6.3. Оцінка засобів організації як основа для реалізації її адміністративної діяльності

З метою виявлення функцій, необхідних для реалізації діяльності в цілому і її адміністративної діяльності в тому числі, необхідно оцінити засоби, які необхідні для цього як сьогодні, так і в майбутньому. Для цього здійснюється збір інформації про засоби організації та її основних підсистем (наприклад, адміністративної) та її аналіз з метою реалізації завдань, що стоять, та виявлення причин дисфункцій, що можуть при цьому виникнути.

Діагноз дослідження, на думку [46, с. 100], має охопити наступні сфери діяльності організації:

управління довгостроковими ресурсами;

матеріальне забезпечення та енергопостачання;

фінансово-економічна діяльність;

управління людським фактором (трудовими ресурсами).

В діагностичному пошуку слід виявити загальний масштаб, рівень і вплив окремих показників дисфункції на результати діяльності всієї організації як єдиного цілого. В той же час джерела дисфункції, соціально-економічна оцінка організації, передумови до виникнення і подолання можна установити тільки в результаті ретельного аналізу.

6.4. Всебічна оцінка системи адміністративного менеджменту та умов її життєдіяльності

Діагноз організації в цілому та окремих її підсистем, а також формулювання її стратегічних цілей здійснюється на підставі чотирьох головних змінних факторів: сильні сторони, слабкі сторони, можливості з боку зовнішнього оточення, загрози з боку зовнішнього оточення.

Таке діагностичне дослідження відоме в спеціальній літературі, як SWOT-аналіз (strength – сила, weakness – слабкість, opportunity – можливість, threat – загроза), або стратегічний баланс.

При здійсненні SWOT-аналізу слід виявити певні характеристики сильних і слабких сторін та зовнішні можливості і загрози. При цьому з метою здійснення всебічної оцінки організації та її підсистем слід при застосуванні SWOT-аналізу використовувати інші наукові методи, серед яких регресивний, варіаційний, дискримінантний, факторний та кластер ний аналіз. Застосування того чи іншого методу залежить від рівня шкалування залежних і незалежних змінних, а також змісту явища чи проблеми, що є об’єктом аналізу. Якість проведеного аналізу забезпечує достовірність побудованих прогнозів на його основі (табл. 6.3).

Таблиця 6.3

Основні етапи застосування SWOT-аналізу [68, с. 84]

Аналіз поточної ситуації (діагноз)	Аналіз майбутнього (прогноз)
1. Аналіз критичних внутрішніх та зовнішніх факторів	5. Прогнозування тенденцій розвитку для кожного (обраного) зовнішнього фактора
2. Оцінка зовнішніх факторів (експертиза)	6. Розробка вимог до рекомендацій, що посилюють переваги і усувають недоліки кожного з внутрішніх факторів
3. Оцінка внутрішніх факторів (експертиза)	7. Якими ми бажаємо та можемо бути
4. Хто ми є і які наші конкурентні переваги (недоліки)?	8. Формулювання стратегії для кожного напрямку господарської діяльності

Як зауважують в [46, с. 107], в рамах комплексного аналізу ведуча роль належить діагнозу адміністративної сфери, тому що від цієї ланки, якій належить особлива роль – управляти, інтегрувати, регулювати та спонукувати до подальших дій всі інші елементи організації, залежить подальша судьба організації.

Загальний комплексний аналіз є складним і довгостроковим заходом, який потребує доброї підготовки, застосування різних технік, знайомства з реаліями функціонування організації, доступу до засобів інформації, проведення спостережень та аналізу факторів, а також створення доброзичливої атмосфери та комуінікативності щодо для збору інформації від різних груп персоналу цієї організації.

В той же час необхідність проведення великих і довготермінових обстежень для комплексного аналізу існує не завжди. Крім того такі обстеження потребують великих витрат. Тому існує діагноз „швидкого приготування” ( англ. - rapid diagnostics), проведення якого потребує декількох днів, і який призначений для отримання зжатої характеристики конкретної проблеми, що впливає на життєдіяльність організації або однієї з її підсистем.

В процесі цих заходів, частіше, зібрана та чи інша кількість результатів довірчих бесід з працівниками, що підібрані для цього, а також накопичено та чи інша кількість даних з документації.

Узагальнюючи різні цілі збору інформації для опису та оцінювання існуючого положення, а значить, і діагнозу, в [46, с. 108] стверджується, що існує три форми реалізації таких цілей:

визначення (констатація),

перевірка (верифікація, контроль),

оцінювання.

Визначення (констатація) існуючого положення зводиться до збору певної інформації, що здатна надати повну картину реальної дійсності. Ці дії можна, певною мірою, порівняти з технікою фотографування або кіно. Така констатація, опис реальної дійсності, є вступним етапом для майбутніх стратегічних дій, реорганізації і пропозиції нового варіанту рішення. Тому всі ці заходи спрямовані на виявлення „стану здоров’я” організації або її підсистем, виявлення ступеню ризику в її теперішній життєдіяльності та встановлення позитивних сторін.

Перевірка (верифікація, контроль) виконується для отримання оцінки фактичних результатів функціонування організації, а також даних о структурі та механізмах її діяльності, в напрямку очікує мого та реального. Ці дії включають порівняння даних, „перевірка” теорії практикою, законодавство, процедури, норми.

Оцінювання організації та її підсистем здійснюється під кутом зору:

її здібності щодо реалізації своїх цілей,

досягнення намічених результатів та виявлення і оцінка ризику для неї;

розміру видатків та витрат на функціонування організації та її підсистем;

її впливу на клієнта, персонал та весь образ організації.

Ризики утрат та шансів слід завжди розглядати с урахуванням фактору часу.