2. Чарівні слова

Ми часто говоримо один одному: бажаю тобі всього доброго, бажаю тобі добра і щастя. Це не тільки вияв ввічливості. У цих словах ми виявляємо свою людську сутність. Ми говоримо один одному: здрастуйте, доброго здоров’я. Цим ми висловлюємо своє ставлення до найбільшої цінності- людини. Не сказати людині “здрастуйте” - значить виявити своє моральне невігластво. Слово “здрастуйте” мас чудодійну властивість. Воно пробуджує почуття взаємного довір’я, зближує людей, відкриває їм душі.

Звертаючись один до одного з проханням, ми говоримо: будь ласка. У цьому простому і чудовому вислові, що здатний чудодійно впливати, захована наша повага до гідності людини, шанування в ній самостійності, незалежності, доброї волі (В. Сухомлинськиії).

Увага! Культура мовлення Вітання та побажання

Доброго ранку!

Добрий день (добридень, здрастуйте, здорові будьте)! Добрий вечір (добривечір)! Доброї ночі!

Доброго здоров’я!

Моє шанування!

Вітаю!

. Вітаю Вас з...

. Віншую Вас з...

Здоровлю з...

Прийміть вітання (поздоровлення) з...

З приїздом Вас!

Поздоровляю Вас!

Зі святом Вас!

Вітаю з днем народження!

З Новим роком! Зичу щасливого Нового року!

З Різдвом Христовим!

Бажаю (зичу) Вам здоров’я, щастя, успіхів! Щасливих Вам свят!

Дозвольте вітати Вас від імені...

Наше щире вітання...

Хай збудуться всі Ваші мрії!

,Хай щастить Вам!

Бажаю щастя й добра Вам!

З води й роси!

Зичу радості, успіхів!

Дай, Боже, щастя! - відповідь: Дай, Боже, здоров’я! Слава Україні! - відповідь: Героям слава!

Слава Ісусу Христу! - відповідь: Слава навіки! Христос рождається! - відповідь: Славіте Його! Христос Воскрес! - відповідь: Воістину воскрес!

З неділю святою будьте здорові!

Хай Бог помагає

!КЛАСИФІКАЦІЯ 51. ДОКУМЕНТІВ

_Д

окумент - ОСНОВНИЙ ВИД ДІЛОВОГО мовлення, що міс­тить інформацію, “зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі”¹.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті,

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна іифомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Документи поділяються на види за кількома ознаками.

1. 3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2,3а походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприєм­ствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються відповідно до єдиних вимог.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті до­кументи, які містяться у приватному зібранні особи.

3.3а місцем виникнення документи поділяють на внут­рішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

'ДСТУ 2732 - 2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, -Чинний від01.07.2005.

4. За напрямком документи поділяють на вхідні Й вихідні.

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи.

Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій

юридичній чи фізичній особі.

4. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні документи мають однакову форму і заповню­ються у певній послідовності й відповідно до обов’язкових пра­вил (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв’язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

4. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за спосо­бом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термі­нових належать документи з позначкою “дуже терміново”.

4. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні докумен­ти мають угорі праворуч позначку “Таємно”. Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого до­ступу “Для службового користування”, який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

5. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потре­би завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі право­руч обов’язково робиться помітка “Копія”. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його части­ну, робиться витяг з нього.

Якщо документ загублено, видається його повторний примірник - дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

4. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.

5. За термінами зберігання документи бувають постій­ного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

6. За технікою відтворення документи можуть бути руко­писними й відтвореними механічним способом.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службови­ми документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, за­стосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

£-> ФОРМУЛЯР З*. ДОКУМЕНТА

_Д

окументи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра- зразка¹.

Кожний документ складається з окремих елементів, що на­зиваються реквізитами.

Склад та послідовність розміщення реквізитів у службо­вому документі називається формуляром. Формуляр-зразок

• це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізи­ти. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:

1. - зображення Державного герба України, герба Авто­номної Республіки Крим;

2. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3. - зображення нагород;

4. - код організації;

5. - код форми документа;

6. - назва організації вищого рівня;

7. - назва організації;

'Див.: ДСТУ 4163 - 2003 Державка уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформ­лювання документів. - Чинний від 01.09.2003

8. .- назва структурного підрозділу організації;

9. - довідкові дані про організацію;

10. - назва виду документа;

11. - дата документа;

12. - реєстраційний індекс документа;

13. - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, иа який дають відповідь;

14. - місце складання або видання документа;

15. - гриф обмеження доступу до документа;

16. - адресат;

17. - гриф затвердження документа;

18. - резолюція;

19. - заголовок до тексту документа;

20. - відмітка про контроль;

21. - текст документа;

22. - відмітка про наявність додатків;

23. - підпис;

24. - гриф погодження документа;

25. - візи документа;

26. - відбиток печатки;

27. - відмітка про засвідчення копії;

28. - прізвище виконавця і номер його телефону;

29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30. - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31. - відмітка про надходження документа до організації;

32. - запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів - з ПОЗДОВЖНІМ і кутовим розміщенням реквізитів, У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття І спрощує їх опрацювання.

