2. Сортування даних у запиті

Крім всатновленого сортування при створенні запиту, дані можливо сортувати за допомогою пункта меню: Записи → Сортировка.

Дані впорядковуються за алфавітом, а також за зростанням або за спаданням.

Сортування даних в таблиці по одному стовпчику не завжди приводить до бажаних результатів, тому іноді потрібно здійснювати сортування декількох полів.

Якщо після сортування у таблицю чи запит додавалися нові записи, то порядок чередування збивається. Тому сортування записів потрібно повторити.

3. Фільтрування даних запиту.

При створенні запиту у рядку Условие отбора, якщо потрібно, вводиться умова. Ця область вікна називається QBE-областю. Після чого буде здійснюватися відбір тільки потрібної інформації у кожному полі. Критерії пошуку вказуються в лапках.

У запитах, як і в інших програмах, символи * та ? використовуються як символи підстановки:

114* Б????

Для одного поля можливо визначити 1, 2, 3 і більше критеріїв відбору даних. По замовчуванню декілька критеріїв (умов) об’єднуються операторм ИЛИ:

>100 или <150

Це означатиме, що запит вибере ті записи, які відповідають хоча б одному з цих умов.

Щоб об’єднати декілька умов відбору оператором И їх слід вказати в одному рядку:

>100 и <150

В результаті будуть відібрані дані, значення яких знаходиться в інтервалі від 100 до 150.

Виключити групу даних зі складу записів дозволяє наступний критерій:

< >150.

Тут лапки можна не вказувати.

4. Підрахунки у запитах

Запити стають ще ефективнішими, якщо до них включені обчислення. Для цих цілей в Access існують статистичні функції SQL. Ститистичну функцію задають у рядку Групповая операция, яка з’являється після натискання кнопки з грецькою буквою Сігма () або командою Вид → Групповые операции. Через статистичну функцію можливо обробити кожне поле запиту. Результат оборобки з'являється з запиті.

В Access використовуються наступні статистичні функції:

• Sum – сумування значень поля;

• Avg – обчислення середнього значення;

• Min – обчислення мінімального значення;

• Max – обчислення максимального значення;

• Count – обчислення кількості записів, які відібрані запитом.

В інших полях повинно стояти значення Группировка, яка слугує для об'єднання ідентичних записів та включення дублювання.

5. Запит до декількох таблиць

При створенні запитів з декількох таблиць, треба враховувати наявність зв'язку між таблицями. Запит обробиться правильно лише тоді, коли корректно встановлено зв'язок між таблицями.

Запит для таблиць, між чкими встановлено зв'язок, створюється наступним чином:

1. Відкрити вікно Конструктора, натиснувши Создать у розділі Запросы.

2. Двічі натиснути лівою кнопкою миші ім’я головної таблиці, вона буде розміщена в QBE-область.

3. Цю ж самк операцію повторити для підлеглої таблиці.

4. Закрити вікно Добавление таблицы.

5. Вибрати у кожній таблиці поля відповідно з запитом.

6. Запустити запит на виконання.

6. Створення запитів з допомогою майстра

В вікні бази даних вибрати Запросы, а потім Создание запроса с помощью Мастера. В діалоговому вікні вибрати значення Простой запрос.

Вибрати в списку Таблицы/Запрсы таблицю, поля якої будуть аналізуватися при виконання запиту. В списку Доступные поля виділити потрібне поле таблиці і натиснути кнопку >. Повторювати ці ж дії для наступних полів таблиці (або іншої таблиці). Якщо потрібно, перенести у запит всі поля таблиці, натиснувши кнопку >>. Натиснути Далее.

В наступному вікні майстра задати відбір записів:

• подробный – виведення кожного поля кожного запису;

• итоговый.

Натиснути Далее.

В останньому вікні присвоїти ім’я запиту. Запиустити запит на виконання.