Тема 2. Методологічні основи адміністративного менеджменту

2.1. Цілі і завдання адміністративного менеджменту

Кінцева мета адміністративного менеджменту складається в забезпеченні результативного функціонування державної установи на основі ефективної організації адміністративних процесів для задоволення цілей її функціонування.

Адміністративний менеджмент покликаний забезпечити ефективне і погоджене функціонування всіх зовнішніх і внутрішніх елементів адміністративного процесу. Такий стан адміністративної системи назвемо гармонізацією. Гармонізація в розвитку державної установи складає основну цільову задачу адміністративного менеджменту.

Задача гармонізації стосовно адміністративної системи має ендогенний і екзогенний аспекти. Ендогенна гармонізація означає узгодження усіх внутрішніх структурних елементів адміністративної системи державної установи, її субсистем. Для її забезпечення необхідне створення спеціальної системи внутріорганізаційного управління адміністративними процесами, у якій вирішуються наступні завдання: вироблення стратегічної концепції здійснення адміністративних процесів; визначення тематичних/ функціональних напрямків діяльності і формування адміністративних процесів/ проектів і програм; побудова організаційної структури і структури управління адміністративними процесами; планування процесів (адмін-процесів, маркетингових, інноваційних і т.п.) у державній установі; підбор і розміщення кадрів, ефективне використання потенціалу державної установи); календарний розподіл робіт і контроль за їхнім виконанням; створення творчої атмосфери і високої мотивації праці в умовах здійснення адмін-процесів.

Екзогенна гармонізація припускає узгодження державної установи із суперсистемами зовнішнього середовища і реалізується через спеціальні процедури цільової орієнтації адміністративної діяльності й урахування обмежень цього середовища. В адміністративному менеджменті екзогенна гармонізація передбачає рішення наступних завдань: формування довго- і короткострокових цілей адміністративної діяльності; організація і проведення маркетингових досліджень; оцінка і використання прогресивного досвіду і передових досягнень установ, що здійснюють аналогічні управлінські послуги (бенчмаркінг); організація кооперації в адміністративно-управлінських програмах; урахування суспільного попиту на адміністративно-управлінські послуги й об'єктивні тенденції НТП.

По своєму змісту і в часі гармонізація в адміністративному менеджменті державної установи може мати стратегічну й оперативну форми. Стратегічна форма гармонізації покликана сприяти досягненню стратегічних цілей державної установи і забезпечується стратегічним менеджментом, спрямованим на формування стратегічних цілей адміністративної системи. Оперативна гармонізація виступає засобом реалізації обраної стратегії здійснення адміністративної діяльності і забезпечується системами оперативного менеджменту в державній установі.

2.2. Система функцій адміністративного менеджменту

Зміст адміністративного менеджменту визначається складом функцій і процесів управління, здійснюваних у ході підготовки і проведення адміністративного заходу.

У процесному підході, що зародився в період 20-х років, і який отримав повноцінний розвиток у 50-і роки ХХ століття, процес управління представлений як виконання сукупності взаємозалежних дій – управлінських функцій. Різні автори, що досліджують цю проблему, наводять різні переліки основних функцій, серед яких згадують наступні: планування, організація, розпорядництво (або командування), мотивація, керівництво, координація, контроль, комунікація, дослідження, оцінка, прийняття рішень, підбор персоналу, представництво і ведення переговорів (або здійснення угод). Майже в кожній публікації по управлінню існує оригінальний список управлінських функцій, що хоч чимось відрізняється від інших подібних списків.

У книзі [45] проведене узагальнення існуючих видів управлінської діяльності в невелике число категорій, що у даний час прийнято вважати застосовними до всіх організацій, у тому числі і державних установ.

Це чотири первинні функції управління: планування, організація, мотивація і контроль, які зв'язані в єдиний процес, щоб сформулювати і досягти цілей організації (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Управління як процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформулювати і досягти цілей організації

Даний підхід можна назвати цільовим при формуванні системи функцій менеджменту, у тому числі адміністративного.

Для адміністративного менеджменту правомірно сформувати систему функцій, що складається з трьох підсистем: предметні функції, процесуальні функції і соціально-психологічні функції (рис. 2.2).

Предметні, соціально-психологічні і процесуальні аспекти управління, взаємно доповнюючи один одного, створюють цілісну систему основних функцій адміністративного менеджменту, що дозволяє диференціювати методи і прийоми управлінського впливу на адміністративні процеси.

Планування

Організація

Контроль

Координація