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру

._Н

азва організації відтворюється на бланку в повному роз­горнутому найменуванні. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті.

Назва виду документа - обов’язковий реквізит будь-якого документа, крім листів. Назва є на бланку або вдруковується угорі ліворуч. Залежно від виду документа визначаються перелік необхідних для його оформлювання реквізитів, побудо­ва тексту й ступінь обов’язковості виконання його положень.

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад: Розрахунковий рахунок Л? 3467059

в Києво-Святошинському УСБм. Києва . МФО 322034

Іще одним обов’язковим реквізитом усіх документів є дата. Документ датується днем його підписання (для наказів) або за­твердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем- здійснення документованих у них подій. Дату проставляє влас­норучно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставля­ються в одному рядку арабськими цифрами.

Наприклад: 12.07.2007 (тобто 12 липня 2007 р.).

У нормативно-правових актах І фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 11 червня 2007р. Дату документа ставлять нижче від його назви поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реестра цінний індекс складають з його порядкового номе­ра, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспон­дента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний Індекс складають із реєстраційних індексів кожної з них і проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Місце складання або видання документа. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідом­лення та інші документи адресуються до організацій, установ, структурних підрозділів, службових або приватних осіб. Наз­ва установи й структурного підрозділу подається у називному відмінку, а назва посади та прізвище - у давальному.

Наприклад: Національний авіаційний університет Відділ кадрів

Коваленкові І. П.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її на­зва входить до складу назви посади й пишеться у давальному відмінку.

Наприклад: Ректорові Національного педагогічного університету імені Михайла Драгоманова академікові АПН України проф. Андрущенку Б. П.

До реквізиту “адресат” може також входити поштова адре­са. Слід пам’ятати: якщо документ адресовано до установи, по­штова адреса вказується після її назви, а також назви структур­ного підрозділу і прізвища посадової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.

Наприклад: Київський національний університет імені Тараса Шевченка Навчальна частина По номарен кові О. П. вул. Володимирська, 64, лі. Київ, 01033

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Наприклад: Гордієнко Михайло Іванович вул. М. Гоголя, 13, кв. 106 м. Ніжин, 04631

Підпис - це обов’язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис е одним із реквізитів, що надає документу юридичної сили.

Юридична сила документа - властивість службового до­кумента, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруко­вано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Керівники структурних підрозділів підписують документи у межах своєї компетенції.

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ надруковано на бланку установи, зазначається тільки посада та ініціал(и) і прізвище особи, яка його підписує (повна назва установи не повторюється).

Наприклад:

Директор (підпис) Г. К. Стеценко

Проректор

з наукової роботи (підпис) С. Ваеияьченко

Якщо документ надруковано не на бланку, то вказується по­вна назва установи, посада, ініціал(и) та прізвище особи, яка його підписує.

Наприклад:

Директор видавництва

“'Освіта ” (п і д п и г) 1. М. Подолюк

Документи колегіальних органів (протоколи, поста­нови, рішення) підписують дві особи - голова та секретар колегіального органу. При цьому зазначаються обов’язки осіб, які підписали документи, а не їхні посади.

Наприклад:

Голова (підпис) Г. К. Мусієнко

Секретар зборів (підпис) В. А. Грищук

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три ряд­ки після його закінчення. Назва посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Наприклад:

Директор Київської середньої

школи МІ 65 (під пи с) Б. П. Мандрик

Гриф затвердження документа. Після підписання до­кумент затверджується, тобто засвідчується його дія на певне коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження містить: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без ла­пок), назву посади, особистий підпис, ініціал(и) та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Науково-методичного центру вищої освіти Міністерства освіти і науки України

(підпис) К. М. Левківський

09.03.2007

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, на­казом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви (у називному відмінку), дати, номера затверджувального документа.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Вищої атєстаціїтої комісії України 18.11.2007X958

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа й пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Резолюція - напис посадової особи на документі - коротке рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов’язко­во зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвнконавців та отримувати від них потрібну інформацію.

Як правило, в резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Проте якщо жодних вказівок немає, рішення має приймати виконавець. Конкретні вказівки передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова. Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте; Терміново відрядіть; Негайно підготуйте листа; Розглянути й доповісти в десятиденний термін.

