7.5. Інформаційно-комунікаційні технології

Адміністративні менеджери мають можливість виконувати свої функції тільки тоді, коли володіють точною і своєчасної інформацією, яка забезпечується відповідними інформаційно-комунікаційними технологіями.

Починаючи з кінця ХХ століття технічний прогрес підвищив роль новітніх інформаційних і комунікаційних технологій, розвиток яких, на думку Д. Бодді, Р. Пейтона [14, с. 734], скерований на:

появу все більш потужних і недорогих персональних комп’ютерів (ПК);

можливість їх об’єднання в мережі (локальні і глобальні);

можливість підключення до інформаційних систем інших організацій і створення спільних мереж (що називаються також системами електронного обміну даними);

використання мережі Інтернет для електронної торгівлі;

використання інформаційних технологій як засобу забезпечення комунікацій (відео конференції, електронна пошта, настільні систем багатобічного зв’язку);

створення інтегрованих баз даних, що використовуються на різних рівнях управління;

можливість технологічної підтримки стрижневих процесів виробництва (самонавчальні системи або системи автоматизації виробничих процесів), що, можливо, приведе до фундаментального перегляду принципу організації трудових процесів.

Інформаційні технології і відповідно системи, що їх використовують, які знайшли розповсюдження в наш час в системах адміністративно-державного менеджменту, можна розділити на два класи: традиційні інформаційні технології/ системи та комп’ютеризовані інформаційні технології/ системи.

До традиційних систем відносяться простіші інформаційні системи (ІС). Кожну людину можна віднести до елементарної ІС. Тобто кожен з нас використовує органи почуттів для отримання сигналів із зовнішнього середовища, які перетворюються в нашій свідомості, що веде до прийняття рішення про спосіб реакції на імпульс. Для адміністративного менеджера це значить можливість здійснювати спостереження за процесами, що відбуваються всередині організації і в зовнішньому середовищі, та використовувати цю інформацію для виконання своїх обов’язків. Наприклад, як засіб збору інформації про роботу підлеглих керівники використовують „спостереження за працею підлеглих” – пряме спілкування менеджера і співробітника.

До традиційних систем відноситься і навчання, коли дані – це всі доступні для вивчення матеріали, однак студентам необхідно засвоїти тільки значиму для них інформацію, щоб використовувати її на семінарах і екзаменах. В подальшому ця інформація буде застосовуватися ними в професійній діяльності.

До традиційних систем відносяться інформаційні системи на паперових носіях. Вони все ще користуються великою популярністю в державних установах в зв’язку з тим, що досить легко сприймаються і дозволяють здійснювати обмін даними між відділами. Паперові ІС дозволяють зберігати інформацію, забезпечувати доступний доступ до неї. Ще одна перевага паперових ІС, на думку [14, с. 739], можливість відстеження руху важливої інформації. В якості основного засобу зберігання та передачі даних звикло використовуються аркуші паперу формату А4. Приклади паперових ІС – інструкції, регламенти, службові нотатки, протоколи тощо.

В більшості сучасних ІС використовуються електронні засоби збору даних і надання інформації. Для отримання первинних даних часто використовуються електронні пристрої (сканери). Після отримання первинних даних електронні системи оброблюють, розподіляють та зберігають інформацію в вигляді, що зручний для використання. Якщо це необхідно, інформація може виводитися на паперові носії.

В [14, с. 740], посилаючись на М. Маркус, виділяють п’ять функцій ІС: операційну, моніторингу, забезпечення прийняття рішень, експертні та комунікаційну. Відповідно до цих функцій створюються однойменні системи (табл. 7.7).

Отже, використання сучасних комп’ютерних і комунікаційних технологій віддзеркалюється на положенні зацікавлених груп організації. Нові можливості доступу до інформації надають можливість розширити круг учасників, що беруть участь в прийнятті рішень. Ефективність новітніх технологій підвищується в тих випадках, коли в реалізації інформаційних проектів активну участь беруть керівники. Фахівці підкреслюють, що з розширенням застосування комп’ютерів і нових комунікаційних технологій процес передачі даних і інформації значно спростився, але при цьому виникає проблема в можливості одержувача повідомлення усвідомити намір відправника.

Таблиця 7.7

Функції комп’ютеризованих інформаційних систем*

Функція/система	Характеристика
Операційна система	Програмне забезпечення, що ефективно здійснює в встановленому порядку операції, що передбачені, забезпечуючи отримання бажаного результату. Базується на електронному обміну даними – сукупності стандартів, апаратних і програмних засобів, які дозволяють організації обмінюватися документами в електронному вигляді.
Система моніторингу	Комп’ютерна система, що призначена для обробки даних і надання споживачеві інформації про виробничий процес.
Система забезпечення рішень	Комп’ютеризована система, що використовується менеджерами при підготовці управлінських рішень.
Система знань	Система, функціонування якої засновано на використанні логіки прийняття рішень експертом (людиною).
Комунікаційні системи	Системи, що надають можливість переборювати географічні і часові бар'єри, облегшують процеси передачі інформації всередині і за межами організації. Це електронна пошта, всемірна павутина Інтернет, системи конференцій, системи обробки документів тощо.

*Упорядковано на підставі [14, с. 740 -743]