкриття форми

Діалогове вікно форми даних, яке дозволяє вводити та обробляти інформацію, значно спрощує роботу зі списками. Воно відкривається командою:

Данные → Форма.

У вікні знаходиться декілька полів введення, назви яких відповідають заголовкам стовпчиків списку. В вікні приведено загальну кількість записів у списку та вказано позицію поточного запису.

За допомогою полоси прокрутки, кнопок Далее та Назад, клавіш керування курсором ↑, ↓ можливо переходити до потрібного запису списку, а клавішею Таb – на нступне поле в записі.

Додавання нового запису

Натиснути кнопку Добавить. Будуть виведені порожні поля для заповнення.

Мишею клацнути в першому полі, ввести дані. Натиснути Таb, ввести дані в наступне поле і т.д. Якщо якесь поле не має значення, його можна не заповнювати.

Видалення запису

Перейти на запис, який потрібно видалити. Його порядковий номер вказується. Натиснути кнопку Удалить. Записи автоматично перенумеруються з урахуванням видаленого запису.

Редагування запису

Перейти на потрібний запис. Помістити курсор в потрібне поле та зробити відповідні зміни. При переході на інше поле зміни зберігаються. Кнопка Вернуть та клавіша Esc призначені для відміни внесених виправлень.

3. Пошук потрібних записів у формі даних

Для пошуку певних записів використовуються критерії пошуку.

Натиснути кнопку Критерии. У результаті на екрані з’являється форма даних без інформації. В поле, по якому буде проводитися пошук, ввести значення, яке буде умовою (критерієм) пошуку. Натиснути Далее. Після цього на екрані буде зображено форму з першим записом, що відповідає цій умові. Щоб продивитись всі записи, що підпали під цю умову, натиснути кнопку Далее або Назад.

Перед початком пошуку по умові рекомендується зробити поточним перший запис списку.

Якщо потрібно знайти запис, значення якого невідоме, то при задані критеріїв пошуку можна використовувати символи підстановки:

  • * - довільна кількість невідомих символів;

  • ? – один невідомий символ.

Прізвище: К*

Щоб звузити область пошуку, вказати у різних полях декілька критеріїв.

Щоб закрити вікно форми, натиснути кнопку Закрыть.