Загальні вказівки виражають так: До виконання; До керів­ництва; До відома

.Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, ниж­че від реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Наприклад:

Начальникові Управління гуманітарної та педагогічної освіти Дмитриченку М. Ф.

Підготувати проект постанови до 23.05.2007 (підпис керівника)

09.04.2007

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, до­зволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Заголовок до тексту документа. Кожний службовий доку­мент, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголо­вок, який відображає головну ідею документа (крім повідомлен­ня й телефонограми). Він друкується у лівому верхньому куті під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним І максимально повно розкривати суть документа. На­приклад: Про додаткове видання “Російсько-українського словника"; Про заходи щодо поліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.

Наявність чітких заголовків скорочує час на ознайомлення з документом та період проходження його через посадових осіб і структурні підрозділи до реального виконавця.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, до­зволено подавати без заголовка.

Гриф погодження документа свідчить про згоду уста­нови, її підрозділу чи посадової особи (що не є автором до­кумента) з його змістом. Є дві форми погодження - внут­рішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит проставляють після попереднього розгляду чи оцінювання проекту документа перед його розповсюдженням в установі. Оформлюють його під текстом документа, після підпису або на окремій сторінці. Він складається із:

• слова ПОГОДЖЕНО;

• назви посади особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

• особистого підпису;

• його розшифрування;

-дати.

Наприклад: ПОГОДЖЕНО

Ректор Донецького державного університету управління {підпис) В. І. Носков

07.05.2007

Віза документа - це напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Віза складається з:

• назви посади особи, яка підписує документ;

• підпису та його розшифрування;

• лаконічного рішення (зауваження);

• дати візування.

Наприклад: Директор Навчального центру

“Укрсервіс”

(підпис) С. Р. Зінченко Не заперечую.

20.05.2007

Якщо доповнення та зауваження особи, яка візує документ, мають розгорнутий характер, вони викладаються на окремому аркуші, а на першій сторінці документа зазначається:

Наприклад: Директор Державного

спеціалізованого підприємства видавництва “Освіта”

(іпідпис) І. М. Подолюк Зауваження додаються.

18.11.2007

У внутрішніх документах віза проставляється на першо­му примірнику документа, а у зовнішніх - на примірнику, що залишається в організації.

Відбиток печатки. Документи, які потребують особли­вого засвідчення, завіряють відбитком печатки. Ставлять їх на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на тих документах, де наявність відбитка печатки передбачено правовими актами.

Печатка має накладатися на частину назви посади й підпису особи, яка підписала документ.

Наприклад:

Ректор (п іди и с) О. П. Потапенко

Відбиток печатки

Відмітка про наявність додатків. Якщо документ має до­датки, то в лівому куті під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. V 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються:

Додатки:

1. Акт оцінки вартості використаних матеріалів на 2арк. в 1 пр.

2. Акт прийому нових будівельних матеріалів на 3 арк. у 2 пр.

За великої кількості додатків їх опис складається окремо, а в документі після тексту зазначається:

Додаток: згідно з описом на 10 арк.

Відмітка про виконавця. Цеп реквізит обов’язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці до­кумента у нижньому лівому куті (лицьової сторони).

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконан­ня, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ: дату направлення доку­мента до справи; назву посади і підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2007№03-12/113 Назва посади (підпис) (ініціал(и) і прізвище)

14.05.2007

Відмітка про виконання вмішується в лівій частині нижньо­го берега першого аркуша документа.

Відмітка про надходження документа до організації. Цей

реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний індекс документа; дату його надхо­дження.

Відмітку про надходження роблять праворуч на нижньому березі першої сторінки документа за допомогою реєстраційного штампа.

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, до­лучених до Державного реєстру відповідно до Указу Прези­дента України “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади”.

Його розташовують після номера акта чи після грифа за­твердження.

Під час оформлювання документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне на­писання реквізитів та їх розміщення на бланку документа. До­тримання цих вимог надає документу юридичної сили.

_Т

екст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину Й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазнача­ється причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких пра­вил:

1. текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...: Інститут просить...; Ректорат клопочеться....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2. не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів

і синтаксичних конструкцій;

3. уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4. використовувати синтаксичні конструкції на зра­зок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю..,; У порядку надан­ня матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв’язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домов­леності...; На Ваше прохання...;

5. дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; вважаючи...;

6. використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;

7. у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; до­датки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

8. щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції... .

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9. використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників.,.;

10. у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...’, Пропоную...',

1!) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишанов­ний; високоповажний....