4.3. Організаційно-адміністративні операції

Зміст і характер організаційно-адміністративних операцій визначається їх цільовим призначенням і роллю в процесах управління. Ця група операцій відноситься головним чином до діяльності керівників, хоча вона не може, зрозуміло, не стосуватися і всіх інших категорій службовців – фахівців і технічних виконавців.

Службово-комунікаційні операції. Цей вид операцій характеризує зв'язки між ланками апарата управління, здійснювані між працівниками, зайнятими виконанням функцій управління. На відміну від службово-комунікаційних операцій всі інші комунікаційні операції, у яких принаймні одним з джерел чи споживачів інформації є машина, вимагають перетворення інформації з одного носія на інший і відносяться до числа інформаційно-технічних операцій.

Поза залежністю від джерел і споживачів інформації основними видами комунікаційних операцій є одержання, сприйняття і передача інформації. Усі ці операції можуть і повинні розглядатися як об'єкти застосування відповідних технічних засобів. Інакше кажучи, існує технічний аспект проблеми удосконалювання комунікаційних операцій у всіх випадках, коли мова йде про забезпечення найбільш раціональної технології інформаційного зв'язку між різними елементами системи управління. Разом з тим, як відзначає Слезінгер Г.Е., при наявності інформаційних зв'язків між людьми першорядного значення набуває соціально-психологічний аспект і, зокрема, необхідність забезпечення взаєморозуміння, тобто здатність сприймати інформацію і правильно реагувати на неї виходячи з інтересів усієї системи.

Службово-комунікаційні операції характерні тим, щ вони забезпечують передачу і прийом в більшості випадків усної не документованої (нефіксованої) інформації на відмінність від комунікаційних операцій, що призначені для передачі і прийому документованої (фіксованої) інформації.

Комунікаційні операції, що виникають у групі, зайнятої виконанням той чи іншої роботи з управління, можуть бути представлені у виді схеми (рис. 4.3).

Координаційні операції. Всі операції, що починаються для взаємного ув'язування роботи різних ланок апарата управління (по змісту і термінам) з метою забезпечення їхньої погодженої діяльності за рішенням поточних чи перспективних задач організації і її підрозділів, відносяться до числа координаційних операцій.

Серед цих операцій найбільша питома вага (по ступені поширення і по витратах робочого часу) займає проведення різного роду нарад і засідань. Сучасна техніка зв'язку дозволяє керівнику проводити оперативні наради зі значним числом підлеглих без відриву від свого робочого місця і тим самим заощаджувати час.

Передбачення

Стан зовнішнього середовища

Сприйняття

Кодування

Розподіл

Оцінка

Збереження

Можливі дії

Вибір

Цілеспрямована дія (планування)

Здійснення дій

Рис. 4.3. Схема службово-комунікаційних операцій, що виникають у групі працівників апарата управління [58, с. 25]

Необхідною умовою досягнення мети наради з мінімальними витратами часу є ретельна його підготовка. Тут мається на увазі заздалегідь визначити порядок денний наради, установити логічно обґрунтовану послідовність розгляду питань, визначити необхідне коло учасників обговорення кожного питання (не допускаючи як запрошення зайвих учасників, так і невиправданого їхнього обмеження на шкоду повноті обговорення), установити регламент для виступів (як правило, у межах 5 хв.). Важливо попередньо розмножити і розіслати матеріали учасникам наради, щоб у ході його вони не зачитувалися, а лише обговорювалися. Необхідно вести протокол наради і завершити його чітко сформульованим рішенням.

Контрольно-оцінні операції. Найважливішим елементом будь-якого процесу управління діяльністю окремих працівників і структурних підрозділів є контроль виконання наказів, рішень нарад, планів, завдань і доручень. У процесі контролю перевіряються своєчасність і якість виконання покладених на працівника (підрозділ) функцій, робіт, обов'язків.

Контроль виконання будь-якого рішення пов’язаний з співвідношенням фактичного положення діл з тим, що було передбачене і зафіксовано відповідним документом.

Контроль повинен здійснюватися перед усім самими працівниками. Це означає, що кожен виконавець того чи іншого завдання повинен щоденно в порядку самоконтролю оцінювати хід роботи, приймаючи заходи щодо забезпечення якісного і своєчасного виконання завдання.

Керівники структурних підрозділів і організації забезпечують постійний контроль ділянок роботи, що входять у сферу їхньої діяльності, здійснюючи відповідні контрольні операції чи залучаючи для цього своїх заступників чи спеціально призначених осіб. Обсяг контрольних операцій визначається виходячи з характеру контрольованих об'єктів, змісту, періодичності і методів контролю. У залежності від цих факторів контроль здійснюється за допомогою різних засобів, з яких найбільш розповсюдженими є різного роду картотеки, використовувані в діловодстві.

Контроль в усіх випадках базується на звітній інформації про стан справ. Він має носити попереджувальний характер, тому що тільки при цій умові можна завчасно виявити причини, що перешкоджають виконанню завдань в строки, що встановлені, і прийняти заходи по їх усуненню.

Важливою умовою дійсності контролю виконання рішень є наочність інформації про хід роботи. Отже на підставі результатів контролю оцінюється робота кожного підрозділу і виконавця.